文檔管理系統(tǒng)的研究與設(shè)計(jì)

摘要：文件檔案管理系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)的一個(gè)重要的組成部分。本系統(tǒng)的重點(diǎn)在于將文檔按照部門機(jī)關(guān)和文檔類別進(jìn)行分類列表，從而方便用戶查詢文檔信息。文件列表減少了用戶在查找時(shí)所耗費(fèi)的時(shí)間。強(qiáng)大的管理功能保證了文檔資料能夠最大化實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，作為公司各個(gè)部門有力的參考資料，優(yōu)化企業(yè)資源。

關(guān)鍵詞：文檔管理；數(shù)據(jù)備份與數(shù)據(jù)恢復(fù)；ADO.NET；VB

中圖分類號：TP311文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-3044(2008)08-10ppp-0c

1 引言

在日常工作和學(xué)習(xí)中，我們必然積累了大量的文檔資料，這些資料大部分是以Word、Excel、PowerPoint、Notes公文、各類圖片等形式存在。隨著時(shí)間的推移，這些資料積累越來越多，特別在企業(yè)信息資料和文檔的管理帶來了許多難題。我們分析了大量的中小型企業(yè)和公司，在企業(yè)信息和文檔的管理上普遍存在以下問題：文檔管理較亂，查找困難企業(yè)在運(yùn)作過程中積累的大量圖形文件、設(shè)計(jì)文件、Word文檔，代碼文件等等目前采用的僅僅是操作系統(tǒng)提供的文件管理功能，所有文件存放在各自使用的計(jì)算機(jī)或文件服務(wù)器中，分別由不同人來維護(hù)，往往造成同一設(shè)計(jì)文件有多處備份。 文檔安全性差，由于目前企業(yè)的大量文件存放在各自使用的計(jì)算機(jī)或文件服務(wù)器中，分別由不同人來維護(hù)，需要共享時(shí)，一般都只是利用局域網(wǎng)簡單的共享文件，這樣容易造成文件被不需要的人拿到或者看到，造成信息泄密。并且由于缺乏安全的備份策略，有的文件甚至?xí)蝗藧阂獾膭h除掉，給企業(yè)造成重大的損失?？梢哉f企業(yè)信息是企業(yè)生命所在，沒有企業(yè)信息的安全就沒有企業(yè)的安全。

因此，我們需要一個(gè)專門的文檔管理系統(tǒng)來管理那些凌亂的資料，它可以是我們的工作更加趨向與高效率和高質(zhì)量。還可以是我們的文檔信息更加具有安全性。

2 文檔管理系統(tǒng)的簡介

本系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)對大量文件、資料的規(guī)范管理，可以將企業(yè)的所有設(shè)計(jì)文檔全部按產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹進(jìn)行分類管理，并且提供了完善的版本及權(quán)限管理機(jī)制，確保技術(shù)文檔管理的安全性和有效性;另外，系統(tǒng)提供的圖檔關(guān)聯(lián)功能可以將同一圖檔關(guān)聯(lián)到其它多個(gè)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹分支上，實(shí)現(xiàn)一圖多用，保證了圖檔的一致性。

本系統(tǒng)能改善企業(yè)現(xiàn)有的圖文檔管理現(xiàn)狀，提高管理規(guī)范性、安全保密性、操作可控性和版本一致性，從而提高產(chǎn)品數(shù)據(jù)信息的利用率，改善電子設(shè)計(jì)資料管理混亂的局面，為提高企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新能力和產(chǎn)品設(shè)計(jì)及研發(fā)效率起到非常重要的作用，同時(shí)也為后期的PDM 系統(tǒng)集成奠定良好的基礎(chǔ)。

文件檔案管理系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)的一個(gè)重要的組成部分。本系統(tǒng)是以VB.NET為前臺開發(fā)工具，SQL SERVER 2000為后臺數(shù)據(jù)庫的文檔管理系統(tǒng)，其數(shù)據(jù)庫連接主要運(yùn)用了VB.NET中的ADO.NET控件。本文檔系統(tǒng)主要由用戶查詢、文檔管理和用戶管理三個(gè)大的功能模塊組成。用戶查詢是一般用戶登錄系統(tǒng)到一般用戶界面可以對文檔進(jìn)行查詢?nèi)缓蟛殚單臋n內(nèi)容。管理員主要負(fù)責(zé)對文檔信息的管理和用戶信息管理，文檔信息管理主要是對歸檔文檔信息的更改，刪除等操作。用戶信息管理同樣是對用戶信息的添加，刪除，更新的操作。本系統(tǒng)的重點(diǎn)在于將文檔按照部門機(jī)關(guān)和文檔類別進(jìn)行分類列表，從而方便用戶查詢文檔信息。文件列表減少了用戶在查找時(shí)所耗費(fèi)的時(shí)間。強(qiáng)大的管理功能使管理員對文檔信息和其他信息在長時(shí)間里做到實(shí)效性的維護(hù)，對文檔進(jìn)行了合理有效的管理。保證了文檔資料能夠最大化實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，作為公司各個(gè)部門有力的參考資料，優(yōu)化企業(yè)資源。

