關于高校辦公室秘書信息素質的要求與培養

摘要： 數字化時代，高校辦公室秘書應當在工作思路、方式、手段等方面積極尋求改變，提高自身的能力和水平，為學校管理工作開辟一個新天地。本文論述了高校辦公室秘書應具備的信息素質，以及提高辦公室秘書的信息素質的措施。

關鍵詞： 高校 辦公室 秘書 信息素質

高校辦公室工作是一個協助領導總攬全局、溝通上下、聯系左右、協調內外，為師生員工服務的部門，它在高校內起到樞紐和橋梁的作用。21世紀人類將全面邁向數字化時代，面對數字化技術飛速發展的挑戰，高校辦公室秘書承受著日愈強烈的沖擊，在傳統模式下成長起來的高校辦公室秘書如何適應日新月異的數字化時代，如何在工作思路、方式，以及個人素養等方面積極調整，做到知識化、信息化、網絡化，使學校工作能夠正常、有序、高效運轉，因此辦公室秘書就必須重視和強化信息素質教育，加強信息素質培養。

一、高校辦公室秘書應具備的信息素質

1.樹立正確的信息觀。

思想決定行動，觀念決定出路。高校辦公室秘書人員只有牢固樹立正確的信息觀，才能增強做好信息工作的責任感、使命感和自覺性。同時，還應牢固樹立“信息是資源”的信息價值觀念，正確認識抓信息工作與抓發展、抓信息工作與抓執政服務能力的關系，切實把本職工作與黨和人民的事業緊密地聯系起來，把信息工作當成一項事業、一種追求。

2.增強敏銳的信息意識。

只有具備敏銳的信息意識，才能夠從大量零散的看上去帶有偶然性、苗頭性、動態性的信息中，捕捉到必然性、傾向性、規律性的東西，為學校領導研究新情況、解決新問題發揮參謀助手作用。從事秘書工作的同志都應具有敏銳的信息意識，養成職業習慣，使自己經常處于一種隨時發現和捕捉信息的狀態。

3.提高自身的信息能力。

信息能力是個體在社會生活、科學勞動中搜集、加工、傳遞、吸收和利用信息的一種潛在能力。信息能力是信息素質的重要組成部分，是信息素質的核心。掌握和運用信息能力的高低是衡量高校辦公室秘書工作能力的重要標志之一。高校辦公室秘書的信息能力應該包括如下幾個方面，①信息技術應用能力：掌握計算機與網絡知識，把信息技術熟練運用于工作之中。②信息選擇能力：熟悉檢索知識，熟練使用采集、發送、存儲工具和信息檢索軟件，了解和掌握相關信息源，及時、準確、高效地獲取有用信息。③信息處理能力：從高校辦公室的需求角度，對所獲取的信息進行分析、判斷、組織、加工、重組，使之有序化、專業化、系統化，并用適當方式分類存儲，以便在需要時能迅速提取并加以利用。④信息運用能力：信息的搜集、處理最終都是為了信息的利用。作為高校辦公室秘書，要善于利用各種有用信息為領導判斷和決策提供依據，解決辦公室工作中的問題，更好地為領導、為師生員工服務。

4.養成良好的信息道德。

信息道德是指人們在整個信息活動中應遵守的道德規范的總和。它是調節信息生產者、加工者、傳遞者以及使用者的行為規范。信息道德主要包括：遵守法律法規，恪守道德準則，自覺抵制不良信息，保護知識產權，尊重個人隱私等。高校辦公室秘書在信息活動中，要樹立和培養良好的道德品質，堅持公正、平等、真實的原則，以嚴肅認真的態度，實事求是地提供信息、反映情況。

二、高校辦公室秘書提高信息素質的措施

1.建立數字化的會務管理系統。

會務管理是高校辦公室秘書的一項重要工作，其主要內容和程序是：負責草擬下周會議活動安排表，報校長審定后下發；按每周會議安排表準備好會議室；征集會議議題，擬好會議議程，開會前一天呈送會議主持人；提醒會議承辦者提前半小時到達會議室（會場），按時清點到會人數，及時催請未到者；做好會議記錄；校長辦公會、校務會及部分專題會議會后要整理會議紀要；會議材料、會議紀要等及時歸檔。傳統的會務管理都由辦公室秘書一一按部就班地去安排組織落實，手工操作性強，工作繁雜瑣碎耗時。

數字化技術的發展為我們提供了智能化會務管理的模式，數字化的會務管理系統可以實現會議計劃和會議紀要的統一安排和管理，提供會議計劃、安排、人員、時間、場地、會議通知、議題征集、會議材料和會議紀要管理歸檔的電子化、自動化。數字化的會務管理系統改變了傳統的人為安排會議等繁瑣、易出錯的特點，使得組織者可以根據不同規模的會議，按照自己定義的會議規則安排組織會議，極大地方便了會務組織人員，大大提高了工作效率。

2.建立數字化的文件管理系統。

高校辦公室秘書的文件管理主要包括兩個部分：收文和擬文發文。收發文管理的程序繁雜，收文管理包括收文登記、領導批閱、運轉、承辦、催辦、立卷、歸檔、查閱；發文管理是一個單位對具有約束能力文件形成過程的一種管理，包括發文擬稿、核稿、會簽、簽發、文書打印、歸檔查閱等管理工作，整個流程和收文一樣繁復。

隨著數字化技術和信息化手段的提高，我們可以建立一個數字化的文件管理系統，讓文件、上級通知或學校通告等直接通過辦公自動化系統進行擬稿登記、傳遞、保存，使文件的送閱審核、批復傳送和貫徹落實完全在計算機網絡上完成，所有的送交批閱痕跡、修改痕跡、落實意見、操作時間和操作人都被詳細保留，同時，還提供全文檢索、條件檢索等功能。因此，建立數字化的文件管理系統既節省了人力物力，提高了文件精神傳達貫徹的效率，還規范了辦公制度，增強了辦公的透明度；實現信息、文檔資源的統一管理，方便了領導決策；同時，各基層單位之間能方便、快速地進行公文的傳送和共享，密切了各基層單位辦公人員之間的協調、協同工作，為改進辦公模式、減少人力資源和設備費用，最終實現文檔一體化和逐漸向無紙辦公過渡奠定了基礎。

為了實現這些轉變，我們高校辦公室的秘書工作人員必須努力提高自己的信息素質。應該看到，目前現有的秘書人員的知識水平和能力是參差不齊的。部分人員的知識面還不夠寬，從事著單一的事務性工作，能力得不到提高，這種狀況很難適應信息化社會的需要。為此，我們應加大對高校秘書人員信息素質的培訓力度，使他們能在較短的時間內全面提升自己的知識與能力水平，以適應當前的信息化社會的需要，使他們能在自己的崗位上，更好地發揮自己的聰明才智，為學校創造出更多的業績來。

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