淺析高校圖書館管理模式引入物流管理

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展、市場競爭的加劇，圖書館管理模式、服務(wù)范圍等亟待升級。本文就高校圖書館管理模式引入物流管理進(jìn)行探討，試圖提出自己建設(shè)性的觀點，即高校圖書館如何改變傳統(tǒng)的管理模式，怎樣適應(yīng)廣大的讀者日益增長的文化需要，怎樣培養(yǎng)市場競爭的意識。用科學(xué)的物流管理指導(dǎo)圖書館改革管理模式。

關(guān)鍵詞：高校圖書館；物流；管理

中圖分類號：F252.8 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1005-6432(2008)36-0028-02

University Library Management of the Introduction of Logistics Management

Chen Peng

(Library，Xi’an International Studies University)

Abstract: With the development of information technology， market competition intensifies， the library managementmodels， such as the scope of services to be upgraded. This article is on the university library management model， andexplores the introduction of logistics management. We mainly analyze in this article， how does the university library changethe traditional management pattern， how to meet the cultural need which the general readers grow day by day， how to raisethe market competition consciousness.

Key Words: university library; logistics; management

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，用科學(xué)的物流管理指導(dǎo)圖書館改革管理模式，是新形勢下圖書館事業(yè)發(fā)展的又一新課題。

一、圖書館管理模式現(xiàn)狀

1.傳統(tǒng)的高校圖書館管理模式需改進(jìn)

由于體制和文化上的原因，人們對許多事情缺少思考和認(rèn)識，或者說思考和認(rèn)識不深。圖書館的工作人員亦缺乏總結(jié)和反思的習(xí)慣，每日的工作流程僅限于讀者和用戶所需，做到不厭其煩、熱情服務(wù)，保證文獻(xiàn)正常流通的管理和維護(hù)，但達(dá)不到高質(zhì)量、高效率的服務(wù)這一圖書館追求的目標(biāo)。

2.新形勢下的高校圖書館管理模式應(yīng)創(chuàng)新

在新形勢下，圖書館應(yīng)進(jìn)行市場調(diào)查了解讀者和用戶包括各行各業(yè)以及政府職能部門對圖書館的需求，甚至要求掌握第一手資料和信息。利用網(wǎng)上采訪、咨詢、多媒體傳輸，網(wǎng)上數(shù)據(jù)套錄、圖書借閱預(yù)約，網(wǎng)上海外圖書館資源的相互鉤連，利用網(wǎng)上資源按各類讀者和用戶需求進(jìn)行主題數(shù)據(jù)庫的重建，圖書館在新形勢下便能融入市場浪潮里尋求自身價值，各類圖書館必須順應(yīng)新形勢的發(fā)展，引進(jìn)科學(xué)的管理。

二、企業(yè)物流與圖書館管理的相似點

1.目的性

企業(yè)物流保證將市場所需要的商品，在必要的時候，按照必要的數(shù)量送達(dá)需求者的手中。高校圖書館為了在“必要的時候”把書送到“流通領(lǐng)域”，應(yīng)該盡量減少中間環(huán)節(jié)，近年高校逐步實施的圖書借還、閱覽合二為一的“大流通”就縮短了工作流程，精簡了人員，提高了效率。

2.相關(guān)性

構(gòu)成物流系統(tǒng)的各個功能要素必須圍著系統(tǒng)的目標(biāo)相互銜接，構(gòu)成一個有機(jī)的整體。構(gòu)成高校圖書館工作系統(tǒng)的各個環(huán)節(jié)也都必須圍繞著“為人找書，為書找人”而去進(jìn)行采訪、咨詢、開放等。

3.靈活性和可變性

物流系統(tǒng)具有滿足社會需要，適應(yīng)環(huán)境能力的開放動態(tài)系統(tǒng)。它總是連接著多個生產(chǎn)企業(yè)和用戶，系統(tǒng)會隨著需求、供應(yīng)、價格、渠道的變化而變化，而且系統(tǒng)內(nèi)的要素也同樣發(fā)生變化，難于長期穩(wěn)定。高校圖書館為了迎合教師和學(xué)生的信息需求，也要不斷根據(jù)“客戶的反饋”、圖書價格的變化、數(shù)據(jù)庫的使用情況，不斷調(diào)整購書清單，甚至可以“開小灶”，為急需的師生購買圖書資料。

