虛擬團(tuán)隊的管理“潤滑劑”

信息技術(shù)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢，尤其是通訊技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，使移動辦公和異地辦公成為可能，并逐漸為各類組織所采納，虛擬團(tuán)隊由此應(yīng)運而生。

虛擬團(tuán)隊是指以信息網(wǎng)絡(luò)作為技術(shù)支持，實現(xiàn)團(tuán)隊成員間跨越時空及傳統(tǒng)的組織職能邊界進(jìn)行溝通，擁有共同的團(tuán)隊目標(biāo)，彼此信賴合作的新型組織形式。虛擬團(tuán)隊的應(yīng)用已經(jīng)是一個全球化的趨勢，為知識型企業(yè)提供了新型的組織關(guān)系。

特殊的運作模式

與傳統(tǒng)團(tuán)隊相比，虛擬團(tuán)隊在許多地方都有革命性的突破，它使組織邊界變得更加模糊，其成員可以來自組織內(nèi)部，也可以來自組織外部。傳統(tǒng)團(tuán)隊無法比擬的優(yōu)點，使虛擬團(tuán)隊為許多知識型企業(yè)所青睞。

例如，虛擬團(tuán)隊在選擇成員時不必受家庭住址或身體因素的影響，擴(kuò)大了組織的潛在勞動力市場；虛擬團(tuán)隊的成員不必發(fā)生實質(zhì)性的個體移動，可以節(jié)省辦公費用，提高工作效率；借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，虛擬團(tuán)隊更容易獲得組織外部的專家顧問們的幫助，既節(jié)省了時間，又不必支付專家們的交通、住宿及招待費用；虛擬團(tuán)隊的工作方式為團(tuán)隊成員提供了更多的與客戶溝通的時間，有利于為客戶提供更好的服務(wù)。另外，虛擬團(tuán)隊使組織更加扁平化，團(tuán)隊成員有更多的工作自主權(quán)和決策權(quán)。

作為一種新的組織形式，虛擬團(tuán)隊的運作模式有其自身的特性：

1、突破了組織的傳統(tǒng)邊界，具有動態(tài)性和高度的靈活性。

動態(tài)性表現(xiàn)在人員辦公地點的不固定性，只要保持信息在組織內(nèi)的暢通，成員可以選擇一個合適的場所工作。靈活性不僅表現(xiàn)在成員合作方式方面，還表現(xiàn)在對市場信息的反饋和應(yīng)對方面，具有高度靈敏度和快速的反應(yīng)速度。

2、團(tuán)隊運作依賴隱性關(guān)系契約。

不同于傳統(tǒng)組織中強(qiáng)制履行的顯性契約，隱性契約中沒有一套有效的機(jī)制來強(qiáng)制合作關(guān)系的履行，其運作方式在很大程度上依賴于團(tuán)隊成員的相互信任，以信任與合作的關(guān)系推動整個團(tuán)隊的有效運作。

3、CSCW系統(tǒng)為內(nèi)部溝通提供平臺。

CSCW(computer supported cooperative work)系統(tǒng)，即計算機(jī)支持下的協(xié)同工作系統(tǒng)提供的是基本的通信基礎(chǔ)和一些基本工具，如電子郵件系統(tǒng)、會議系統(tǒng)、協(xié)作寫作及討論系統(tǒng)、工作流系統(tǒng)等，在虛擬團(tuán)隊運作的過程中起到內(nèi)部溝通的技術(shù)平臺作用。

4、知識與信息共享是團(tuán)隊有效運作的核心。

虛擬團(tuán)隊將不同時區(qū)、不同空間的人組織成一個合作體，主要目的是為了實現(xiàn)成員間跨時區(qū)、跨空間的知識與信息的共享。因此，促進(jìn)虛擬團(tuán)隊有效運作的關(guān)鍵，在于激勵每個成員與合作伙伴分享知識和信息。

管理“潤滑劑”

虛擬團(tuán)隊的組建，對知識型企業(yè)的管理提出了新的要求，由傳統(tǒng)的基于作業(yè)的過程管理轉(zhuǎn)向基于結(jié)果的項目管理。由于虛擬團(tuán)隊不能像傳統(tǒng)團(tuán)隊那樣參與整個工作流程，給知識型企業(yè)的管理帶來更多的不確定性，既要研究保證虛擬團(tuán)隊績效，又要降低虛擬團(tuán)隊的管理風(fēng)險。另外，虛擬團(tuán)隊的工作方式對成員提出了更高的素質(zhì)要求，如各種信息工具的運用能力、跨文化溝通能力、獨立工作能力和任務(wù)執(zhí)行能力等，在許多情況下，還要求團(tuán)隊成員具備快速反應(yīng)能力，以提高工作效率。

基于虛擬團(tuán)隊的組織和運作特性，對虛擬團(tuán)隊的管理必須采取針對性的管理措施，才能保證其運作的順暢和效率。

1、溝通管理。

溝通對虛擬團(tuán)隊的工作展開起著關(guān)鍵性的作用，研究表明，虛擬團(tuán)隊的成員80％的工作效率來自于良好的溝通。通過有效溝通，可以有效防止團(tuán)隊內(nèi)部成員之間以及團(tuán)隊與客戶之間由于文化語境的差異而帶來的矛盾和沖突，維護(hù)團(tuán)隊目標(biāo)的一致性。

