在總賬系統中巧用自動轉賬功能

［摘 要］ 在總賬系統中，巧用自動轉賬功能，不僅可以減輕會計人員的工作強度，還會提高核算與管理質量，從而打破未實現供應鏈管理信息化的中小企業管理信息的需求瓶頸。

［關鍵詞］ 自動轉賬；對應結轉；自定義結轉；銷售成本結轉

最近，筆者在為幾個單位進行總賬系統初始化過程中，發現不少的會計人員不能靈活、正確地使用總賬系統中的自動轉賬功能，令人遺憾。目前，大多數會計人員及部分小規模會計公司運用會計軟件從事記賬業務，而這些個人和公司使用的會計軟件只有總賬系統和報表系統，對于費用的分配、銷售成本的結轉、工資分配、折舊計提、壞賬準備計提等屬于購銷存系統、工資系統、固定資產系統、應收系統的轉賬業務，需要在總賬系統中進行自定義、對應結轉等類型的轉賬設置。筆者根據多年的教學和實踐，現對一部分難度稍大些的期末轉賬業務的自動轉賬設置加以介紹。

一、靈活選擇自動轉賬類型

一部分期末轉賬業務適合兩種轉賬類型，究竟選哪一種更有利于會計信息的查詢分析、更便捷呢？現以費用分配為例加以分析。在企業的產品成本業務核算中，費用分配是產品成本的重要組成部分，涉及與成本有關的費用計算和分配，可以用手工編制記賬憑證來完成。這樣處理雖然可以實現費用的分配，但卻失去了計算機系統數據處理的優勢。當前各種財務軟件都提供了自動轉賬功能，借助此功能，可以快速而準確地實現費用分配業務處理；同時可以較大地減少會計人員的工作量；從賬中取數，增強了會計工作的規范性，提高了會計核算和管理質量。

以用友軟件為例，假設某企業月末有以下轉賬業務：將（科目代碼４１０５）制造費用（下設兩個明細科目：４１０５０１工資，４１０５０２折舊）當月發生額（或期末余額，就用ＱＭ函數）按２∶３的比例分攤給該企業生產的Ａ、Ｂ兩個產品。

以上業務的自動轉賬設置方法有兩種轉賬類型可選：一種是對應結轉，另一種是自定義結轉。

（一）對應結轉的設置方法

如圖1所示，第一張憑證的設置：轉入科目：生產成本——Ａ產品（４１０１０１）（結轉系數：０．４）

生產成本——Ｂ產品（４１０１０２）（結轉系數：０．６）

轉出科目：制造費用——工資（４１０５０１）

同理，設置“制造費用——折舊”的轉賬憑證（圖略）。

第二張的設置：轉入科目：生產成本——Ａ產品（４１０１０１）（結轉系數：０．４）

生產成本——Ｂ產品（４１０１０２）（結轉系數：０．６）

轉出科目：制造費用——折舊（４１０５０２）

對應結轉不僅可以進行兩個科目一對一的結轉，還可以進行科目的一對多結轉或多對多結轉。只要注意對應關系，特別是將多個科目的數據轉到某一個科目時，有幾個轉出科目，就必須設置幾張對應結轉憑證；而將某一個科目的數據轉到某幾個科目時，只需設置一張轉賬憑證，此時要注意結轉系數。對應結轉的科目可以是上級科目，但其下級科目的科目結構必須一致（即相同明細科目），如有輔助核算，則兩個科目的輔助核算賬類也必須一一對應。

（二）自定義結轉的設置方法

對各類成本費用的結轉是各個會計期期末轉賬業務的主要內容，在會計電算化賬務處理系統中，一般都設置了各種成本費用進行自動結轉的功能。

當然，由于各個企業成本費用的情況不同，對成本費用的計算方法不同，特別是對各類成本費用分攤結轉方式的差異，必然造成各個企業這類轉賬的不同。會計電算化通用賬務處理系統，為實現各個企業的通用設置了讓用戶自己定義自動轉賬的功能。

以上題為例進行自定義結轉設置（如圖２所示）。

借：生產成本——Ａ產品（４１０１０１）公式為：ＦＳ（４１０５，借，月）×０．４，生產成本——Ｂ產品（４１０１０２）公式為：ＦＳ（４１０５，借，月）×０．６；貸：制造費用——工資（４１０５０１）公式為：ＦＳ（４１０５０１，借，月），制造費用——折舊（４１０５０２）公式為：ＦＳ（４１０５０２，借，月）。