3 流程分析

文檔管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖如圖1所示。

圖1 數(shù)據(jù)流程

4 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

4.1 文檔管理系統(tǒng)功能分析

4.1.1 功能需求分析

該系統(tǒng)的主要功能是有效的管理用戶在工作中積累的大量文檔資料，使用戶更加有效的管理資料和保證用戶資料的安全性。文檔要是保存到文檔管理系統(tǒng)，就存入了數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)庫具有很高的安全性。而且系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份與數(shù)據(jù)恢復(fù)功能可以有效的避免資料的丟失等問題。該系統(tǒng)還要有數(shù)據(jù)的查詢功能，這是用戶所必須的。用戶可以很快的從大量的文檔資料中查找出自己所需的資料。用戶還可以打開數(shù)據(jù)庫中的文檔資料進(jìn)行修改，然后保存到數(shù)據(jù)庫中。用戶可以把所需要的資料保存入庫，隨時(shí)在系統(tǒng)中打開。要是用戶想打印文檔，可以直接在系統(tǒng)中打印。

4.1.2 功能設(shè)計(jì)

系統(tǒng)分為系統(tǒng)操作、系統(tǒng)維護(hù)、系統(tǒng)管理三個(gè)模塊。系統(tǒng)操作包括：對樹形結(jié)構(gòu)圖中的節(jié)點(diǎn)的操作（增加節(jié)點(diǎn)、刪除當(dāng)前節(jié)點(diǎn)、修改當(dāng)前節(jié)點(diǎn)），當(dāng)在菜單欄或用快捷菜單進(jìn)行操作是都會實(shí)現(xiàn)其功能。用戶可以修改或添加節(jié)點(diǎn)來增強(qiáng)系統(tǒng)文檔的名稱，從而使文檔更加有條理，更清晰。添加文檔是用戶可以將打開的文檔保存入數(shù)據(jù)庫中。系統(tǒng)維護(hù)包括：數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)還原系統(tǒng)初始化，用戶可以在必要的時(shí)候進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以防數(shù)據(jù)丟失。就算丟失了還有一招就是可以數(shù)據(jù)還原。在數(shù)據(jù)備份的時(shí)候選好路徑就可以開始備份了，當(dāng)備份完成是會彈出備份完成的消息欄。

4.2 數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)

打開SQL SERVER中的企業(yè)管理器，連接好服務(wù)器之后，右鍵單擊數(shù)據(jù)庫，然后新建數(shù)據(jù)庫，新建數(shù)據(jù)庫表。建立4個(gè)表，分別命名為表excel，表txt，表doc和表image. 然后用導(dǎo)入數(shù)據(jù)的方式將excel、txt文檔、doc文檔和image類型文檔將他們存儲在不同的表中。必須注意的是存儲它們的數(shù)據(jù)類型要用image類型。在建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫表是存儲用戶名和用戶登錄密碼的表，命名為用戶。系統(tǒng)是通過用戶表在用戶登錄時(shí)驗(yàn)證用戶名和密碼。如果密碼和用戶名都正確用戶才能進(jìn)入系統(tǒng)主界面，如果密碼或用戶名錯(cuò)誤，則會顯示密碼或用戶名錯(cuò)誤的信息提示。

5 結(jié)構(gòu)圖的設(shè)計(jì)

各功能模塊的設(shè)計(jì)圖如圖2所示。

圖2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

6 系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

6.1 系統(tǒng)界面的設(shè)計(jì)

6.1.1 登錄界面如圖3

圖3 登錄界面

6.1.2 系統(tǒng)主界面設(shè)計(jì)如圖4

圖4 系統(tǒng)主界面

6.1.3 數(shù)據(jù)還原與備份界面如圖5

圖5 數(shù)據(jù)還原與備份界面

6.2 系統(tǒng)部分功能代碼

6.2.1 命名空間里輸入以下代碼

Imports system.data.common

6.2.2 Form1的load事件代碼

Private Sub Form1_Load(ByVal sender As System.Object， ByVal e As System.EventArgs) Handles MyBase.Load

With OpenFileDialog1

.Filter = \"Office Documents \" _

\"(*.doc，*.xls，*.txt)|*.doc;*.xls;*.txt\"