4.大跨度性

物流系統(tǒng)的大跨度性表現(xiàn)在兩個方面：一是地域跨度大，二是時間跨度大。大跨度性也使物流系統(tǒng)的管理難度較大，對信息的依賴程度極高。物流這個特征最適合大學(xué)多校區(qū)辦圖書館了。如高校改擴(kuò)建過程中，圖書館有的剛剛?cè)∠械募磳⑷∠械恼跓峄鸪斓亟ㄔO(shè)，取消的圖書館的一切書刊設(shè)備都調(diào)撥到需要的地方。大學(xué)各個分館如何在時間跨度和地域跨度都較大的情況下低成本高效益地運(yùn)轉(zhuǎn)，其中有不少做法可以借鑒企業(yè)物流。

三、企業(yè)物流符合高校圖書館管理模式需求

1.成本最低

實施成本最低戰(zhàn)略必須將目標(biāo)確定為滿足較為集中的客戶需要，向客戶集中的地區(qū)提供快速服務(wù)，通過儲運(yùn)資源和庫存政策合理搭配使物流成本達(dá)到最小化。

高校圖書館“較為集中的客戶需要”，主要指大學(xué)生對信息的需要。如國外曾經(jīng)有一個高校圖書館要搬館，館長為了節(jié)約成本，讓所有的同學(xué)都來圖書館借若干（需要調(diào)撥）的書，要求他們在規(guī)定的時間內(nèi)還到另一個（調(diào)撥的目的館）校區(qū)圖書館，并且放到相應(yīng)的架位上，這樣，減輕了工作人員大量的工作量，節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又給了大學(xué)生一個熟悉圖書館、服務(wù)母校和積累社會經(jīng)驗的機(jī)會。這就是物流在圖書館管理中的一個范例。

2.服務(wù)最優(yōu)戰(zhàn)略

實施服務(wù)最優(yōu)戰(zhàn)略必須充分利用服務(wù)設(shè)施，為客戶提供最優(yōu)的服務(wù)。什么是最優(yōu)的服務(wù)對不同的客戶來說也是不同的，這要求企業(yè)必須認(rèn)真分析客戶的需求，針對客戶的不同需求進(jìn)行差別化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而構(gòu)筑企業(yè)的差別競爭優(yōu)勢。

高校圖書館要做服務(wù)最優(yōu)，就要充分考慮服務(wù)對象，有針對性地采購，提高書刊利用率。買什么書、訂什么刊物、做什么宣傳，都要根據(jù)主要服務(wù)對象——大學(xué)生來定奪。除了書刊、電腦、網(wǎng)絡(luò)等硬件服務(wù)外，圖書館的“軟件”服務(wù)也很重要，這個“軟件”就是工作人員。專業(yè)化、高素質(zhì)、細(xì)心周到的服務(wù)，能滿足讀者不同的需要，做到“個性服務(wù)”。

3.利潤最高戰(zhàn)略

這需要對每一種物流設(shè)施所帶來的利潤進(jìn)行認(rèn)真的分析，構(gòu)建起能夠以最低的成本得到最高利潤的物流系統(tǒng)。高校圖書館計算出“服務(wù)最高效益”，就要對各類書刊和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行使用信息的統(tǒng)計，對各個工作人員的工作崗位和效率也要進(jìn)行考查。讓每一本書有它的讀者，物盡其用。讓每一個人都發(fā)揮他的長處，人盡其才。

4.資產(chǎn)占用最少戰(zhàn)略

這種戰(zhàn)略的好處是降低物流系統(tǒng)的風(fēng)險，增加總體的靈活性，更有利于企業(yè)集中優(yōu)質(zhì)資產(chǎn)開展業(yè)主經(jīng)營。我校圖書館，在未建設(shè)大學(xué)城圖書館之前，每個辦公室都有電腦主要供大家工作使用，但并不是每一個員工每一分鐘都在工作，所以，現(xiàn)在，各校區(qū)館的電腦基本上都放在工作臺上或工作間里，既節(jié)約了有限的資產(chǎn)又提高了工作效率，達(dá)到“資產(chǎn)占用最少”，提高了圖書館的效益。

