基于集成框架的企業數據管理策略研究

[摘要] 剖析企業數據管理模式，探討其數據共享方式和存在的主要問題，分析研究ERP（Enterprise Resource Planning）系統中的數據共享機制，提出基于集成框架的企業數據管理（簡稱IEDM）策略，解決部門間數據不一致問題，實現數據的真正共享，建立集成化的數據管理模式，支持企業信息化科學有效地持續發展。

[關鍵詞] 數據共享 數據分析 數據管理模式 企業資源管理

一、引言

“用數據管理企業”，一語道破數據之于企業是何等重要。通過數據，可以了解企業經營的好壞，賠了？賺了？通過數據，可以發現企業運營過程中存在的問題，拖期了？缺貨了？成本太高了？通過數據，企業可以分析銷售歷史，預測未來市場，決策新產品投產?？梢哉f企業的一舉一動都是通過數據反映到各個層面上，準確的、集成化的數據管理是企業信息化建設重要任務之一，推行信息化建設而沒有有效管理好數據，其結果必敗無疑。

企業數據管理策略研究對企業的信息化建設至關重要，我們要對企業數據進行深入分析，研究企業生產經營過程中產生的各種數據，對這些數據進行分類，甄別出原始數據、中間過程數據和結果數據，企業只要建立和維護最原始數據，就可以派生出企業經營過程所需要的全部數據，因此，企業原始數據是研究企業整體數據管理的基礎，也是支持企業運營的關鍵。

企業現行的數據管理模式并不區分原始或非原始數據，對企業而言，在未進行整體數據規劃之前，企業的所有數據由各職能部門分別管理，本部門產生的數據也好，本部門使用的數據也好，都必須至少保留一份，以支持日常工作。

沒有應用IT技術的傳統企業，由于數據的記載、傳遞和使用只能通過紙面文件實現，因此其數據共享方式只能是紙面文件復印，一式多份，分發給各使用部門。數據產生部門自留一份原始文件，將原始文件復印多份分發給不同部門使用和管理，期間的文件更改通過發放更改單進行。即同一數據的多份拷貝在不同部門內使用和維護，由于數據的維護分別進行，在原始數據發生改變時，同種數據在不同的使用部門發生不一致的情況也就在所難免。

初期應用IT技術的企業，一些部門已開始使用計算機來錄入和管理數據，但只限于簡單的本部門業務的數據管理，即處于單方面業務應用階段，部門之間沒有形成網絡，數據共享方式較紙面文件有些變化，把紙面文件復印改為電子文件拷貝。多使用軟盤進行數據復制，由于軟盤拷貝數據不像紙面文件有簽字和曬蘭，授權認可成為一大障礙。所以在這種情況下，多數企業雖然為了加快數據傳遞速度，允許使用軟盤拷貝數據，但仍以紙面文件作為有效文件，數據共享方式沒有實質變化。

隨著IT技術應用的不斷深入，許多企業開始建立本企業局域網，將各職能部門、生產單位所使用的計算機通過網絡聯結起來，企業內部的網站建設開始迅速漫延，工藝管理、生產管理、人力資源管理、采購管理、銷售管理、質量管理網站等等，以各部門為單位的主要業務和公共數據開始在網上發布。在此種情況下，軟盤拷貝的數據共享方式逐漸被網上數據傳遞所取代。信息發布及下載成為主要的信息共享方式。

網上信息發布可以使其他部門及時得到通知，下載數據文件實質是網絡環境下的數據拷貝，數據傳遞的載體變了，從紙面、軟盤變為網絡，但下載后的數據文件仍然需要各部門自己維護。也就是說數據的傳遞環節有所改變，但數據的管理模式并沒有發生根本改變，對同一數據的管理依然是多部門使用，多部門分別維護，數據矛盾、相互之間數據不一致問題仍未得到解決。

舉一個最具代表性的例子，作為企業生產最主要依據的工藝計劃文件除工藝部門外，將被采購、生產、計劃、銷售等各部門使用。工藝計劃是由綜合工藝部門依據設計文件編制的，規定了制造產品所需要的所有零部件、以及這些零部件由哪個生產單位制造、配套數量是多少、生產周期有多長等等。生產計劃部門根據這份文件編制生產計劃，采購供應部門據此安排采購計劃，庫房也要根據這份文件進行配套發放，經營管理部門要據此制定相應工時定額，現場工藝要確定材料定額、編寫工藝規程等等。