.FilterIndex = 1

End With

TreeView1.ImageList = ImageList1

Dim n1 As New TreeNode(\"所有文件\")

n1.ImageIndex = 0

Dim i As Integer

For i = 1 To 10

Dim n2 As New TreeNode(i)

n2.ImageIndex = 1

Next

End Sub

6.2.3 新增節(jié)點(diǎn)代碼

Private Sub 新增節(jié)點(diǎn)ToolStripMenuItem_Click(ByVal sender As System.Object， ByVal e As System.EventArgs) Handles 新增節(jié)點(diǎn)ToolStripMenuItem.Click

Dim newnode As TreeNode = New TreeNode(\"節(jié)點(diǎn)名稱\")

TreeView1.SelectedNode.Nodes.Add(newnode)

End Sub

6.2.4 刪除當(dāng)前節(jié)點(diǎn)代碼：

Private Sub 刪除當(dāng)前節(jié)點(diǎn)ToolStripMenuItem_Click(ByVal sender As System.Object， ByVal e As System.EventArgs) Handles 刪除當(dāng)前節(jié)點(diǎn)ToolStripMenuItem.Click

TreeView1.Nodes.Remove(TreeView1.SelectedNode)

End Sub

6.2.5 添加文檔代碼：

Private Sub 添加文檔ToolStripMenuItem_Click(ByVal sender As System.Object， ByVal e As System.EventArgs) Handles 添加文檔ToolStripMenuItem.Click

Dim strFileName As String

With OpenFileDialog1

.FileName = \"\"

.ShowDialog()

strFileName = .FileName

End With

If strFileName.Length Then

oDocument = Nothing

WebBrowser1.Navigate(strFileName)

End If

End Sub

6.2.6 數(shù)據(jù)備份代碼:

Dim conn As New SqlConnection(\"server=\" TextBox1.Text \";database=Erms;Integrated Security=SSPI\")

Try

Dim comm As New SqlCommand

conn.Open()

Dim flie As String

flie = TextBox1.Text

If Len(Dir(flie)) Then

Kill((flie))

End If

'ComboBox1.Text 為數(shù)據(jù)庫名稱 flie 為要備份的路徑

comm.CommandText = \"backup database \" ComboBox1.Text \" to disk='\"

Flie+\"’ \"

comm.Connection = conn

comm.ExecuteNonQuery()

MsgBox(\"備份成功!\"， MsgBoxStyle.Exclamation， \"提示信息\")

Catch ex As Exception

MsgBox(\"發(fā)生異常，異常原因:\" ex.Message， MsgBoxStyle.Exclamation， \"

提示信息\")

Finally

conn.Close()

End Try

6.2.7 數(shù)據(jù)還原

還原的時(shí)候一般還原本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫時(shí)候都會報(bào)錯(cuò)，顯示數(shù)據(jù)庫正在使用，所以我們需要先銷毀進(jìn)程，然后在別的數(shù)據(jù)庫中來還原我們使用的數(shù)據(jù)庫。在master數(shù)據(jù)庫中新建這樣一個(gè)存儲過程。

create prockillspid(@dbname varchar(20))

as

begin

declare@sqlnvarchar(500)，@tempvarchar(1000)

declare@spid int

set@sql='declaregetspidcursorfor

selectspid fromsysprocesseswheredbid=db_id('''+@dbname+''')'

exec(@sql)

opengetspid

fetchnextfromgetspidinto @spid

while@@fetch_status =0

begin

set@temp='kill '+rtrim(@spid)

exec(@temp)

fetchnextfromgetspidinto@spid

end

closegetspid

deallocategetspid

end

然后再在數(shù)據(jù)還原中寫入以下代碼：

If sql(\"execute killspid '\" ComboBox1.Text \"'\") Then

Else

Exit Sub

End If

If sql(\"RESTORE DATABASE \" ComboBox1.Text \" FROM DISK = '\"

TextBox2.Text \"'\") Then

MsgBox(\"還原成功\"， MsgBoxStyle.Exclamation， \"提示信息\")

Else

Exit Sub

End If

7 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)效果（如圖6）

圖6 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)效果圖

8 結(jié)束語

本系統(tǒng)能改善企業(yè)現(xiàn)有的圖文檔管理現(xiàn)狀，提高管理規(guī)范性、安全保密性、操作可控性和版本一致性，從而提高產(chǎn)品數(shù)據(jù)信息的利用率，改善電子設(shè)計(jì)資料管理混亂的局面，為提高企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新能力和產(chǎn)品設(shè)計(jì)及研發(fā)效率起到非常重要的作用，同時(shí)也為后期的PDM 系統(tǒng)集成奠定良好的基礎(chǔ)系統(tǒng)制作的難點(diǎn)在于如何將數(shù)據(jù)庫中的文檔與樹形結(jié)構(gòu)中的節(jié)點(diǎn)綁定并顯示在WEBBROWSE控件中。

參考文獻(xiàn)：

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