淺談研究生學籍檔案的科學化管理

摘要：結合長期從事高校研究生學籍管理工作的體會，就研究生學籍檔案管理工作中的一些問題進行探討，提出在研究生學籍檔案的管理過程中應從加強和改進新生入學報到流程、信息資料的網上錄入管理、課堂教學的督導管理、學籍異動書面資料、畢業答辯材料的歸檔管理以及研究生證的信息化管理等方面著手，加強研究生學籍檔案的科學化管理。

關鍵詞：研究生；學籍檔案；科學管理

一、 學籍與檔案的概念

學籍是指經過一定的手續或入學考試及格，正式錄取，并按照規定辦理注冊手續后所取得的學生資格。檔案是指國家機關、社會團體、企事業單位和個人，在從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中直接形成的具有保存價值的歷史記錄材料。結合以上概念，我們可以這樣理解，高等學校中的研究生學籍檔案管理是高等學校研究生教學與培養管理部門工作內容中的一項重要組成部分，是學校對研究生從入學到畢業整個培養與管理過程的具有保存價值的資料的收集與整理，是研究生培養過程的重要體現，也是高等學校教育教學管理工作的一項重要內容。

二、 研究生學籍檔案管理的內涵及意義

研究生的學制為彈性學制，碩士研究生學制一般規定為2.5年，博士研究生學制一般規定為3.5年。學籍管理內容除包括有入學與注冊、轉學與轉專業、更換導師、休停學與復學、退學等，還涉及到研究生在校期間的學習成績的記錄。其中的入學與注冊是指新生與老生的入學、報到與注冊，新生入學時個人信息資料的計算機錄入，制作與發放新生研究生證；轉學與轉專業的內容不僅包括有校外學生申請轉入與校內學生申請轉出的轉學申請，還包括了同一學院或不同學院的學生對所報考的學院與專業調換的申請；更換導師指導師因年齡、身體或其他特殊原因無法繼續履行導師職責的調整；休學是學生因病無法繼續在校參加學習或研究而辦理的手續；停學是指研究生因出國或女研究生因生育等情況而發生的手續；復學是研究生在休、停學或新生推遲入學期滿向學校提出的繼續學習的申請；退學是指個別研究生因學習成績或其他特殊情況所造成的放棄學籍的現象。

學籍異動書面材料詳細地反映出研究生學籍異動的全過程，是最直接、最有力學籍檔案的證明材料，其內容涉及到研究生在校學習期間學籍異動的方方面面，準確、科學地記錄和保存研究生學籍異動過程的動態材料，充實和完善研究生的個人檔案資料內容是研究生教育管理部門工作的重要組成部分，也是研究生學籍管理工作者的一項重要的工作職責。

三、 研究生學籍檔案傳統管理方法中存在的問題

1. 學籍異動的申請和歸檔管理不到位

研究生的學籍異動內容包括了新生推遲入學與復學、入學后的轉學與轉專業、更換導師、休學與復學、停學與復學、退學等。目前在轉專業與更換導師的學籍申請中，有部分學生因自己對導師所從事的研究課題內容不感興趣而提出更換導師，或因對自己所報考的專業不感興趣，進校后提出轉換專業，在處理這些學籍的申請上，導師與學院的態度不夠慎重，只要學生提出申請，雙方導師同意交接，即放行，初審關把握不嚴，容易使學生從心理上造成對學籍異動申請的認識上的誤區。而學籍異動的管理，傳統的做法只是停留在學籍異動內容的書面記錄和材料的分散保管上，這樣一來，很容易因管理的疏漏，造成其學籍異動書面材料的丟失，為以后的資料查詢帶來諸多不便。

2. 考試成績的管理方式有待改進

研究生考試成績的管理工作包括考試成績的計算機錄入、個人網上查詢和畢業答辯成績審核以及個人成績歸檔等工作。以往一般采取的是考試成績由學籍管理部門專人錄入的管理方式，每次都需要任課教師將考試成績遞交到學籍管理部門，成績才能輸入上網，隨著研究生在校生人數的逐年增加，這種信息化管理方式已無法滿足教學工作的要求，給教師及時傳遞和學生知曉考試成績造成不便。研究生在畢業離校時，其個人檔案中會歸檔一份學習成績單，此成績單所體現出來的往往只是合格的考試成績，而其學習期間可能因特殊原因產生的補考、重考、緩考等情況卻無從查證。

3. 教學實踐環節的管理不夠完善

研究生教育是高層次的人才培養模式，每一位研究生不僅要掌握過硬的專業基礎理論知識，還應從多方面加強動手動腦的實踐能力的鍛煉。教學實踐環節作為研究生教學培養計劃內容的重要的組成部分之一，主要是通過協助導師指導本科生論文設計、幫助導師批閱本科生作業、完成某些教輔工作來實現，由導師負責安排管理，但有部分導師因行政事務較為繁忙，或科研壓力大，或本科教學工作量不飽滿，或疏于精力有限、時間不足，造成對此項工作不夠重視，認為可有可無，或者應付了事，因而在此過程中產生的文字記錄在研究生的個人檔案中較難查證。更重要的是，它可能會造成研究生失去一部分動手動腦的鍛煉機會，也使本科生失去了與研究生共同學習、交流、提高的機會。

