ＭＩＳ成功實施的策略研究

[摘要] 文章通過分析MIS實施中的成敗，闡述了正確理解MIS是實施成功的前提，提出了非技術層面評判MIS成功的標準，給出了保障MIS成功實施的策略。

[關鍵詞] 管理信息系統 成功標準 實施策略

在信息化大潮的推動下，管理信息系統（Management Information System，MIS）近幾年可謂風光無限。不論是企業還是事業單位，都在爭相實施本單位或本行業的MIS的建設，一時間，MIS成了各單位最熱門的話題。然而，如果我們細心的查看，會發現其中一些單位的MIS并沒有給他們帶來多少管理上的變化，相反可能還給他們增加了不少的“麻煩”。于是，一些人采取了消極對抗的方法來排斥MIS，使得已經建設好的MIS成了高級擺設。究其原因，不同的單位可能會羅列出不少具體的原因，但筆者認為，最根本的原因是他們對MIS認識的片面性，導致MIS的實施策略選擇不當，最終出現了各種問題而使MIS實施失敗。

筆者結合近幾年在MIS開發和實施中的經驗，在對MIS深層認識的基礎上，提出了一些可借鑒的成功建設和實施MIS的策略，供研究MIS實施策略的人員參考。

一、正確理解MIS

不同的人站在不同的角度，會對MIS有不同的理解，這并不稀奇。但它們應該有一點是共同的，也就是承認“MIS是一個社會技術系統”。如果做不到這點統一，說明他們對MIS的理解出現了偏差，這種偏差會給MIS的實施帶來沉重的打擊。

MIS的概念最早并沒有與計算機系統聯系起來，瓦爾特·肯尼萬是從管理的角度對其進行的解釋，這應該是MIS最本質的內涵。直到1985年，高登·戴維斯才在MIS的定義中加入了“計算機硬件和軟件”的概念，使得MIS與計算機系統之間有了聯系。這種聯系強調的是計算機系統是輔助完成管理任務的工具，而非MIS的本質。因此，MIS的目標仍然是完成“組織的運行、管理和決策”。

我們今天之所以會把MIS看成是一個純技術的系統，更多的原因是對計算機技術的依賴所致。在我國，最早進行MIS開發的是計算機技術人員，他們在MIS的建設和實施時自然會從技術的角度來考慮問題。久而久之，使MIS的開發和實施偏離了應有的方向，完全變成了一個計算機軟件項目的開發。對任何單位而言，要成功地實施MIS，就必須對MIS有一個正確的理解，否則即便實施了MIS，也很難保障其實施的MIS能夠成功。MIS實施的核心是流程重組，也是評判我們是否正確理解MIS的標準。那么，應該怎樣來正確理解MIS呢？翻開MIS的教科書，我們就可以看到這樣的解釋：管理信息系統不僅是一個人機系統，而且是一個社會技術系統。很顯然，MIS作為一個技術系統并無爭議，而作為一個社會技術系統，各人的理解就不盡相同了。成功實施了MIS的單位可能最大的感受是“整個組織行為的變革”，而MIS在其中成為了組織變革的工具。從這個角度來看，如果MIS只是一個技術系統，將很難完成這一壯舉。

正確理解MIS，不僅是單位內領導者的事，還必須成為單位內部從上到下所有人員的事，才能保障大家協調一致地行動，才能成為MIS實施成功的保障。

二、MIS實施成功的評判標準

經過二十年的發展，MIS的開發和實施已經形成了幾套完整的方案，例如結構化開發方法、原型法開發方法、面向對象的開發方法，這些方法都已經從軟件工程的角度進行了完善，作為一種技術方案，這些方法都是高效且實用的。于是，人們視乎認為按照這些方案進行MIS的開發，MIS一定開發實施成功。然而，實際情況并非如此。如果我們用系統中的人員對系統的依賴程度來評判MIS是否成功的話，我們會發現有近80%的MIS是失敗的。

例如某大學建設的“教務管理系統”，應該是嚴格按照軟件工程制定的方法來建設的，軟件運行也沒有問題。但有一個關鍵的問題是無論是老師還是學生，均不沒有對這個系統形成依賴，甚至有時感覺這個系統是一種多余，沒有可能會更好。因此，這樣的MIS能算成功的MIS嗎？為什么老師和學生都不喜歡用該教務系統呢？調查發現，該系統除了學期結束時老師進行成績錄入和學生選修下學期的課程操作正常，系統提供的許多功能只有菜單而沒有實質內容，根本無法通過該系統完成相關操作。比如教師申請調課、選教材，學生查看教學大綱、請假、提交作業等，這些功能均不能實現，教師與學生之間無法通過該系統溝通（更不要說協同），他們又怎么會對系統形成依賴呢。

MIS實施的成功涉及到兩個層面的問題，一是技術的層面，一是非技術的層面。這兩個層面相輔相成，不論那一個層面出了問題，都將影響MIS最后的成功。技術層面的成功相對而言比較好制定標準，畢竟經過幾十年的發展，軟件技術已經形成了相對完善的理論和方法，而且這些理論和方法都經過了實踐的檢驗，所以按照這些理論從技術上去評判MIS是否成功應該不成問題。困難的是非技術層面的成功評判，由于不同的MIS有不同的應用環境，因此目前沒有統一的標準來評判。由于筆者長期從事MIS的開發和實施，通過對已有經驗的總結，從非技術的層面提出幾兩條評判MIS成功的標準，力圖起到拋磚引玉的作用。