四、圖書館的“范型轉(zhuǎn)變”

高校圖書館畢竟不是企業(yè)，但現(xiàn)代圖書館還是具有企業(yè)的發(fā)展特征。1994年，新加坡出版了一份涉及圖書館未來的重要文件，即《圖書館2000》，這份報告提到了圖書館“范型轉(zhuǎn)變”的7個方面，對高校圖書館的建設(shè)，很有參考價值：

(1)從單一媒體到多媒體：高校圖書館除了有紙質(zhì)書刊，還有隨書附送的光盤、錄音帶，圖書館購買的數(shù)據(jù)庫、電子圖書等。

(2)從圖書的保管者到服務(wù)本位的信息提供者：正如我館正在努力提倡“為人找書，為書找人”。

(3)從本館收藏到無邊界圖書館：如館際互借，“一卡通”，從一個大學(xué)內(nèi)多個校區(qū)間的館際互借，到不同校區(qū)間館際互借，如廣州石牌六校圖書館通用借書證，廣州大學(xué)城由于地域上的優(yōu)勢各個高校圖書館的可以嘗試互借共享。

(4)從我們到圖書館去到圖書館來到我們中間：這個轉(zhuǎn)變指圖書館的情報、采訪人需深入讀者，了解需求信息和宣傳導(dǎo)讀；圖書預(yù)約通知、催還通知等。

(5)從按時提供(In Good Time)到及時提供(Just inT i m e)，這個轉(zhuǎn)變更具企業(yè)特征：時間越短，成本越低，效益越高。以人為本，越快越好。

(6)從館內(nèi)處理(I n S o u r c i n g)到外包處理(O u tS o u r c i n g)：圖書館的這個轉(zhuǎn)變最具物流特征。圖書館向社會招標(biāo)訂購，可以為圖書館節(jié)約大量經(jīng)費(fèi)和人力。

(7)從區(qū)域服務(wù)(L o c a l R e a c h)到國際服務(wù)(G l o b a lr e a c h)：這個轉(zhuǎn)變主要是指圖書館的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。我館的數(shù)據(jù)庫已從2002年的7個增加到2004年的18個，網(wǎng)上查詢系統(tǒng)也日益完善。

圖書館的科學(xué)管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)，需要資金保障、館員的工作責(zé)任心及技能、部門與部門之間的協(xié)調(diào)，理論與實際相結(jié)合，積極借鑒物流管理理論，目的是建立一個科學(xué)的圖書信息供應(yīng)鏈。在供應(yīng)鏈中找到自身的地位和發(fā)展空間，發(fā)揮自身的積極作用。而供應(yīng)鏈即生產(chǎn)及流通過程中關(guān)系著圖書館與讀者及用戶的直接關(guān)連，它是一個長期的供求關(guān)系，可以協(xié)調(diào)分配供應(yīng)鏈的整體效應(yīng)。由此可見，物流管理整合供應(yīng)鏈關(guān)系的形成，將在新形勢下的市場中具有極大的發(fā)展空間。積極利用物流管理理論，建立一個合理的圖書信息供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)圖書館庫存信息的科學(xué)管理，是圖書館目前的首要任務(wù)。

作者單位：西安外國語大學(xué)圖書館

參考文獻(xiàn)：

[1]程亞男.圖書館工作概論[M].北京:北京圖書館出版社，2000:10.

[2]趙光忠.企業(yè)物流管理模板與操作流程[M].北京：中國經(jīng)濟(jì)出版社，2004:4.

[3]吳建中.中國圖書館發(fā)展中的十個熱點問題[J].中國圖書館學(xué)報，2002，(2):145-147.

[4]駱小婷.關(guān)于廣州大學(xué)城圖書館的資源共享[J].河北科技圖苑，2004，(5):32-34.