四、 加強和改進研究生學籍檔案管理工作的思考

研究生學籍檔案是研究生在學校期間學習情況的綜合反映，是人事檔案內容的一個重要組成部分，也是伴隨其一生的人事檔案資料，我們應該從人事干部檔案管理的高度來認識和看待研究生的學籍檔案管理工作。如何加強和改進研究生的學籍檔案管理，規范與完善研究生學籍檔案管理制度，應受到每一位學籍管理工作人員的重視。結合我校研究生學籍管理工作的一些體會，提出應從新生入學報到、網上信息的錄入、課堂教學管理、檔案資料的歸檔以及學生證的管理幾方面加以思考：

1. 改進新生入學報到流程管理

新生入學報到是研究生新生進入新學校學習的第一步，我們應在加強新生辦理入校手續管理的同時，考慮如何給他們在辦理手續的過程中提供方便。由于入校手續的辦理，涉及到學校的相關部門較多，新生剛入校，對新學校的環境不了解，可將新生的入學報到納入學院的日常管理工作，選派專人負責，形成以學院負責為主，其他部門統籌協調為輔的新生報到工作流程管理模式。

2. 加強網上信息的錄入管理

在籍研究生是高校研究生教學部門的管理與服務對象，其學習的重心主要是以科學研究為主，只有當其及時了解到自己的專業基礎課程學習情況后，才能安心地進入下一階段的科學研究。為方便教師及時了解學生的選課情況，學生及時知曉自己的考試成績，必須加強新生個人信息、個人培養計劃的網上錄入管理及學生考試成績教師網上錄入的信息化管理工作。此項工作可從兩方面加以重視，其一，保證網絡渠道的暢通。學校網絡管理部門應加強校網維護，為師生查詢信息提供方便；其二，加強個人信息錄入的管理。每一屆新生入學后，通過招生錄取環節可獲取大部分真實、完整的新生個人資料信息，這樣一來，有效地縮短了新生網上錄入個人信息的時間，再安排一周時間完成網上個人信息的補充及培養計劃的錄入，所有的課程學習一般可集中安排在一個學期完成，課程結束后要求任課教師必須在一周內完成網上成績的公布（除部分有實驗和論文作業的課程可延期兩周外），否則可按任課教師職責條例的相關規定，追究任課教師的教學責任。

3. 加強教師與學生課堂教學的全方位管理

從研究生學習情況來看，任課教師應重視課堂教學環節，管理部門應加強課堂教學的監管力度，定期與不定期地進行課堂教學與教學實踐環節的檢查。在每屆研究生的課程學習結束后進行的中期教學檢查中，教學管理部門應安排相關負責人與任課教師、學生代表座談，聽取教師、學生的意見和建議，了解課程教學過程中所遇到的問題，了解學生的學習動態以及對于更新課堂知識結構的要求，有助于學院和研究生教學管理部門統籌協調專業培養計劃中課程的設置與調整，提升學生學習的興趣和激情。

4. 完善研究生個人檔案資料的歸檔管理

研究生的個人檔案中應包含有個人登記表、教學實踐環節記錄、學籍異動申請、成績報告單、畢業答辯環節等書面材料，以及其在校學習期間的所有與學習成績、學籍變動相關的具有保存價值的材料，而其中研究生的畢業答辯材料是研究生在校學習期間學籍檔案資料歸檔中最為重要的一部分內容，是對研究生學業完成情況的總體檢閱。研究生畢業答辯材料需裝訂成冊的資料包括了學位論文、學位申請書、獨創性聲明、導師評閱書、盲評評閱書、答辯委員會表決統計表。從2008年畢業的研究生開始，我們嘗試將每一位通過畢業答辯的研究生的答辯材料統一裝訂成冊，一式兩份，一份交學校檔案館長久保存，另一份隨個人檔案，以進一步充實、完善研究生學籍檔案資料的內容，力求保證研究生學習階段的所有材料充實、完整。一旦學生的學籍異動申請生效，研究生學籍管理部門應在作好相關數據的信息化記錄的同時，以書面的形式及時告知相關學院，建立起學籍管理部門、相關學院、個人檔案三方存留的管理機制。

5. 加強研究生證的信息化管理

研究生證是研究生在學期間的身份證明。對研究生證的科學有效管理，也是研究生學籍管理工作內容的一個重要組成部分。隨著國家教育事業的發展，我校的研究生招生專業數量和研究生招生人數逐年增加。研究生證的常規化管理已無法適應研究生招生規模與管理模式的需要。研究生證信息內容的傳統手工書寫方式不夠規范，效率低下，容易出錯，造成不必要的資源浪費，且美觀性差。擁有一本制作精美的研究生證，是每一位在校研究生的心愿。通過開發打印程序，利用計算機程序對研究生證內容進行信息化管理，使得制作出的研究生證整潔、美觀、大方，而且管理效率得到迅速提高。

五、 結語

綜上所述，研究生的學籍檔案管理是一個較為系統和復雜的過程管理，在此管理過程中，我們應以科學的管理手段來加強和改進新生入學報到流程管理、研究生在校學習期間的學籍異動資料、畢業答辯材料的歸檔管理、課程考試成績的網上錄入工作管理、課堂教學的監控管理以及研究生證的信息化管理等，進一步加強和完善研究生的學籍檔案管理工作。

參考文獻：

[1]范麗萍，黃巨恩.高校學籍管理工作若干問題思考[J].高教論壇，2005(4).

[2]金俊蘭.加強高校研究生檔案管理的探討[J].高教論壇，2003(3).

[3]楊小光.學籍管理在研究生教育質量保證體系中的重要作用[J].東華理工學院學報，2004(3).

[4].陳安民，李鐵虎.試論研究生教育中的學籍管理[J].中國研究生，2004(4).

(江南大學研究生處)