1.業務對MIS的依賴程度：系統中的業務有多少是離開了MIS就不能做的？如果這個數據達到了80%的話，這樣的MIS是成功的。這里我們不能要求MIS能實現100%的業務，因為業務的需求變化往往比MIS的升級快，所以過高的要求是不現實的。但也不能要求過低，過低的話說明MIS在業務處理中可有可無。

2.人員對MIS的依賴程度：系統中的注冊用戶是否天天在使用系統，特別是組織中的高級領導，如果他們都不用，其他的人不用也就無可厚非了。如果系統的注冊用戶到了離開系統就無法工作的地步，MIS就算成功了。

筆者考察過某上市企業，該企業在全國有多個分公司，他們的文件、報告等都在該企業內網和租用的VPN網絡中完成，一個需要經過多位身在不同地區的高級領導會簽的報告，通常在半個工作日就能完成。這樣的MIS應該是成功的。

三、MIS實施成功的策略研究

MIS的開發要成功實施，首先必須有技術的保障，畢竟MIS是一個人機結合的系統，沒有技術的保障是不可能來探討MIS的成功問題的。其次是管理環境的保障，MIS還是一個社會技術系統，它在開發和實施過程中的每一個環節，都必須有人和社會的參與，同時它還將給實施的組織帶來管理環境的變革，所以沒有管理環境的保障，MIS同樣不會成功。

對于MIS而言，系統的大規模建設是一次性的，而系統的運行、維護、升級、變革則是長期性的。作為一個成功的MIS，首先要做好一次性的工作，這是今后長期工作的基礎。然后更應該重視長期性的工作，MIS實施后帶來的企業流程重組將是一個長期的過程，如果忽視了它的長期性而想一蹴而就，最終也將導致MIS實施的失敗。因此，MIS的實施要取得成功，必須有良好的實施策略來保障，否則一切都是空談。那么什么是良好的實施策略呢，筆者認為良好的實施策略應該包含以下幾個方面的內容：

1.長遠的規劃

MIS的實施將給組織帶來管理上的變革，不管這種變革的大小、強弱，都將是一個長期的過程，我們千萬不要指望在短期內將原有組織來一個改頭換面，這樣做將會帶來不可預測的后果。不僅作為MIS實施的部門應該認識到這點，組織的最高領導也應該認識到這點，因為這是打開MIS成功大門的第一把鑰匙，一旦我們把它丟掉，MIS成功的大門將對我們始終關閉。

長遠規劃的期限長短應該根據MIS改變的規模決定。有的組織可能是一年，有的是兩三年，不同的組織由于結構的不同、變革程度的不同，可能會有不同的時間期限，千萬不要生搬硬套或依葫蘆畫瓢，更不能搞一刀切。規劃的合理性將成為MIS成功的關鍵。

2.完善的制度

在不同的組織內部，實施MIS所帶來的變革對組織的影響是不同的，有的可能很激烈，有的則要溫和得多。不管是激烈還是溫和，變革中制度的保障是必須的。組織的領導者不能夠抱有發幾個紅頭文件就能解決問題的思想，這樣不僅不利于MIS的實施，相反還會給MIS的實施帶來危害。

MIS實施中的要求，一定要制定成“操作規范”、“使用規范”等規章制度，用這些規章制度來規范MIS實施過程，從而保障MIS的有效實施。實施制度中還必須包含獎懲制度，對于達不到最低要求的員工必須給以處罰，但更多的是從正面給以鼓勵，使員工能積極地參與到MIS的實施過程中來，這樣才能保障MIS實施的成功。

3.合格的MIS管理團隊

合格的MIS管理團隊也是MIS實施成功的重要一環。MIS團隊的任務不僅是建設，更重要的是服務。MIS在實施過程中需要為業務部門提供很多服務，如果沒有合格的MIS管理團隊的支撐，業務部門的問題得不到及時解決，就會降低他們使用MIS的信心，為他們棄用MIS創造借口，就會是MIS前功盡棄。

合格的MIS管理團隊不僅是技術上合格，還應該是管理上合格。組織的領導者必須賦予該團隊一定的權限，使他們能審查各個環節執行MIS的情況，保證他們有對部門或個人的處罰建議權，這樣才能有效地保障MIS的實施。

4.充足的資金

MIS的實施不是建一個計算機網絡、買一個MIS軟件這樣簡單的事。MIS實施可能會涉及到組織中流程、人員、設備等改變，這些變革就意味著需要資金的支持，沒有資金的支持有些變革將無法開展，從而影響MIS的實施。

人員培訓也是MIS實施中占用資金的一個方面，而且這個方面的資金會難以估計。由于組織的規模不同、要求不同，所以人員培訓的費用會差異很大，在實施方案中如果忽視了這個方面的問題，將給MIS的實施帶來不可估量的障礙。

四、結束語

綜上所述，MIS成功的實施離不開技術的支撐、管理的支撐，更離不開切實可行的實施策略。有時我們發現各方面都很優秀的組織，就是不能成功實施MIS，使得該組織的CIO困惑不解，其實原因可能是CIO們過多地關注了技術問題，而忽視了管理問題所致。導致MIS失敗的原因很多，筆者認為其中大多數是沒有一個良好的實施策略所致。

參考文獻

[1]黃梯云:管理信息系統[M].北京：高等教育出版社.2005年3月第3版

[2]張屹:九問CIO—關于OA的九個問題[N].計算機世界.2007年9月24日B16版.