不難看出，對于此種類似的費用結轉，可選擇自定義結轉設置。盡管在初始設置時比對應結轉稍煩瑣些，但將這樣的業務歸集在一張憑證中處理，比分散處理更規范，查詢和分析信息更方便，更符合企業管理人員和會計人員的需求。若采用對應結轉，在初始設置時會簡單一些，但隨著明細科目和產品種類的增加，設置的轉賬憑證張數將按梯級增加，給查詢和打印帶來較大的工作量。

二、巧設多種商品銷售成本的自動結轉

商品銷售成本的自動結轉功能，主要是用來輔助沒有啟用購銷存業務模塊的企業，完成商品銷售成本計算和結轉。銷售成本結轉，是每月月末根據商品銷售數量和商品的平均單價計算各類商品銷售成本并進行結轉。在企業里，商品銷售成本的計算比較復雜；在會計電算化賬務處理系統中，為輔助企業完成商品銷售成本的計算和結轉，專門設置了商品銷售成本的自動結轉功能。當企業銷售多種商品時，必須分別計算各種商品的銷售成本，若采用手工編制憑證，匯總時難免會產生重復或遺漏。而通過系統內設的自動轉賬功能，廣開思路，借助會計科目設置體系，就能達到準確、快捷的效果。

首先，在總賬系統初始化時，將庫存商品、主營業務收入、主營業務支出3個科目的關系對應起來。建議用成批復制的方法，在“設置會計科目”狀態下，先將庫存商品的下級科目輸入并確定，打開“編輯”菜單中的“成批復制”窗口，如圖３所示，建立3個科目的對應關系。

假設某企業的庫存商品（１２４３）科目下設有甲（１２４３０１）（計量單位：臺）、乙（１２４３０２）（計量單位：件）、丙（１２４３０３）（計量單位：千克）3種不同商品的二級明細科目。則主營業務收入（５１０１）和主營業務成本（５４０１）下設置相應的3種商品的明細科目，并且計量單位也對應，如圖４所示。

其次，在“商品銷售成本結轉設置”對話框中，輸入或參照輸入3個科目的對應明細科目即可。這里只舉兩個商品，如圖５所示。

以此類推，第三種商品就不再顯示了。這樣，不管有多少種商品，其銷售成本的結轉都會迎刃而解。

以上只是自動轉賬設置中比較難一些的兩個具體方面，關鍵是要注意設置自動轉賬憑證的前提。

三、設置自動轉賬憑證的前提

（一）科學設置會計科目體系

巧用自動轉賬功能的主要前提，是本單位的會計科目體系設置要科學，既不能太煩鎖，又不能簡化得影響到相關的功能運用和輔助核算。如果某企業有十余種不同的商品，主營業務收入按商品種類設二級賬戶，則科目體系太龐大。若對此科目采用一兩個主要的輔助核算，就會簡化很多，主營業務收入可設“項目”輔助核算，再加上賬簿格式使用數量金額式的，就能分別反映每種商品的銷售情況及成本計算結轉?？傊O置會計科目體系，既要充分考慮本單位的經濟業務情況，又要考慮科目之間的關系以及輔助核算與管理情況。

（二）靈活選用自動轉賬類型

自動轉賬類型有自定義結轉、對應結轉、商品銷售成本結轉、匯兌損益結轉等類型。有些自動結轉是有條件限制的。對應結轉，只結轉默認方向的發生額或期末余額，在當期某科目的借貸兩方都有發生額時，需在自定義結轉中設置。庫存商品、主營業務收入、主營業務支出帶有往來輔助核算，結轉其成本時，需到自定義轉賬中定義。匯兌損益入賬科目不能是輔助賬科目或有數量外幣。有的轉賬業務可適合兩種設置方法，但無論選擇哪種類型的轉賬設置，目的都是要達到正確、簡捷，既要起到一勞永逸的作用，又要有可調整性。

（三）會計人員具有較高的綜合素質

轉賬公式的設置，對會計人員要求較高，需要會計人員熟悉本單位的經濟業務內容，熟悉系統函數的運用，并對轉賬公式設置了如指掌，能根據本單位經濟業務的變化及時對轉賬公式進行修改，只有這樣，才能保證通過自動轉賬生成的記賬憑證準確無誤。否則，不僅影響賬務子系統中的數據，也會影響報表中的數據。

四、結束語

自動轉賬憑證的設置大多是一次性的工作，憑證設置好以后，將來公式中的相關參數可不再調整或作少數修改，直接生成憑證即可，比填制一些日常業務的記賬憑證還要簡單。如果會計人員能巧用自動轉賬功能，煩鎖的憑證

輸入環節的瓶頸現象將大大緩解，會計的職能將顯著改善，企業信息化的程度將會進一步提高。