學籍檔案在社會活動中的作用率分析

[摘要]就業機制的改革，使學籍檔案的功能發生了某些變化。本文對學籍檔案目前存在的現狀和在社會活動中的作用率予以淺析，旨在加強學籍檔案信息資源的開發和利用，向社會輸送全面發展的新型建設人才起著重要的保證作用。

[關鍵詞]高校 學籍檔案 作用率

隨著我國經濟體制的建立和勞動人事制度改革的不斷深化，畢業生就業由國家指令性計劃培養、分配的“統包統配”模式轉變為學生與用人單位“雙向選擇”進而“自主擇業”的就業機制。就業機制的改革，使學籍檔案的功能也發生了某些變化。

一、目前學籍檔案工作的狀況

１．由于高校學籍檔案自身存在的問題，導致學籍檔案利用價值減低。一方面，目前高校學生檔案管理體制普遍落后，學籍檔案管理分散不規則，待用人單位上門查閱參考時，無法全面提供，影響了畢業生就業。另一方面，有些高校學籍檔案管理不善，由畢業生自帶檔案，導致一些個人檔案意識淡薄的畢業生在攜帶期間私拆、破損、涂改、丟失等問題發生。

２．高校畢業生不重視學籍檔案。學籍檔案作為個人成長的歷史見證，在過去被視為一個人存在于社會的“印跡證據”，現在卻遭到高校畢業生的輕視。據調查高校應屆畢業生中有60%的同學認為“找工作看重能力，檔案不重要”；25%的同學表示“沒認真考慮，看情況對待”；只有15%的同學認為“檔案重要”。可見這種“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的“檔案無用論”在高校中具有相當的普遍性。

二、學籍檔案的內容及其作用率

高校學籍檔案是記載學生個人經歷、成長過程的歷史材料，是高校學生在校期間學習和生活情況的原始記錄，在真假文憑鑒定中，具有不可置疑的憑證作用。它包括過去的突出政治表現傾向轉變為個人政治表現、道德修養、學業成績、個人經歷、經濟狀況、個人誠信及學校與社會獎懲等系列情況的匯集，體現學生的德、智、體、美、勞綜合素質。學籍檔案主要通過以下內容為用人單位提供用人信息和依據：（1）思想狀況包括中學、大學階段的思想狀況及鑒定材料、政審材料和入團、入黨材料，歷史的反映出學生的思想政治素質。（2）個人經歷指小學至大學各個階段的履歷、自傳性材料，論文、科研成果，學歷、學位授予情況，這些材料反映了學生的專長及其在某專業方面所達到的程度。（3）工作能力及身體素質，如軍訓、社會實踐和各種社團活動的總結、鑒定及獎勵性材料，以及反映學生體質、體力、精神、健康、誠信的材料。

由于高校的主要任務是為國家培養高素質的專業人才，學籍檔案作為個人求學階段的產物，與其它檔案相比，具有獨特的社會價值。

1.憑證作用。高校學籍檔案的憑證作用是由其形成規律及基本特點所決定的。首先，從其形成過程看，它是大學生在高校學習期間留下來的未經任何人改動的原始材料，直接地記錄和反映了學生本人當時的德、智、體活動狀況，記錄信息準確率高，可靠性強，是專業才能、思想素質的真憑實據。其次，從其本身的物跡特點來看，它記錄著學生成長的真實足跡，是個人從中學到大學，直至畢業的學歷履歷表，在以后的就業、升學、參軍、調資、購房補貼、工齡計算等方面，具有合法有效的證據作用。

2.評價參考價值作用。高校學籍檔案不僅是學生思想學習整體概況的反映，其內容詳細記錄了學生在校期間思想發展、品行優劣、學籍變更、身體變化等具體事實。如各科學習成績、獎懲事例、思想評議、轉退學、升留級等事實經過。這些事實，對于社會就業、提干、入黨，研究人員素質具有重要的參考價值。作為對個人大學生活的功過是非可以起到評價作用。

3.在人才流動中具有特殊作用。高校培養的專業人才，幾乎全部輸送到社會的各行各業之中。高校學籍檔案其性質形態是干部檔案的組成部分。尤其是在畢業分配制度實行雙向選擇的情況下，它作為說明人才專業能力的第一手資料，以它專業面廣、利用價值高的特點，可以同時被許多計劃接受單位所利用，以滿足社會選擇人才的需要。一些開放城市，三資企業及鄉鎮企業也對高學歷的專業人才形成強勁需求。所以高校畢業生學籍檔案在社會人才的流動中，具有人才信息庫的重要作用。

三、強化檔案管理充分開發和利用

１．規范學籍檔案管理，確保畢業生檔案的真實性，是當前學籍檔案管理的首要任務。因此，管理學籍檔案人員的思想素質和業務素質有待提高，特別是應具備市場知識和過硬的檔案管理技術。這就需要加強培訓和工作交流，有必要經常地扎扎實實地搞人才市場調查，從中收集有用的信息，作為檔案工作聯系市場實際的紐帶，對經濟性的東西加以總結，甚至推廣，在市場經濟的確立過程中，形成高校學籍檔案的一整套管理和服務模式，做到用科學的思想武裝過硬的隊伍，進行高效的管理。如（1）要強化管理觀念。使其管理規范化，即統一業務規范。檔案分類應根據大學生學籍管理規定，做到大類基本一致，小類適當靈活，類目層次劃分要明確。（2）檔案案卷形式要統一，填寫項目要一致。要避免文件材料的重復歸檔和遺漏，確保各種文件材料的完整、準確和系統。（3）學籍檔案管理部門要能及時有效地反饋檔案管理的情況和提供利用各種信息，為社會的人才培養服務，從整體上提高檔案管理水平。（4）高校也可以對兩年擇業期滿仍然未就業的畢業生實行人事代理，予以保留人事關系，負責檔案管理，工齡可連續計算，勞動保險金可自愿繳納。這樣，即減輕了學校或用人單位的負擔，又保護了畢業生的合法權益。同時，也解決了畢業生檔案只存不管的缺陷。

２．高校學籍檔案資源的開發利用應實現檔案管理的信息化。學籍檔案管理的信息化，就是指用現代技術對檔案信息進行加工處理和傳輸。學籍檔案管理信息化，是檔案管理的緊迫任務，這對大學生培養，對提高教育教學質量，對提高大學生管理工作的效率，能起到更大的推動作用。加強高校畢業生學籍檔案的信息化建設，科學系統地分析研究和利用畢業生檔案資源，可以更好的發揮檔案作用，為用人單位提供最捷徑、最準確的畢業生檔案信息，為解決學校“出口”難問題提供更準確的資料。首先要重視基礎工作，抓好數據庫建設，做好數據的采集、錄入、審核、修改和補充等工作，保證數據庫數據的真實完整。同時注意電子檔案與原始檔案要相互結合，互相補充。

總之，“國以人興，政以才治”，畢業生及時、充分就業是我國現代化建設事業的現實要求，也是中華民族生存發展的長遠需要。科學發展觀的本質和核心是“以人為本”，對就業工作來講就是“以畢業生為本”。關心畢業生的就業、成長和長遠發展，應該包括畢業生的學籍檔案工作。為使畢業生檔案管理跟上時代步伐，必須進一步改革畢業生學籍檔案管理制度，使之更有利于大學生就業，更有利于大學生畢業后的個人發展，更好地發揮檔案服務人才、服務社會的作用。

參考文獻：

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(作者單位:湖南財經高等專科學校)