基于ＷＥＢ的辦公自動化系統應用研究

摘要：該文分析了辦公自動化的內涵和外延，介紹了目前我國辦公自動化(OA)的發展過程、基本技術以及辦公自動化所存在的問題。論述了以 Web作為技術的核心實現突破時間和空間限制的應用，通過瀏覽器完成系統內部的信息處理和信息查詢，充分實現信息的共享和交流。并從引用先進、主流的Internet網絡和Browse/Server結構進行平臺應用開發技術的角度，對辦公自動化的發展方向做出了展望。

關鍵詞：輔助辦公；辦公自動化；Web辦公自動化系統；客戶/服務器

中圖分類號：TP311文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2008)32-1272-02

1 引言

現代辦公方式正在不斷改造著我們的辦公室，先進的信息化手段、數字化工具和強大的網絡支持系統，使我們能夠容易地獲取信息、處理信息、發布信息和共享信息。辦公自動化的內涵也從以提高個人工作效率為目的，發展為通過提高組織內部的協同工作能力，從而提高辦公室整體工作效率。能否及時、準確、全面地為管理者提供決策所必需的信息和服務，是現代辦公室所面臨的重要問題。

2 辦公自動化概述

2.1 內涵和外延

辦公自動化簡稱 OA（Office Automation），在新的時期，基于多年辦公自動化建設經驗和互聯網技術的發展，我們對辦公自動化的認識也越來越清楚，辦公自動化建設的本質是提高決策效能為目的的。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。

對于企業高層領導而言，OA是決策支持系統（DSS）。對于中層管理者而言：OA是信息管理系統（IMS），對于普通員工而言：OA是事務／業務處理系統。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環境，使之準確、高效，愉快地工作。

2.2 辦公自動化系統的關鍵技術

辦公自動化是多種設備和先進技術的綜合，也是人機一體的有機整體。辦公自動化系統的關鍵技術有計算機技術、通信技術、自動化技術、數據庫技術和中間件技術等。從物化的角度看，技術就是辦公自動化系統的硬件和軟件。

辦公自動化系統的軟件包括系統支撐軟件、辦公自動化系統通用軟件和專用軟件。其中系統支撐軟件是維護計算機運行和管理計算機資源的軟件，如Win98， Win2000，WinXP， Unix操作系統和中間件服務器，如Web服務器、郵件服務器等[2]。通用軟件是指可以商品化大眾化的辦公應用軟件，如word\\Excel等。專用軟件是指面向特定單位、部門，有針對性地開發的辦公應用軟件，如文件處理、會議安排等。OA系統建設中，主要是對系統支撐軟件的部署。專用軟件的開發和通用軟件的二次開發。

這些關鍵技術表現在：

1) PHP 的 Cookie 技術

PHP（Personal Home Page）是目前最流行服務器腳本語言之一。它運行在Web 服務端，根據用戶請求或服務器端的數據產生動態網頁。Cookie 是在 HTTP 協議下，服務器或腳本可以維護客戶工作站上信息的一種方式。Cookie 是由 Web 服務器保存在用戶瀏覽器上的小關系文件，它可以包含有關用戶的信息（如身份識別號碼、密碼、用戶在 Web 站點購物的方式或用戶訪問該站點的次數）。無論何時用戶鏈接到服務器，Web 站點都可以訪問 Cookie 信息。

一般來說，Cookie 通過 HTTP Headers 從服務器端返回到瀏覽器上[3]。首先，服務器端在響應中利用 Set-Cookie header 來創建一個 Cookie，然后，瀏覽器在它的請求中通過 Cookie header 包含這個已經創建的 Cookie，并且反它返回至服務器，從而完成瀏覽器的論證。

瀏覽器創建了一個 Cookie 后，對于每一個針對該網站的請求，都會在 Header中帶著這個 Cookie；不過，對于其他網站的請求 Cookie 是絕對不會跟著發送的。而且瀏覽器會這樣一直發送，直到 Cookie 過期為止。使用 Cookie 的限制是，首先是必須在 HTML 文件的內容輸出之前設置；其次不同的瀏覽器對 Cookie 的處理不一致的，且有時會出現錯誤的結果；第三個限制是在客戶端的。一個瀏覽器能創建的 Cookie 數量最多為 30 個，并且每個不能超過4KB，每個 Web 站點能設置的 Cookie 總數不能超過 20 個。

2) PHP 的 SESSION 技術

Session 也稱為會話，其工作原理和 Cookie 類似，PHP為建立Session 的用戶產生一個獨一無二的字符串，用來標志這個用戶的 session。一般將這個字符串稱作 Session Id。然后“sess”＋Session Id 為文件名（例如一個 Session ID 為 123，那么文件名為 sess_123）在服務器的文件系統中建立一個文件，在文件中保存用戶在Session 所定義的全局變量的變量名和值。然后再將 Session Id 作為一個名為PHPSession 的 Cookie 保存在用戶端的文件系統中。

