論新時期如何發揮檔案管理的服務職能

內容提要：檔案管理是為社會主義現代化建設服務的。筆者認為可以利用現代化管理手段提高檔案管理的服務質量，努力提高檔案管理人員的服務素質、不斷創新檔案服務機制等策略拓展新時期檔案管理的服務職能的重要途徑。

關鍵詞：檔案管理：服務職能：服務素質

檔案管理為社會服務是一個古老的問題。但是。隨著社會主義市場經濟體系的建立、信息技術和因特網技術的飛速發展，改變了過去檔案管理的服務方式。使檔案管理工作向社會傳播檔案信息、承擔社會宣傳教育。為社會的經濟、政治、科學、文化等各方面服務職能呈現出新的時代特點。本文試從利用現代化管理手段提高檔案管理的服務質量、努力提高檔案管理人員的服務素質等角度來論述在新時期如何更有效地發揮檔案管理的服務職能。

一、利用現代化管理手段提高檔案管理的服務質量

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用。檔案管理的服務性也突出地表現在檔案利用工作這個環節上。使用現代化的檔案管理手段，例如實現計算機管理檔案等。可以有效提高檔案管理工作的標準化與規范化。進而有效地提高檔案的利用率。目前。檔案管理部門正面臨著社會經濟的飛速發展以及現代計算機網絡技術的普遍應用。所以在檔案管理的手段上應轉變觀念。在服務社會的形式上應注重實效。例如，在編制檢索工具時。不要再編制不科學、利用率低的手工檢索工具。要在計算機檢索工具上多做文章。開發編制一些標準統一、易操作、高質量、全方位的計算機檢索途徑，取代手工檢索。為利用網絡技術實現信息資源共享創造條件。再如。目前國內許多檔案管理單位利用互聯網開展網上服務，建設檔案信息資源數據庫。實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化。進行快速通訊與信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢。提供查詢和資信服務。使網絡成為檔案管理為社會公眾提供檔案服務的重要形式。

二、努力提高檔案管理人員的服務素質

在生產力的諸要素中。人是決定因素。所以檔案管理服務質量的好壞，服務人員的能力素質是關鍵。在新的歷史條件下，檔案管理的專業化要求日益突出。但是。檔案管理專業技術人員在檔案管理隊伍中卻只占據極其微弱的比例。畢業于檔案管理專業的人才寥寥無幾。管理人員的文化程度和專業素質都不適應新時期開展檔案工作的需要。特別是進入二十一世紀后。熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的人才十分匱乏，如果不加強人才的培養。提高檔案管理干部隊伍的素質，檔案管理的服務功能將受到很大制約。筆者認為提高檔案管理人員素質，可以從以下幾個方面人手：

首先。重視檔案管理人員的政治素質培養。鼓勵檔案管理者認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平建設有中國特色的社會主義理論，做到有正確的政治方向、政治立場和政治觀點。加強政治紀律。提高政治鑒別力和政治敏銳性，在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問題上同黨中央保持高度一致。恪守檔案工作紀律。檔案工作者還應當有著一種強烈推動社會發展的歷史使命感。能以天下為己任。樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。

其次。加強業務素質提高。檔案管理人員不僅要學習掌握檔案學專業理論知識。還要熟悉與檔案工作相關的文化理論和科學技術。比如文史知識、社會學、情報學、統計學、心理學、傳播學知識及現代化設備的操作技術等。特別是從事信息開發和編研工作的人員。必須以“博才”或“通才”取勝。因此，可以因地制宜。因材施教地采取多種形式的繼續教育培訓。并將這各培訓納入專業技術人員考核范疇。使檔案管理人員的繼續教育培訓規范化。制度化。

第三，樹立具有強烈的時代意識。現代社會已進入信息時代。特別是市場經濟的建立。形成了一套激烈的競爭機制。追求信息的快速傳遞。發揮時效是信息價值競爭的重要措施。檔案管理人員作為掌握大量檔案信息的專業技術人員。要樹立積極采用現代化手段開展檔案服務工作的意識。大膽地進行編研更新。努力學習現代化設備的實踐技術，比如電子計算機技術，網絡技術，多媒體技術，影視制作技術等。促進檔案管理工作的發展跟上時代節拍，更好地為國家的現代化建設服務。

三、利用多種渠道。不斷創新檔案服務機制。

筆者認為。堅持檔案管理工作的服務機制創新。實質上就是要把檔案部門的各項服務功能挖掘和開發出來。例如。加強社區檔案服務管理就是新時期檔案管理服務機制創新的新突破。是檔案管理緊緊圍繞社會。服務大局、服務社會、服務群眾的重要保證，社區檔案是一種新型檔案資源。檔案管理部門可充分利用其自身優勢。宣傳檔案、共享檔案資源。發揮社區檔案的社會服務功能。這也是檔案管理部門踐行“三個代表”重要思想的具體體現。

此外。我國不同檔案館的檔案信息資源無論是數量上。或是質量上都存在很大差異，但各自又有自己的特點、各自的優勢，如果加強橫向聯合，發揮各綜合檔案館館藏的綜合優勢和互補效應。打破區域界限。從更廣闊的空間加強聯系，提供綜合服務，聯合開發檔案信息資源。實現檔案信息交流的最大流量和最佳服務。使檔案的利用向廣泛、縱深發展。那么檔案館的社會功能也將得到充分發揮。我們可以通過建立檔案館網、或以檔案信息服務集團的方式。實現檔案信息資源的交流與協作。形成合力。為加入社會的信息網絡打下基礎。

綜上所述。筆者認為在新的歷史時期內。檔案管理工作的重要使命就是全面充分地實現其服務職能。只有努力提高檔案管理人員素質。充分開發和利用檔案信息資源。不斷創新檔案服務機制。才能保證檔案管理工作積極主動地為社會主義經濟建設主戰場服務。為全面建設社會主義小康社會服務的職能得以有效發揮。