高職院校檔案收集工作探索

王福辰

摘 要：高職高專院校檔案的收集，主要是通過各職能部門專兼職檔案人員的文件的收集，整理、移交院校檔案室集中統一管理來完成的。收集方式有各職能部門檔案的收集、學校檔案室集中對全校檔案的收集及其他一些對零散文件的收集。學校檔案室的收集工作是在各職能部門專兼職檔案人員和學校檔案室之間進行的。通過移交收集到檔案室的檔案，由學校檔案室統一集中管理。

關鍵詞：檔案收集；收集渠道；存在問題；解決問題探索

高職高專院校檔案的收集是把學校在黨政管理、教學科研管理等各項活動中直接形成的，對學校和社會有保存價值的，各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料收集起來，進行科學的統一管理與利用。1、它為檔案實體管理提供對象，為檔案室提供豐富內容。2、收集質量的好壞直接影響檔案室各項業務的開展，影響檔案信息的開發利用和實現檔案的集中統一管理?？梢哉f，沒有收集工作就沒有學校檔案的管理、鑒定、統計、保管與利用，也就無從談起檔案工作。

1 高職高專院校檔案收集的渠道

高職高專院校檔案的收集，主要是通過各職能部門（系、部、處、室）專兼職檔案人員對文件收集、整理、移交院校檔案室集中統一管理來完成的。收集方式有各職能部門檔案的收集、學校檔案室集中對全校檔案的收集及其他一些對零散文件的收集。

1.1 學校各職能部門檔案的收集

目前，各高職高專院校檔案收集，基本上實現了網絡式的收集辦法，即各系部處室分頭收集、立卷，統一移交院校檔案室。由于各職能部門都配備了專兼檔案員，這些人員包括系部秘書、處室文書人員或其他業務人員，他們對本部門形成的文件材料了如指掌，能夠及時、有效地收集、甄別與分流，按時完成歸檔任務，為學校檔案工作奠定了堅實的基礎。

1.2 學校檔案室對全校檔案的收集

學校檔案室的收集工作是在各職能部門專兼職檔案人員和學校檔案室之間進行的。通過移交收集到室的檔案，由學校檔案室統一集中管理。檔案的收集，維護了學校檔案的完整、準確、系統、安全，便于綜合開發利用檔案信息資源，實現信息資源共享。

1.3 零散文件的收集

一所學校產生和形成的文件材料很多，遍及學校各個部門，涉及個人的也不少。如：教師個人的論文、專著手稿，科研人員的各種科研記錄、草稿等。

為了保證學校檔案的完整齊全，必須進行全面收集、重點收集。這就需要采取普遍收集與重點收集相結合的辦法，杜絕文件材料的丟失和遺漏。近幾年，由于學校教育改革的不斷深入和發展，檔案文件的產生隨著各種機制的變遷，特定環境時間、地點限制等給收集帶來一定難度，甚至收不上來。如：校辦產業檔案。隨著經營對象、手段等因素不斷變化，出現停辦、合并之類的情況，如果稍不注意，會收不到該類文件材料，給學校整體發展造成缺憾。

2 現實工作中檔案收集的困境

2.1 高職高專院校檔案部門建制的不合理，嚴重影響制約著其職能的發揮，使收集工作不盡人意

高職高專院校檔案收集工作，是學校檔案職能部門（綜合檔案室或檔案館）依據上級有關檔案工作法規、細則、辦法，制定合乎本單位實際情況的《歸檔制度》、《歸檔實施辦法》等來完成的。具體收集工作由各系、部、處室專兼職人員、檔案室專兼職人員來完成。檔案部門負責監督、檢查、指導，檔案部門職能發揮的好壞直接影響收集材料的數量與質量?；鶎訂挝唤ㄖ粕系牟煌晟?，不僅使檔案職能部門難以行使職權，檔案部門應承擔的，對各職能部門檔案收集工作的監督、指導、檢查、評估獎懲等也顯得軟弱無力。