在傳統手工管理方式下，由于工藝計劃文件是各部門開展工作的主要依據，則制定該文件的綜合工藝部門除了自己保存一套之外，還必須復印多套，分發給生產計劃部門、制造單位內部的調度、經管、庫房等部門，以及工時定額、材料定額、采購供應部門、成本核算部門等等。總之，只要與生產該產品相關的配合部門都要有一套，作為本部門展開工作的依據。

由于設計更改不斷發生，工藝計劃也要進行相應更改，隨著工藝計劃更改文件的不斷發放，每個使用部門根據更改要求跟蹤更改自己使用的那套工藝計劃文件，經過一段時間使用后，同一產品的工藝計劃數據在不同部門之間就已經大不一樣了。筆者在組織車間輸入當前使用的現場工藝計劃數據時，發現分散在生產、工藝、財務各部門使用的工藝計劃表數據差異相當大，數據不一致、數據冗余情況筆筆皆是。也就是說組織采購的、組織生產的、進行成本核算的、進行庫房配套的各有一套本部門使用的數據，那么采購項目出錯、成本核算出錯、配套出錯、生產項目出錯也就不以為怪了。

這是手工方式管理下以拷貝方式使用同一數據所無法避免的問題，共享數據不一致最終反映到生產過程中，交付項目與需求項目不能完全吻合，缺項、廢料和趕工在所難免，直接影響企業的生產效率和經濟效益。為了減少生產過程的失誤，一般生產單位最常采取的措施就是定期或不定期對賬。各部門約個時間，確定供需雙方的項目是否一致，頻繁對賬耗費了生產管理人員大量工作時間，這種事后檢查控制的結果只能暫時緩解數據不一致問題，不能從根本上解決數據共享的同時保證數據準確的問題。

基于上述數據管理理念，無論是紙面文件拷貝、軟盤拷貝，還是網絡環境的文件下載，都沒有從根本上脫離數據拷貝的共享方式，多部門擁有和維護同一數據，數據重復、不準確、相互之間不一致等問題沒有得到徹底解決。

二、集成框架下的ERP系統數據共享機制

企業中的各類數據都離不開一個重要對象——物料項目，設計是以產品為設計對象，工藝計劃主要以零件、組合件為管理對象，生產計劃以交付項目為控制對象，銷售以產品為管理對象，采購以成品和原材料為管理對象，等等。也就是說這些職能部門的最主要工作是以企業中的材料、零件、組合件、部件、產品等物料項目為核心展開工作。

根據上述分析，我們可以在共享數據庫系統中建立統一的組成產品的物料項目數據，對每一物料項目確定一個唯一標識，并將各業務部門與產品相關的數據也以物料屬性的方式建立到物料項目上，如物料的設計屬性數據、工藝屬性數據、生產制造用數據、計劃用數據、財務成本用數據、采購相關數據、銷售相關數據、庫存相關數據等等。這些數據決定了每一個物料項目在產品生產經營過程中的管理方法和約束條件。

一個物料項目在系統中只能建立一次，原始數據建立的最基本約束就是同一數據無法重復輸入。企業中的工藝計劃數據、材料定額數據以物料項目之間的裝配關系——即產品結構數據來體現。它將企業的工程、工藝、計劃、采購、生產、財務、質量等方面數據以物料屬性的方式集中在物料項目上，并通過產品結構數據的建立形成不同的產品系列，通過對物料項目數據的建立、維護與跟蹤，實現生產過程數據的動態記錄和相關財務數據的核算。

在數據庫系統中原始數據的建立和修改只允許由原始數據產生部門的授權用戶進行，同一數據不能由其他任何部門重復存儲，數據的維護由相對固定的授權用戶完成。不為其他任何部門提供復制、下載功能，這就從數據管理機制上徹底解決了同一數據多部門使用和維護的問題。

其他部門對共享數據的使用不能以下載方式進行，任何部門對數據的使用都必須借助計算機程序，通過程序讀取最新適時狀態的原始數據，并利用原始數據生成本部門需要的新數據，程序的編制與實現完全依賴各部門自身業務的處理邏輯。杜絕將原始數據下載然后使用的數據共享方式，徹底解決數據不一致問題。

例如庫房需要根據工藝計劃數據進行物料的配套發放，在集成框架下的數據共享機制需要編制配套數據生成程序，首先讀取最新的生產計劃數據，然后將工藝計劃中相應組件的配套數據和生產周期數據讀取出來，根據生產計劃所需要的數量和時間，計算推導出庫配套的物料數量與時間，它通過程序直接調用工藝計劃數據而不保留該數據，它所保存的是基于工藝計劃數據而新生成的出庫配套數據。