Session 利用 Cookie 的身份標志功能，將用戶在瀏覽網站時需要保存的信息保存在服務器上。這樣 Session 既克服了 HTTP 協議的缺陷，又防止了信息的泄漏，而且方便了編程者的使用，是一個非常好的解決方案。

3) 先進的群件平臺和分布式組件技術

做OA軟件離不開群件平臺，群件平臺的技術趨勢直接影響著OA軟件的發展方向。LotusNotes是一種所謂的“群組工作軟件”(簡稱群件)，它主要用于輔助一群人(可能位于不同地點)協同工作，因此它也被稱為開放式信息共享平臺[4]。利用Notes，所有群組中的工作人員可以跨越地理界線，在不同平臺上，不同組織機構中和不同的國家間共享信息，從而快速完成日常工作，進行決策和開發管理。

4) 網絡安全技術以及防火墻技術

計算機網絡技術的發展促使計算機應用日益廣泛和深入，同時也使網絡的安全問題日益復雜和突出。網絡安全在辦公自動化系統中占有很重要的地位。如果沒有安全策略和相應的技術措施來確保系統安全，將對辦公自動化系統造成重大破壞和不可彌補的損失。

由于每個辦公自動化應用系統都不相同，系統需要保護的信息資源也不完全相同，所以并沒有一個通用的安全策略，必須根據具體的系統來確定自己的安全策略。

網絡安全性可以大致分為四個相互交織的部分：保密、鑒別、抗抵賴性和完整性控制。保密是指保護信息不被未授權者訪問。鑒別是指在傳輸敏感信息或進行事物處理之前先確認對方的身份。抗抵賴性主要與數字簽名有關。完整性是指保護信息不能被他人訪問修改。

防火墻技術是內部網和外部網之間的一種安全防范系統，用來限制外部非法（未經許可）用戶訪問內部網絡資源和內部非法向外部傳遞信息，而允許那些授權的數據通過。它在內部與外部網絡之是構筑一個屏障，防止偷竊或起破壞作用的惡意攻擊。就防火墻采用的基本技術而言，可以分為包過濾技術（Packet Filter）和應用網關技術（Application Gateway）。

3 B/S 模式技術分析

在分部范圍內，由于信息點分布的特征和編制、體制情況，實現工作流與WWW 技術結合的辦公自動化會給分部實際辦公帶來真正的方便。下面將針對實際需要分析一下實現 B/S 模式辦公自動化的一些問題：1) 集成的客戶/服務器網絡系統；2) 交互系統；3) 分布式系統；4) 動態系統；5) 跨平臺系統；6) 圖形化的超媒體信息系統。

基本的辦公自動化系統模塊如圖1所示：

4 結論和展望

辦公自動化的發展方向應該是數字化辦公。所謂數字化辦公即幾乎所有的辦公業務都在網絡環境下實現。全面實現數字化辦公是辦公自動化發展的必然趨勢。從技術發展角度來看，特別是互聯網技術的發展，安全技術的發展和軟件理論的發展，實現數字化辦公是可能的。從管理體制和工作習慣的角度來看，全面的數字化辦公還有一段距離，首先數字化辦公必然沖擊現有的管理體制，使現有管理體制發生變革，而管理體制的變革意味著權利和利益的重新分配; 另外管理人員原有的工作習慣、工作方式和法律體系有很強的慣性，短時間內改變尚需時日。

實現數字化辦公離不開工作流技術，目前比較流行的是以郵件系統為基礎的工作流技術，或叫群件技術。這種類型的工作流直接使用消息傳遞中間件做為消息傳遞手段，不需使用專用的郵件系統做消息平臺。因此基于Web的工作流軟件將在未來的數字化辦公領域占主導地位。

參考文獻：

[1] 杜友生，尹鳳儀，李和平.辦公自動化系統的設計與應用[J].現代電子技術，2002(2):1-2.

[2] 王建宇.電子政務與辦公自動化的解決方案[J].Infoconstruction，2001(5):23-28.

[3] 吳小鋒，張新長，張潤朋.中小企業辦公自動化信息系統的研究與開發[J].計算機應用研究，2001，18(8):100-102.

[4] 劉林，楊衛華，張玉喜，Internet環境下交互式辦公自動化系統[J]. 軟件世界，2001(4):12-14.

[5] 蘭承祿. 基于B/S模式的辦公自動化研究及實現[D].西安：電子科技大學，2004:9-10.