Ｅｘｃｅｌ在考試管理中的若干應用

考試是教學中不可或缺的一個環節，考試的質量和效率直接影響到教學工作的效益和教學質量的好壞。現有的計算機考試系統主要基于B/S、C/S兩種架構下進行開發，其應用已經十分廣泛。而一般情況下，系統排考的通用性、靈活性較差，難以適應廣大教師的個性化需求。

怎樣高效、準確地安排、協調考試后處理工作中問題已經漸次成為了考務工作人員的“心腹大患”。經過實踐，利用Excel軟件的強大功能，在考試管理后處理中既可以最大限度地解決好沖突問題，又能最大限度滿足教師們的需求。

下面我們就以某學期期末考試為例，簡單闡述一下利用Excel在考試管理中的若干實際應用。

1 查重——數據透視表應用

眾所周知，考試有五大要素：考生（班級）、時間、地點、監考、科目（課程）。一次完整、合理的考試安排需要這五種因素協調統一。我們知道數據透視主要功能就是快速生成一些數據報表。它生成的一些具體實在的數字就是我們孜孜以求的目標。但是我們在工作實踐的過程當中發現，其實通過透視我們還可以進行查重（防止沖突）。

1.1 歸整考試時間

利用“”把考試周、周次、時間段連接起來形成一個新的數據列，我們稱之為“考試時段”（即圖1中“考試周，周次，時間”）以簡化透視表結構。

1.2 生成透視

打開原始數據表（期末考試安排表，以下簡稱考試表），點擊“數據”→“數據透視表和數據透視圖”→“完成”。

1.3 透視布局

對考場進行透視，將考試時段拖入行字段處，考場拖入行字段處第二列，同時將考場拖入數據項區域。

1.4 檢查匯總項

如果發現有非1數據項，必須重點關注。檢查是否考場有沖突。一般情況下若發現有非1數據項，則同一時間段考場肯定有沖突，必須在考試表進行調整，然后“刷新”透視表。（見圖2）

1.5 重復上述步驟

對監考（含監考1、監考2）、考生進行透視。如有異常，按以上第四步進行調整。

2 平衡配置——數據透視圖應用

限定每個時段的考試場次，保持整個考試周各時段場次的相對均衡。

2.1 生成透視

打開考試表，點擊“數據”→“數據透視表和數據透視圖”選擇數據透視圖→“完成”。

2.2 透視布局

對考場進行透視，將考試時段拖入分類字段處，同時將考場拖入數據項區域。

2.3 檢查匯總項

如果發現矩形柱狀圖高度差異過大，必須重點關注。一般情況下可在考試表對考試時段進行適當調整，然后“刷新”透視圖，觀察調整效果。此時注意對透視圖與透視表間的切換，適當調整考試時段，使得整個考試期間的場次相對合理、均衡。

3 預防沖突——函數應用

為了合理調配監考老師1與監考老師2，我們需要對每一時段的監考進行人為監控、干預以防止兩位監考在同時間段內沖突。

3.1 函數功能

正確執行該函數后返回一個位置值。

3.1.1確定區域中的一個值在一列中的準確位置，這種精確的查詢與列表是否排序無關。

3.1.2 確定一個給定值位于已排序列表中的位置，這不需要準確的匹配。

3.2 語法結構

MATCH(lookup_value，lookup_array，match_type)

lookup_value：為要搜索的值。

lookup_array：要查找的區域(必須是一行或一列)。

match_type：匹配形式，有0、1和－1三種選擇，我們一般選用“0”值，進行精確的搜索。

執行以上的搜索，如果沒有匹配值，則返回＃N/A。

3.3 實例應用

在Q27中輸入“= match(N27，$P$27:$P$37，0)” 見圖(4)

當在函數或公式中沒有可用數值時，將產生錯誤值#N/A。一般情況下我們對錯誤值#N/A避之不及，而在這里，我們希望看到的正確結果正是“#N/A”。

若返回的都是#N/A，那么說明該時段，所有的監考1與監考2均不沖突；若返回的信息中含有具體的“行數”——數字，那么說明在該時段至少有一位老師監考是有沖突的，需要另行安排。

3.4 注意事項

3.4.1排序預處理

為了是函數執行更加流暢，一般建議先對原考試數據表進行必要的排序處理。這樣在拖動填充句柄的時候，就能更加快捷地執行查找函數。

3.4.2絕對引用

在使用函數進行查找時，必須使用絕對引用，防止備查數據區域溢出。選中查詢區域后，可按“F4”，直接切換成絕對引用狀態。

結語

本文僅是筆者從事考試管理后處理過程中利用Excel相關功能用于實際操作的一點初步探討，以期為廣大考務管理工作者提供一點思路，相互促進。

參考文獻：

[1]肖金秀.中文Excel2003應用實例教程.冶金工業出版社.