由于虛擬團(tuán)隊的成員來自不同的地區(qū)，地域分割使得團(tuán)隊成員之間面對面交流的機(jī)會較少，日常溝通主要通過電子郵件、電話會議及視頻會議系統(tǒng)等方式進(jìn)行，團(tuán)隊成員之間的信息處于不對稱狀態(tài)，加之各自生活的環(huán)境與文化的差異，極容易產(chǎn)生溝通障礙和理解分歧。

不良的溝通會嚴(yán)重影響虛擬團(tuán)隊的績效，因此虛擬團(tuán)隊必須積極尋求保持良好溝通的途徑。例如運用多種電子溝通工具以克服跨地域、跨時區(qū)的溝通障礙，或者在不同的環(huán)境及任務(wù)條件下選擇適當(dāng)?shù)臏贤夹g(shù)，以提高團(tuán)隊的溝通成效。同時，應(yīng)制定具體的規(guī)章制度和工作章程以規(guī)定溝通的方式，保障成員間溝通的時間和頻次，采用統(tǒng)一收發(fā)信息的方式，形成對外一致的聲音。此外，通過視頻會議或現(xiàn)實的面對面的接觸，也不失為解決團(tuán)隊溝通問題的有效方法。

2、信任管理。

信任是團(tuán)隊運作的基礎(chǔ)，信任的建立和維系是虛擬團(tuán)隊管理工作的核心。在虛擬團(tuán)隊運作過程中，不同核心能力的成員在合作過程中會面臨知識轉(zhuǎn)移的問題，只有在相互尊重的基礎(chǔ)上，成員間才能共享知識和資源，相互協(xié)作共同完成團(tuán)隊任務(wù)。然而在現(xiàn)實中，很多虛擬團(tuán)隊的組建往往因為需要解決一個短期項目，團(tuán)隊成員既有來自于其他已經(jīng)解散的團(tuán)隊，也可能有新招聘的員工，由于缺乏共同工作的經(jīng)歷，加上缺乏面對面的交流，信任問題便凸現(xiàn)出來。

信任危機(jī)存在的原因，主要在于虛擬團(tuán)隊成員之間缺乏面對面的溝通，導(dǎo)致成員之間現(xiàn)實的及心理的距離，同時團(tuán)隊成員無法收集到足夠的信息來幫助他們建立同事間的信任。而虛擬團(tuán)隊的高效運作，恰恰需要比傳統(tǒng)團(tuán)隊更高的信任水平，因此如何在團(tuán)隊中建立起有效的信任維度，最大限度地發(fā)揮團(tuán)隊的協(xié)同工作效應(yīng)，就成為必須解決的管理問題。

虛擬團(tuán)隊可以通過以下方式來構(gòu)筑成員間的信任關(guān)系。例如，構(gòu)建一個信息平臺，每個成員將自己的履歷、個性、愛好甚至家庭生活狀況等信息公布在這個平臺上，方便成員間相互了解，對彼此的性格及工作習(xí)慣形成初步的感性認(rèn)識。而在團(tuán)隊運作期間，可采取進(jìn)一步的措施來加深成員間的信任，比如通過舉辦公司派對、慶功酒會等方式，將虛擬團(tuán)隊的成員聚集起來，加深彼此間的了解和友誼。總而言之，要在虛擬團(tuán)隊中建立信任關(guān)系，就意味著要重視個體，即充分尊重和接受團(tuán)隊個體的知識、習(xí)慣、行為、文化和信仰等，只有在這個基礎(chǔ)上才能有效維系成員間的信任關(guān)系。

3、激勵與約束機(jī)制。

虛擬團(tuán)隊松散的組織形式，決定了遠(yuǎn)程管理是保障其有效運作的主要管理方式，這就帶來了一個新問題：成員可能利用自己的信息優(yōu)勢規(guī)避義務(wù)或責(zé)任。要有效地解決這個問題，必須建立起科學(xué)的激勵與約束機(jī)制，既要鼓勵團(tuán)隊成員積極進(jìn)取，又要避免出現(xiàn)成員的道德風(fēng)險。其中，激勵和利益分配機(jī)制作為成員利益最基本的保障，在虛擬團(tuán)隊的管理中起到極為重要的作用。

虛擬團(tuán)隊的管理者可以在把握團(tuán)隊成員特點的基礎(chǔ)上，根據(jù)個體不同的需求，構(gòu)建有效的激勵措施，如高薪激勵、個性化管理、人本關(guān)懷、個體發(fā)展機(jī)遇等。而約束機(jī)制主要體現(xiàn)在承接項目之初，虛擬團(tuán)隊的每一位成員應(yīng)與團(tuán)隊簽訂相關(guān)契約，落實相應(yīng)的權(quán)利與責(zé)任關(guān)系，以規(guī)避可能存在的成員道德風(fēng)險。

知識企業(yè)在考慮采用何種組織形式來組建團(tuán)隊時，主要著眼點應(yīng)放在哪種形式更利于最大化地利用企業(yè)內(nèi)外的資源。當(dāng)然，組建團(tuán)隊還需要充分考慮本企業(yè)的規(guī)模、資源特點及營銷環(huán)境，在此基礎(chǔ)上選擇最適合于自身的組織形式，而不是一味追求新潮而脫離實際。