淺議檔案信息化管理實現的條件

【摘要】檔案信息化管理是時代的要求，相對于傳統的檔案管理模式來說有著不可比擬的優勢，但也應該認識到，檔案信息化管理的實現不是一蹴而就的，應重視檔案信息化管理實現的條件，本文主要從人才和技術兩個方面對此進行分析。

【關鍵詞】檔案 信息化管理 實現條件

企業檔案管理工作的最終目的，是最大限度地開發利用檔案信息資源，為企業生產、經營活動提供有效服務，充分利用檔案的價值，創造企業效益。伴隨著計算機的普及，辦公自動化已成為新型的辦公模式。人事檔案工作也應擺脫舊有模式，變被動接收檔案資料為開發檔案的潛在價值，主動提供服務。

企業通過將個人的檔案資料輸入計算機，可以形成數據化的檔案資料，并在企業內部局域網上建立平臺，形成資源共享。企業只有積極開發利用檔案信息資源并與市場流通有機地結合起來，才可能做出正確決策，才能有效地搞好綜合服務。

一、檔案信息化管理的含義及特點

所謂檔案信息化管理是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行收集、管理和提供利用服務。

檔案信息化管理模式相對傳統模式來說，可以提高檔案資源利用率，方便檔案信息的利用，而且可以縮短二次文獻信息加工時間，從而提高檔案信息的時效性，可以實現快速檢索及保證檢索的精確性。信息化管理還可以拓展檔案工作的服務領域，節約資源，提高工作效率。

二、實現檔案信息化管理的條件

檔案信息化管理的實現也需要一定的條件。我們必須正視現實中的不成熟的地方并加以完善，提出相應的對策加以解決，才能充分發揮檔案信息化管理的功能，為社會經濟建設服務。

1.檔案管理人員的技能需要提升

檔案事業是社會主義事業的重要組成部分，在檔案管理的諸多構成因素中，檔案管理人才是其中最重要、最活躍的決定性因素。具有一支高素質的檔案專業人才隊伍，是做好信息時代檔案工作的重要前提。

信息時代，檔案管理人才應提高的技能主要有以下幾個方面：

（1）獲取網絡信息的技能。網絡信息在現代化檔案管理工作中的作用非常重要，這里必須指出的是，檔案管理人員是否具備及時獲取、及時更新網絡信息的能力是實現檔案管理網絡化的必然要求。檔案管理人員應該具備廣博的學識以及多學科多領域先進技術信息的敏感性。

（2）處理各方面信息的技能。這要求檔案管理人員在檔案管理上能科學地歸納、分類、鑒別、篩選、分析相關的檔案信息，這就要比普通意義上收集現代檔案信息要求更高。如何分析、處理，如何將檔案信息處理為客戶所需的內容，都要求管理人員有較高的處理各方面信息的能力。

（3）生成數字信息的技能。要求檔案管理人員有能力運用現代化的工具處理數據。對檔案管理人員的管理而言，體現為起碼能比較快捷的輸入、存儲數字信息。這里，我們提出的“檔案資料”是廣義的“檔案資料”，檔案管理人員要有生成系統的數字信息的能力，這一能力要求我們用敏銳的眼光去選擇和管理檔案。數據時代要求我們突破提供“原件”的檔案管理模式，在復雜的社會中能生成數字信息的能力，才能使檔案管理工作適應信息化社會的有力保證。

（4）工作中開展信息協作和鑒別現代信息的技能。21世紀是互聯網通訊的世紀，在這樣的信息時代，我們的檔案管理工作將要面臨資源互享的局面，沒有信息協調，我們的檔案建設就是不科學的。現在，客戶對檔案資料的需求卻越來越大。我國現有檔案管理通過互聯網的建設是能夠實現資源共享，彌補檔案建設與管理中的不足。而就檔案管理人員而言，必須具有在工作中開展信息協作的工作能力。同時，如何能從門類眾多、數量繁雜的信息海洋中提取有用的東西，要求檔案管理人員就必須具備鑒別現代信息的能力，使所收集到的多種檔案信息，經過鑒別后有效地歸檔與利用，否則，再多的檔案信息也沒有利用的價值。

檔案部門應通過舉辦各類培訓班來不斷提高檔案人員的素質，以滿足檔案管理數字化建設的需要。檔案管理數字化建設過程中必須考慮培養的有以下幾類人員：一是系統開發與維護人員；二是數字化加工與管理人員；三是標準化建設人員；四是數據庫運行管理人員等。

2.技術和觀念需要創新

檔案管理數字化建設的過程是與新知識、新技術的普及密不可分的。檔案工作數字化管理系統是一個可以涵蓋檔案部門業務管理各個環節和檔案信息開發利用工作等方面的大型的系統工程。在企業網絡技術平臺環境下，可以采集和接收在網絡系統中傳輸、運轉、處理完畢的電子文件數據；可以對各類電子檔案實行系統化管理，如自動分類、排序、編目、檢索、數據統計、計算機輔助立卷、檔案自動標引、檔案部門辦公自動化等。

（1）建立標準化的規范體系。標準化的規范體系應以標準化管理為主，制度管理為輔。在檔案管理數字化建設中，標準化的規范體系的確立是非常重要的，它是實現檔案管理數字化建設的基礎。標準化適合于技術工作領域的規范化管理，可操作性強，因此，標準化管理更有利于不同部門之間的協調。企業檔案系統通常執行的標準是部標準和行業標準，在此基礎上，再制定出有關數字化建設方面的職責明確的管理制度，就可以形成檔案管理數字化工作所需的嚴密的規范化管理體系。

（2）建設高質量的檔案管理信息數據庫。檔案管理信息數據庫類型一般是檢索性數據庫和文件性數據庫兩種。檢索性數據庫包括檔案總目錄、檔案分類目錄和文件目錄等，主要用于檔案的日常管理、提供服務、數據統計和揭示檔案部門館藏內容等；文件性數據庫主要用于完整地載入檔案內容，使人們可以通過網絡方便地獲得檔案信息。一個高質量的數據庫中的數字信息要達到以下質量標準：一是數據要準確；二是數據要完整；三是數據要規范；四是數據要穩定。

（3）增強檔案信息的保密性和安全性。檔案管理在數字化建設中對制度管理應該形成一套完整的管理制度體系，來規范人員行為。此外，還需要有相應的技術措施來保證檔案信息的安全。目前采取的主要技術措施是：一是信息加密技術，對于有密級限制的檔案信息使用加密技術，防止被他人截獲或篡改；二是制定不同層次訪問者的存取信息的權限；三是熟練掌握各種軟件技術，通過定期對計算機進行病毒檢查和系統維護來防治計算機病毒的侵襲；四是備份檔案信息，信息備份可以為受損或崩潰的信息系統提供良好的有效恢復手段；五是網絡安全技術，保證網絡信息安全主要有防火墻、漏洞掃描和入侵檢測技術等。

（4）關于電子文件歸檔管理問題。我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。另外，很多辦公自動化系統設計時沒有檔案管理者參與，或者因檔案管理者缺乏相關知識無法參與，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。

參考文獻：

[1]景紅.論網絡環境下檔案管理工作者的信息素養[J].檔案與建設，2002.

[2]鄧紹興.檔案管理學.北京：首都師范大學出版社，2001.

(作者單位：吉林梅河口市建設局規劃處）