企業信息化建設中采購系統的設計

一、引言

信息化社會的飛速發展對現代企業管理提出了更高的要求，隨著企業信息化的發展，采購作為企業生產經營的一個重要環節更應該加強管理，充分利用內外部環境條件，逐步實現企業采購的信息化管理。

現代企業面臨著需求多樣化和個性化的雙重挑戰，采購將會直接影響到企業的生產、產品的銷售以及整個供應鏈的最終獲利情況。另外一方面，目前采購成本在企業中的總成本隨著供應鏈的發展以及外包的深入，比重仍在上升，有統計表明，采購環節的節約與企業利潤之間存在倍增效應或乘數效應:即采購環節節約1%，企業利潤將增加5%～10%，由此可見，采購環節管理的好壞，己成為企業降低成本，提升運營效率的關鍵因素。

采購管理就企業采購的具體職能來說:一方面，它要實現對整個企業的物資供應;另一方面，它是企業聯系整個資源市場的紐帶。在采購管理過程中企業必須考慮到價格、采購路線、交貨的準時性、影響價格的特殊因素、采購訂單的數量與質量以及供應商的穩定性與可靠性。此外，采購職能還與企業的長期目標密切相關。盡管采購部門極少單獨做出長期的戰略決策，但采購部門應該在新產品開發或產品的重新設計、產品價值分析、自制或外購決策、產品定價、市場預測等方面發揮長期的管理職能。

采購系統是企業信息化的重點內容之一，它在企業之間的原材料和半成品生產合作交流方面架起了一座橋梁，溝通生產需求與物資供應的聯系。在企業信息化環境下，要提升企業的競爭力、實施有效的采購管理必須在管理信息技術、組織和業務流程、質量和成本控制、采購模式、供應商管理等方面做出重大改進。因此，研究企業信息化環境下的企業采購系統對我國企業快步邁向國際市場、提高在國際市場上的生存和競爭能力有著十分重要的理論與實際意義。

二、采購系統的分析與設計

目前，企業存在的較大問題是由于企業之間的采購信息傳遞方式大多仍是電話、傳真方式，尚未達到企業之間及時的信息共享，造成信息反饋滯后，采購周期變長，無法適應快速變化的市場及單位的需求。此外供應商關系還處在松散型的狀態，未建立戰略伙伴關系，距離一體化采購管理模式的建立還有一定的距離，從而使企業的競爭力受到一定程度的削弱。企業的供應科人員特別希望能夠建立共享信息平臺，更及時的了解他們供應商和客戶的有關信息，避免信息不對稱造成成本損失，保證供需雙方信息的準確性和及時性，以便做出正確的采購決策。一個完善的采購管理系統可以幫助該企業達到企業內部及企業之間的信息共享，提高效率，從而降低采購和庫存成本。這就需要開發一個系統使企業能夠準確且及時地了解供應商和客戶的信息，為企業管理人員制定決策提供了可靠的依據，減少ERP對企業外部環境動態變化的響應時間，從而提高企業的市場變化的適應能力和對客戶需求的快速響應能力。

目前，國內一些軟件開發商己從單個企業的獨立的采購管理系統的研究開始，逐步在企業內部注重生產、采購、銷售、財務一體化的研究，但將采購管理系統置身于供應鏈環境中加以研究才剛剛開始，供應鏈環境下采購計劃的制定方法、采購訂單的處理方式、采購業務流程的設置，都較單個企業內部的采購管理有許多異同。目前這方面的采購管理系統軟件尚不多見。

采購管理通常包括以下幾項基本職能是采購計劃、采購組織、采購決策和采購控制。有效的采購系統可以幫助采購人員控制并完成采購物料從采購計劃、采購詢價、采購訂單、采購收料、采購發票的全部過程。可有效的監控采購計劃的實施，采購成本的變動及供應商交貨履約情況，從而幫助采購人員選擇最佳的供應商和采購策略，確保采購工作高質量、高效率及低成本執行。

針對目前大多數企業采購管理工作的現狀，對采購系統提出了以下功能設計:(1)信息登記：采購計劃登記、詢價單登記、采購訂單登記、收料單登記、普通發票登記、專用發票登記;(2)信息查詢：采購計劃查詢 、詢價單查詢、采購訂單查詢、收料單查詢、采購發票查詢、采購計劃明細查詢、詢價單明細查詢、采購訂單明細查詢、收料單明細查詢、采購發票明細查詢、待審核單據列表；(3)統計分析：采購資金預算、采購訂單統計、收料單統計、采購發票統計、采購計劃執行情況、采購訂單執行情況、在途情況分析、綜合統計分析、供貨商價格對比分析；(4)數據管理：原材料庫存修改、成品庫存修改、訂單生成與修改、合作單位信息修改;(5)維護設置：用戶管理、權限設置、備份數據、恢復數據；(6)退出系統：用戶退出采購系統。

三、應用效果

本系統在某企業集團應用以后，采購系統可幫助采購人員完成采購物料從采購計劃的制訂、采購申請、采購詢價、采購訂單、訂單跟蹤等采購業務的全部過程，每一業務都能有效控制。采購人員在向供應商發出采購令前不必像以前那樣，繁瑣地填寫大量的各種表格，只需審查系統所產生的每一期間內的采購計劃即可。如遇生產計劃變更，采購計劃相應變化。采購人員因有了及時準確的計劃信息，他們可從煩瑣的事務作業中解脫出來，用更多的時間和精力來進行價值分析，選項擇貨源和開發更多的合格供應商。有效地監控采購計劃的實施及采購成本的變動情況，幫助采購人員選擇最佳的供應，確保采購工作高質量、高效率、低成本地執行，使企業處于最佳的供貨關態。

本系統還可支持多幣種采購，與生產、庫存、應付賬及質量管理等子系統均有靈活的接口。采購作業計劃即可由生產管理系統直接下達，也可以從中長期采購計劃生成或從臨時需求中生成。采購作業計劃經審批后生成采購訂單，采購訂單審批后執行采購。采購管理系統與庫存、生產、質量及應付賬系統同時使用，效益將更明顯。

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