2.2 兼職人員調換頻繁，業務素質普遍偏低，直接影響收集任務的落實

按照《普通高等學校檔案管理辦法》，學校應在各系、部、處、室，設有專兼職檔案人員，實現網絡化管理。但兼職人員大多同時承擔著本部門其他的工作。諸如學生工作、教學管理、統計、文秘等等，有的還在教學中擔任教學任務。也就是說，兼職人員大部分是以其他工作為主，附帶檔案工作，因而穩定性差，責任心不強。如果學校檔案部門不經常到基層部門了解收集情況，往往會出現專兼職人員已經更換，應收集的一些重要文件、重要事件依據無法找到。因此兼職人員調換頻繁，直接影響收集任務的落實。

3 解決檔案收集工作存在問題的探索

3.1 依法治檔

隨著法制思想日益深入人心，學校也進入了依法治校的時期，依法治檔作為依法治校的一個組成部分理應受到重視和加強。在《中華人民共和國檔案法》、《云南省檔案條例》、《普通高等學校檔案管理辦法》等法律法規的基礎上、制訂和完善高職高專院校自身檔案收集、管理、利用的具體辦法和措施，使檔案材料從出臺到收集等一整套過程能真正做到有法可依、有法必依、執法必嚴、違法必究，從法律制度上保障收集的可操作性。

3.2 加強檔案工作重要性認識的教育

歷史是一面鏡子，學校辦學所走過的曲折道路、艱難困苦、經驗教訓，無不反映在一個學校的檔案材料中，所以檔案工作的重要性應灌輸到每一個檔案人員的潛意識中，使之化為主動工作的行動動力。由于我國基層檔案管理收集管理的法制還不完備、健全，我國現階段管理模式正在不斷改革和完善之中等因素的影響，管理層，特別是學校的主要領導更應加強檔案工作重要性的學習，真正從思想認識和工作行動中關心、支持檔案工作的構建。

3.3 加強檔案專、兼職人員的主人翁態度和服務意識

檔案從業人員除了有良好的檔案工作素質外，還應有主人翁態度和服務意識。

隨著科學技術的發展，檔案管理工作也需要從硬件到軟件的更新發展，特別是軟件的配套難度較大，要適應現代化管理的要求，需加強以下幾方面的工作：

1、加強學習，提高檔案從業人員素質。現代化的設備大大提高了管理效率，但先進的設備操控在不同水平層次的人員手中，發揮出的效果是絕然不同的。所以應花大力氣、出錢對有關檔案人員進行真正意義上培訓，使他們的業務水平更上新臺階，特別是使他們能做到自覺學習，不斷學習達到一個良性循環，這樣通過全面知識的學習，使檔案人員素質提高，為檔案的管理上檔次，提高檔案使用效率打下基礎。

2、加強檔案管理。有了先進的設備，不斷完善的規章制度還需不斷提高檔案管理的水平。比如過去各種檔案資料收集管理無非是簡單的造冊、登記、裝訂、上架。而現在這種簡單勞動已不能適應社會發展的要求。檔案專、兼職人員應對可能形成、正在形成、已經形成的各類檔案資料進行全面的監控，保證資料的全面完整。收集到的資料應對其真實性、可靠性進行分析，而不是簡單的貯藏和保管，為今后各類檔案能準確及時發揮功效做好準備，提高工作效率。

3、加強社會服務意識。檔案收集管理的目的是利用，小是為單位的建設發展服務、大則是為社會的文明進步服務。所以對檔案工作人員要不斷地培養這種服務意識，使他們真正認識到他們辛辛苦苦的工作就是為了讓收集管理的檔案資料能“重見天日”服務社會，服務人民。服務意識的加強不在于我等你來再為你服務，而應充分利用現有資料上門服務，這樣我們的檔案工作就有生命力了。

3.4 加強收集舉措和檢查工作。

1、收集前（每年三月）把通知、歸檔材料要求、歸檔范圍、歸檔部門、移交過程和時間等材料整理好，上網發布。

2、收集時間完成后把收集情況統計，上網公布，以督促檔案的收集和歸檔。

3、整理時間完成后對年度檔案全面檢查，上網公布。

總之，只要我們依據制度和程序收集檔案，堅持收集檔案的基本要求和步驟就一定能夠完成檔案收集的工作，為檔案管理打下基礎，后人留下寶貴的檔案資料。