無論是生產計劃編制、庫房發放、材料采購、成本核算等等，只要是使用工藝計劃數據，一律通過算法邏輯借助計算機編程調用原始數據，保存新生成數據，實現對原始數據的共享使用。這種基于集成框架的數據共享機制保證了各部門使用數據的來源是唯一的，數據的維護也是惟一的，自然也就從根本上解決了數據共享中數據不一致問題。

三、基于集成框架的企業數據管理策略（簡稱IEDM策略）

要建立基于集成框架的企業數據管理機制必須要經歷下述幾個步驟：

1.對企業的現有數據管理模式進行深入細致分析，以部門為單位劃分數據類別，明確哪些是原始數據，哪些是中間過程數據，哪些是引用其他部門數據。在數據分類過程中，可以以本部門的報表、賬冊、單據等紙面文件為依據進行數據分類。

2.對各部門中的原始數據進行分類匯總，以物料項目為基本單元，逐步建立企業統一的完整的來自各部門的物料項目數據，并以物料項目之間的裝配關系將各項目關聯起來，形成企業獨特的產品系列。

3.對已形成的完整的物料項目數據進行規范化整理，對各部分數據管理權限進行重新劃分，并進一步明確數據管理責任，建立完善的數據產生與維護管理制度，形成標準的工作程序。

4.在網絡環境下，建立企業中央數據庫，將規范、完整、權限分明的物料項目數據全部納入中央數據庫中進行統一管理，并對每部分數據實施網絡權限分割。與此同時，必須建立數據維護監督管理機制，保證中央數據庫的實時更新，不能保證實時更新的數據庫系統尤如一堆垃圾，除了浪費資源，不會給企業帶來任何效益。

5.根據各職能部門需要，建立各類數據調用程序，以保證中央數據庫對各項業務職能的支持。

四、IEDM策略在企業中的應用分析

企業信息化建設基礎不同，可能所采取的數據管理策略也稍有差異。對于信息技術一窮二白的企業來說，信息化基礎比較薄弱，信息技術人才嚴重缺乏，自行組織數據分析、分類和中央數據庫的建立難度很大，建議這類企業采取外包方式或合作開發方式實現本企業的數據共享管理。當然，如果管理基礎很好，資金又很充裕的情況下，引入適合本企業的ERP系統不失為企業快速建立集成化數據管理框架之上策。

對于信息化建設已有一定基礎的企業，已經能夠以網絡方式傳遞數據、實現數據共享的企業，采用上述方法是最合適的。它的數據管理比較規范，信息化管理有一定基礎，信息技術人才隊伍已經建立，有足夠的人力、物力、財力和技術對自己的數據管理需求進行深入細致分析，并根據企業自身需要建立統一的中央數據庫，形成集成框架下的數據管理模式。

對于已經采取ERP系統進行管理的企業來說，已沒有必要再重新建立中央數據庫。但是，在應用ERP系統之初還是要采用IDEM方法加以分析和管理，以保證ERP系統的應用能夠真正滿足本企業數據管理的需要。當然，如果在應用ERP系統過程中，數據管理方面存在不如人意的地方時，可以采用IEDM方法進行分析，確定數據問題所在，借助ERP系統所提供的開發工具進行完善。

五、企業數據管理未來走勢

企業建立集成框架下的數據管理模式是企業信息資源開發利用的第一步，這一步建立了企業最原始數據，使其他各職能部門能夠共享，并充分利用這些數據實現本部門的各項業務處理。然而，伴隨業務數據處理范圍的不斷擴大，企業內各種數據日益積累，當達到海量數據時，會出現無法駕馭、難以有效利用的情況，這個時候要求企業能夠對數據進行多維度管理，對數據的利用也需要借助數據挖掘工具加以深化和提煉，從信息的載體形式管理向內容的知識管理深化，要注重對數據的進一步加工和內容分析，對此，企業在建立集成框架下的數據管理模式基礎上，需要綜合運用數據倉庫、數據挖掘和知識發現等技術，從大量數據中抽取出具有一定規律的知識，實現數據的深層次開發，提高企業信息資源的使用價值，充分利用信息資源，全方位地支持企業基層業務、中層管理和高層決策，為企業全面實現現代化管理打下堅實的數據基礎。

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