ＯＡ與協(xié)同紛爭，如何擇優(yōu)？

OA，全稱Office Automation，即網(wǎng)絡(luò)化的自動化辦公系統(tǒng)，指輔助行政辦公所需要的應(yīng)用軟件，主要有七大方面的功能：建立內(nèi)部的通信平臺；建立信息發(fā)布的平臺；實現(xiàn)工作流程的自動化；實現(xiàn)文檔管理的自動化；輔助辦公；信息集成；實現(xiàn)分布式辦公。

協(xié)同軟件，全稱Collaboration Software，是指那些以團隊協(xié)作為目標(biāo)的協(xié)作軟件工具，主要包括群組協(xié)作管理，如工作流管理、項目管理等，還有各種通信軟件，如E-Mail、即時通信、VoIP等。如今不少協(xié)同軟件概念賦予了新的含義，一些與輔助行政辦公所需要、有關(guān)的OA、HR、CRM等應(yīng)用軟件也被列入?yún)f(xié)同軟件范疇。

可以說，協(xié)同軟件與OA二者之間存在著較深、割舍不斷的天然聯(lián)系，似是一對孿生兄弟。協(xié)同軟件是在“群件”的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，而國內(nèi)OA系統(tǒng)的成熟發(fā)展也正是在很大程度上基于群件——IBM的Lotus/Notes的發(fā)展。它們的重要工作之一就是公文流轉(zhuǎn)和信息處理層面，并沒多大的差別。

然而OA核心是信息處理的自動化、信息層面的協(xié)同，而非團隊成員的，而協(xié)同軟件關(guān)注的協(xié)同則集中在人員和人員的行為管理層面。更為關(guān)鍵的是比起傳統(tǒng)OA，協(xié)同軟件更能實現(xiàn)一種跨組織、跨系統(tǒng)、跨網(wǎng)絡(luò)的互通性，可實現(xiàn)相互獨立的不同應(yīng)用系統(tǒng)的融合與協(xié)同，這是協(xié)同軟件與傳統(tǒng)OA的一個明顯區(qū)別。

可以說，OA不等于協(xié)同軟件，二者不能簡單歸為同一類。就是具備了協(xié)同功能的OA軟件，也只能算是協(xié)同化OA軟件。由此而言，協(xié)同軟件產(chǎn)生于OA但更高于更強于OA。

于是協(xié)同概念近兩三年風(fēng)生水起，開始流行紅火。而忽然間，不少傳統(tǒng)OA廠商也紛紛搖身一變，都套上了協(xié)同的外套，號稱自己為“協(xié)同軟件”。甚至有人提出“協(xié)同當(dāng)立，OA當(dāng)下”之論。

如今一些協(xié)同軟件廠商號稱自己不僅具有辦公應(yīng)用平臺，同時還能支持CRM、HR、財務(wù)管理，ERP也不在話下，似乎協(xié)同軟件“大小通吃、無所不能”。

只要你肯付錢，軟件的功能似乎是可以無限擴充的。現(xiàn)在一些倡導(dǎo)協(xié)同者乎陷入了一個“泛功能”的誤區(qū)，為一味地迎合用戶“小而全”的需求，幾乎試圖以一個軟件解決所有應(yīng)用單位所有的疑難問題、提供所要的全部功能，然而這就可能使自己脫離原有的本質(zhì)、核心——辦公信息處理自動化，就得博而不專、泛而不深了。

勿庸諱言，集過多種類、功能于一體的軟件，容易造成功能閑置，系統(tǒng)空洞；其次，功能越全，系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護越麻煩；再次，功能多一點，價格多一層，一次性投入太大；另外，服務(wù)成本直線上升，隱形風(fēng)險增大，甚至使應(yīng)用半途而廢。

因此機關(guān)、企事業(yè)單位選購信息化系統(tǒng)時，主要應(yīng)充分考慮自己的應(yīng)用規(guī)模、實際需求和支付能力，如果以適用為出發(fā)點，那么就堅決砍掉那些可有可無、利用率低的“雞肋”模塊、功能，選一個功能緊湊、能滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發(fā)的OA系統(tǒng)就行；如果用戶單位是一個大規(guī)模的應(yīng)用，還有一定的高要求，就要找一個擴展性與集成性較好的協(xié)同產(chǎn)品為宜。

其實，就拿OA的功能來說，無論是金和、用友致遠、通達、點擊還是不知名的中小軟件商，70%的內(nèi)容都是相同的，只不過應(yīng)用深度不同。而通常一個工作流軟件的功能每增加10%，價格至少會增加100%~300%，應(yīng)用單位要看看自己有沒有必要為剩下的20%多付那么多的費用。

如今一些廠商大張旗鼓為“協(xié)同”，號稱自己集成了辦公、計劃、人事、客戶、財務(wù)等功能模塊于一體，但這些模塊往往是“看起來很美”，并不能代替專業(yè)的管理軟件，只能做簡單的記錄、備份和應(yīng)用工作。做專才能做強，這是一個硬道理。

當(dāng)然，業(yè)界也鼓勵將協(xié)同理念和協(xié)同應(yīng)用更多地納入OA中，使其可以對企業(yè)各種分散存在或被分隔的資源進行有效整合，從而讓企業(yè)的管理真正提升到一個新的層面，但是不能過分炒作概念，也不能無限“泛功能化”。畢竟單一概念的協(xié)同軟件是不存在的，畢竟用戶單位需要的是實實在在的應(yīng)用軟件，需要的是解決問題的有效方法，需要的是軟件恰到好處的功能。