高校人事檔案實行開放性管理的具體做法

一、改革人事管理制度，建立

起開放性人事檔案管理體系

隨著社會主義市場經濟體制的建立，人才流動性加大，有的學校專門制定了較為寬松的政策，在對人才的人事檔案管理上也有較為靈活的制度和做法。在現實人事管理工作中，學校為了挽留人才，一般的做法是扣押人事檔案，而用人單位一般都需要提調人事檔案，如果沒有人事檔案會造成無法與新的用人單位建立合法、完備的勞動合同關系，還影響到將來辦理社會保險、出國政審手續、技術職稱評定等等。如果當事人一心要走，就只得申請勞動仲裁，即使可以向上級主管部門申請勞動仲裁，在解除勞動關系問題上，申訴者和用人單位發生爭議時，用人單位往往不愿意提請勞動爭議仲裁，也不給申訴者辦理人事檔案調轉手續。鑒于這種情況，高校需要改革人事管理制度，理順用人關系，實現人才的自由流動。因此，在改革人事管理制度的同時，也必須改革人事檔案管理體系，建立起與社會發展變化相適應的人事檔案開放性管理體系，為人才的自由流動提供支撐。

二、充分利用現代化技術，

建立起開放性人事檔案信息系統

科學技術的發展必然更新和豐富高校人事檔案管理手段，以往那種靠人工操作的管理手段已經不能適應高等教育發展的需要。為了便于人事檔案的查閱和利用，建立起高校的人事檔案數據庫迫在眉睫。通過建立人事檔案數據庫系統，便于實行人事檔案動態化管理。利用計算機、縮微復制等現代設備和技術，將人事檔案資料輸入人事檔案數據庫系統，通過相應的技術處理將圖片、音像資料轉換成數據資料，實現人事檔案存儲與管理數字化、信息化。人事檔案數據庫系統的建立，實現人事檔案的人機互動和界面化查詢，方便檔案當事人和相關組織的查詢。在此基礎上，還可以建立起人事檔案局域網。在保守國家秘密和保護個人隱私的基礎上，可以實現人事檔案信息的部分開放，通過現代技術手段，建立起單位和部門內部的人事檔案局域網，通過網絡的相互連接，在人事檔案信息的錄入和變更上改變過去只能通過人工操作的狀況，各個部門和人事檔案管理員可以互通信息，從而實現人事檔案便捷化管理，提高工作效率。由于有了人事檔案局域網，需要查閱自己檔案信息的職工可以直接通過網絡查詢，并且可以校對自己的檔案信息，使錯誤的信息得到及時糾正，從而保證人事檔案信息的準確性。此外，還可以借鑒公司或人才市場的做法，在人事檔案數據庫系統的基礎上，建立起人才測評軟件系統，通過系統對高校人才狀況進行測評，為高校人事決策提供科學依據。

三、增強服務意識，提高開放式服務水平

高校人事檔案的價值在于利用，在于為學校中心工作、為領導決策、為全校師生員工服務，這是高校人事檔案工作的永恒主題和根本目的，也是人事檔案工作者的神圣職責。高校人事檔案管理部門和管理人員首先要從思想上樹立起主動服務意識，主動與教職員工和相關部門聯系，了解他們對人事檔案的需求信息，讓教職員工和相關部門參與到人事檔案信息的收集過程中來，使人事檔案信息收集更完整，更具有針對性。所以，人事檔案工作一定要深入第一線，盡力搜集第一手最現實、最具體、最有說服力的材料。在收集材料的基礎上，建立起學校人事檔案信息系統，特別是要建立起反映教職員工工作業績和工作能力的檔案信息表，為年度考核，組織考察提供重要而可靠的依據。其次，要增加開放式服務的透明度。過去人事檔案管理實行封閉式管理，個人不可能看到自己的檔案，查看人事檔案也有嚴格的規定。這就造成高校人事檔案部門、人事檔案與人事檔案當事人之間信息不對稱，使得教職員工對人事檔案信息的知情權得不到滿足，從而產生對人事檔案提供部門和相關人員的不信任感。為了高校人事檔案的科學化、規范化管理和人事檔案信息的充分利用，必須對人事檔案實行開放性管理，開放部分人事檔案信息，擴大人事檔案當事人的知情權，讓當事人參與到人事檔案的管理與服務中來。