對物資采購過程審計的思考

[摘要] 本文從學院物資采購中出現(xiàn)的主要風險入手，敘述了我院物資采購過程審計的具體做法。

[關鍵詞] 物資采購 審計

我院審計部門以“增效益，找漏洞，防風險”為中心，在學院內(nèi)部建立起以預防為主的約束與監(jiān)督機制，是一個全過程的審計，貫穿于學院的全部管理內(nèi)容。再好的制度，沒有好的執(zhí)行以及監(jiān)督也不能防止錯誤，而錯誤都是在過程中發(fā)生的，從某種意義上說，“防范”勝于“糾正”，過程審計做到了對項目的全過程監(jiān)控，做到防患于未然。

一、學院物資采購的主要風險類型

1.采購計劃風險。物資管理部門及人員計劃管理技術(shù)不適當或不科學，導致采購中的計劃風險，即采購數(shù)量、采購目標、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質(zhì)量計劃等與目標發(fā)生較大偏離。

2.采購價格風險。(1)由于供應商操縱投標環(huán)境，在投標前相互串通，有意抬高價格，使學院采購蒙受損失的價格風險。(2)在價格合理情況下批量采購，但不久，該種物資可能出現(xiàn)跌價而引起采購風險。

3.采購合同風險。合同風險主要包括:(1)以虛假的合同主體身份與學院訂立合同。(2)接受學院給付的貨款、預付款，擔保財產(chǎn)后逃之夭夭。(3)簽訂空頭合同，而供貨方本身是“空殼公司”，將騙來的合同轉(zhuǎn)手倒賣從中謀利，而所需的物資則無法保證供應。(4)由于合同訂立者未嚴格按法律規(guī)定辦事，如情況不明，盲目簽約；違約責任約束簡化，口頭協(xié)議等等。(5)合同行為不正當。如賣方以某些好處為誘餌兜售假冒偽劣產(chǎn)品，導致合同風險。(6)企業(yè)采購人員在簽訂、履行合同過程中，由于合同條款考慮不當給企業(yè)造成的經(jīng)濟損失導致合同風險。

4.采購驗收風險。由于人為因素造成學院所采購物資在入庫前未按合同及制度要求，所購物資數(shù)量、品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、單據(jù)等多方面的審核和驗收而引發(fā)的風險。如在質(zhì)量上魚目混珠，以次充好；在品種規(guī)格上貨不對路，不符合合同規(guī)定要求；在價格上發(fā)生變形等。

5.采購質(zhì)量風險。由于供應商提供的物資質(zhì)量不符合要求，而導致。

6.采購存量風險。(1)物資采購過多，造成積壓，使學院資金沉淀于庫存中，失去了資金的機會利潤，形成存儲損耗風險。(2)學院“零庫存”策略可能因供應商出現(xiàn)干擾因素，因供應商供貨不及時而造成缺貨的風險。

7.采購道德風險。學院物資采購部門或個人和供應商之間可能存在舞弊行為。采購人員為了達到個人的一些私利，可能會與某一供應商合謀，利用自己手中的權(quán)力，使該供應商在競標過程中處于優(yōu)勢地位，破壞采購所奉行的“公開、公正、公平”準則，給采購帶來極大的道德風險。

二、學院物資采購過程審計對策

審計部門對采購實施全過程的監(jiān)督。全過程的審計是指從預算、審批詢價、招標議價、簽約、驗收、付款和領用等所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督。審計重點是對預算制定、簽訂合同、質(zhì)量驗收和結(jié)賬付款四個關鍵控制點的審計監(jiān)督，以防止舞弊行為?？茖W規(guī)范的采購機制，不僅可以降低物資采購價格，提高物資采購質(zhì)量，還可以保護采購人員和避免外部矛盾。

1.確定控制目的，按需采購。即審查所有的采購，是否由需求部門提出的，這個需求部門與采購部門是否職能上分離的。

2.對供貨單位的資質(zhì)審查。審查采購經(jīng)辦部門和人員是否對供貨單位進行資格調(diào)查，包括供貨方的資質(zhì)、生產(chǎn)狀況、質(zhì)量保證、供貨能力、企業(yè)經(jīng)營和財務狀況等；是否在全面了解的基礎上，作出選擇合格供應單位的正確決策，以便在采購活動的初期把由供應商方面的不確定所帶來的采購風險控制在最小。

3.價格的確定。審查是否根據(jù)采購物資的數(shù)量金額的多少，采用比價、議價或招標的方式來確定；是否按照規(guī)范的程序進行，是否存在違反規(guī)定的行為發(fā)生。

4.合同或協(xié)議確認。審計部門對合同中規(guī)定的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨時間、賬號、地址、運輸、、付款條件、結(jié)算方式等各項內(nèi)容，按照合法性、可行性、合理性和規(guī)范性等四個標準，逐一進行審核。

5.驗收入庫。審計要求用戶、采購人員、審計人員三方共同參與物資驗收，嚴格按照合同驗收。

6.賬務核對。審查驗收單是否與合同、發(fā)票、送貨單核對無誤；驗收單是否由驗收人和領用人雙方簽字認可，貨物的驗收人員應該是是獨立于采購人員；審查實物與驗收單是否核對無誤；以及報銷金額與合同金額的核對，合同的出賣人公章與發(fā)票的開具人公章是否為同一家供貨單位。

三、學院物資采購過程審計內(nèi)審人員的素質(zhì)要求

學院物資采購過程審計還處于初級階段，內(nèi)部審計人員也有一個適應過程。要切實做好風險管理審計工作，根據(jù)過程審計的特點，涉及的知識面比較多，除政治素質(zhì)外，業(yè)務上需要學習財務知識以外的更多的東西，比如要看得懂原始資料，要有一定的經(jīng)營銷售知識、法律知識，要對所采購物資的性能、質(zhì)量標準等有一定的了解等。否則，難以勝任。

嚴格的程序和全方位的審計執(zhí)行起來有時難免被認為影響了效率，只要全院師生支持審計部門的工作，堅持程序大于一切權(quán)力的理念，就能保證學院的管理制度真正落實。

參考文獻：

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