談商務英語應用文的寫作特點

[摘要] 正確地掌握商務英語應用文寫作的基本知識和寫作特點，并能熟練地加以運用，是外貿工作人員必須具備的專業技能。文章概括地介紹了商務英語應用文的幾個重要特點，并指出了它們之間的內在關系。

[關鍵詞] 體諒 具體 簡潔 完整

隨著經濟全球化的到來，尤其是在我國成為WTO成員國之后，我國與世界各國和地區之間的業務往來越來越頻繁。由此，國際商務溝通的作用也越來越重要。撰寫商務英語各式應用文是國際商務往來中最常用的聯系方式，是開展對外經濟貿易業務和有關商務活動的重要工具。商務英語應用文寫作不同于日常英語應用文寫作，由于關系到貿易雙方的關系建立及利益獲取，所以相關人員應當熟悉商務英語應用文的寫作特點，準確把握在寫作過程中的幾個基本原則。

一、用語禮貌

盡量避免使用令人不愉快，不禮貌的措辭用語，要讓讀者有一種被尊重、愉悅的心情。在書寫之前就把握好你的語氣，要讓對方感覺到具有說服力又不失誠懇，要立場堅定而又不失親切。恰當的語氣會讓對方感到溫暖，產生興趣。

及時回復也是一種禮貌，讓客戶等待回復是不禮貌的。如果你不能立即回復一封探詢信息的來信，那就寫信給對方解釋原因并應做到盡早地給予答復。

二、對方立場

要把握書寫時的“體諒”原則，首先要求寫信人持有“You-attitude”，而不是“We-attitude”，也就是要多站在對方的立場上措辭，給予對方充分的體諒和照顧，始終考慮到對方的愿望，要求，以及讀信時的感受。要讓讀者對你的來函留有良好的印象。你需要為了最好地傳達信息、請求、希望等而精心設計好書信的內容。最好能夠做到既拒絕了對方優惠的要求又不破壞雙方的友好關系，既否定了對方打折的要求又不危及日后的往來。

即使你收到了一封不友好，粗魯的來函，也不要以同樣不友好甚至有點尖刻的語氣回復對方。盡量多的使用積極，肯定的語氣，盡量少的使用否定語氣。

下面舉幾個例子體會一下態度和語氣。

a.We allow 3 percent discount for cash payment. (We-attitude)

You earn 3 percent discount when you pay cash.(You-attitude)

b.We feel sure that you will be satisfied. (Positive)

We do not believe you will have cause for dissatisfaction. (Negative)

三、表述清楚

寫信人必須要做到清楚地表達自己的意圖，任何文字不嚴密，含糊不清的詞句均應避免使用，不能讓讀信的一方產生誤解。當你確定了想要傳達的內容之后，就應該用最樸實，簡單的語句表達出來，而盡量避免使用具有不同含義，意思不確定的詞語。如：

As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco， we have bimonthly direct services.(這里的bimonthly 有兩個基本詞義：一月兩次，兩月一次。這樣表達會讓對方迷惑不解。)可改寫為：

We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.

同時也要注意句子的結構安排，使用必要的連詞或短語使句子連貫起來，要選擇簡單的，直接的句式。商務書信講究簡潔，一目了然，因此寫信人還應該注意恰當地劃分段落，通常情況下，一個段落圍繞一個主題。清楚明了的信函顯得更富有誠意。

四、敘述完整

商務書信中應包括一切必要的信息。盡量不要在商務書信中使用附言，否則會讓對方感覺你做事不夠認真，態度不夠真誠。一封不完整的商務書信有時會讓對方很懊惱，從中得不到期待得到的信息。這樣當然會抑制貿易往來的順利進行，使雙方的工作都受到了延誤。

要想做到書信完整，最好的辦法就是站在讀信人的立場，不斷地詢問自己是否回答了對方的所有疑問。在發信之前再仔細檢查一遍是完全必要的。

五、力求簡潔

要求商務書信完整清楚的同時，也要做到簡潔。使用最簡潔的語句表達最完整的意思。能使用單詞的不使用短語，能使用短語的不使用句子，能用短句的不用長句。避免不必要的重復和過度的細節描述。但是簡潔的原則是以不影響清楚為前提，清楚始終是商務書信的首要要求。如：

用enclosed 代替 enclosed herewith

用because 代替 due to the fact that

用a draft for $ 1，000 代替 a draft in the amount of $ 1，000

用Please write us .代替Please don’t hesitate to call upon us.

六、指向具體

要讓信函中所涉及的對象具體化，明確化。任何含糊不清或易于引起誤解以致混亂的表達方式都應避免。商務書信中必須使用意義明確的表達方法。當你要確認一封來信時一定要提出它的日期、事由及編號等。

七、書寫正確

這里的正確除了指語法、標點及拼寫正確外，還要求使用規范的語言，恰當的敘述，精確的數值。在給商務書信簽名時，應檢查其內容的正確性，按照慣例檢測所寫內容是否合適，要正確理解并使用對外貿易中所使用的專業術語。

最后指出的是這幾個特點之間是相輔相成的，在實際使用中要做到統籌兼顧。

參考文獻：

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