ＥＲＰ環境下委托代銷的核算與管理

［摘 要］ 委托代銷業務在現實生活中極為普遍，越來越多的企事業單位正在使用或準備使用ERP系統，如何在ERP系統中實現委托代銷業務的管理，將成為業務人員共同關心的課題。本文基于用友U8.50總賬、銷售、庫存、存貨、應收模塊集成使用，針對委托代銷業務中常用憑證的設置、整件發貨零星退回的應對和代銷情況的實時監控3個方面進行探討。

［關鍵詞］ 委托代銷；ERP；管理效能

委托代銷業務，是指企業將商品委托他人進行銷售，但商品所有權仍歸本企業所有的銷售方式。代銷商品銷售后，受托方與企業進行結算，并開具正式的銷售發票，商品所有權轉移。

企業資源計劃（Ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｐｌａｎｎｉｎｇ，ＥＲＰ）的英文縮寫即是一個龐大而復雜的管理系統，其優點是信息高度共享、核算準確高效。ＥＲＰ系統中代銷業務的數據流程如圖1所示。

ＥＲＰ系統可以實現委托代銷業務的單據處理、會計核算、實時監控、內部控制等多種功能，滿足各種管理的需要，但需進行相關的系統設置。

一、常用憑證的設置

委托代銷操作可分為兩步：第一，發出委托代銷貨物；第二，根據代銷清單結算開票。于是就產生了如圖１中所示的3筆會計分錄。要生成發貨生成分錄①、結算開票生成分錄②和分錄③，則首先應將存貨“選項”中的委托代銷成本核算方式設置為“按發出商品核算”，如圖２所示。這樣才能在存貨系統執行記賬并生成相應憑證。

（一）存貨系統常用憑證設置

在代銷業務中，會計分錄①②③經常重復使用，用友U８．５０提供了設置常用憑證的功能。這樣在相關單據審核、記賬后就能自動生成所需要的正確憑證。

１. 委托代銷商品“存貨科目”設置

即將代銷業務中使用的存貨科目設置為默認科目，如圖３所示。會計分錄①和會計分錄②中的存貨科目均為１４０６“發出商品”。這里注意不要把普通銷售的存貨科目與代銷商品的存貨科目混淆，更不能代替。

２. 委托代銷商品“對方科目”設置

即將代銷業務中使用的對方科目設置為默認科目，如圖４所示。對方科目即６４０１“主營業務成本”，此設置類同于普通銷售的設置。

通過以上的科目設置則可以在存貨系統（發貨單和發票）發出商品記賬后自動生成憑證（或分錄）①、②：

借：１４０６發出商品（存貨科目）×××①

貸：１４０５庫存商品×××

借：６４０１主營業務成本（對方科目） ×××②

貸：１４０６發出商品（存貨科目）×××

（二）應收系統銷售收款常用憑證設置

實踐中銷售業務又分賒銷和現銷（系統中稱之為普通銷售和銷售現結），它們所生成的會計分錄有所區別。兩種業務不僅在是否做“發票現結”處理方面不同，在科目設置上也有所不同。用友U８．５０提供了賒銷憑證和現銷憑證的綜合設置功能。

１. 賒銷業務應收憑證設置

通過進行科目設置（如圖5所示）則可以在應收系統自動生成憑證（或分錄）③：

借：１１２２應收賬款×××③

貸：６００１主營業務收入×××

２２２１０１０５應交稅費——應交增值稅（銷項稅）×××

２. 現結業務收款憑證設置

現結業務設置是賒銷業務的延伸，它需要在賒銷設置的基礎上同時進行結算科目的設置。也就是告訴系統收款方式所對應的會計科目是什么（如圖６所示），如現金結算所對應的科目是“１００１庫存現金”。這樣在做發票現結處理后，現結制單時則自動生成憑證④：

借：１００１庫存現金（或１００２銀行存款）×××④

貸：６００１主營業務收入×××

２２２１０１０５應交稅費——應交增值稅（銷項稅）×××

二、整件發貨、零星退回的應對

在日常的代銷業務中經常會出現整件發貨、零星退回的現象，工作中小計量單位和大計量單位常常一起使用。但是用友U８．５０軟件中所有單據上的單價都是針對主計量單位的。為了便于主計量和輔計量的換算和全面反映，需要將生活中最小的計量單位設置為主計量，大計量單位設為輔計量。同時，在工作中禁止以大計量單位定價，以避免出現小計量單位的單價除不盡留有尾差的現象。下面舉例說明委托代銷工作中整發、零退的應對處理。

例如，某公司委托代碼為００３的利益公司代銷兩種規格的火腿，其計量單位、價格、代銷情況如下：

１包＝５０根，根為主計量單位，包為輔計量單位，換算率為５０。

價目表：規格８０克的每根含稅單價１．２元，每包６０元；規格１５０克的每根含稅單價２．0元，每包１００元。委托代銷發出、結算、退回情況見表1。

首先，令所有的單據上均能顯示主、輔計量的信息。用友U８．５０軟件默認的顯示格式均無換算率和輔計量欄目，所以要在“企業門戶”的“基礎信息”中進行“單據設置”，將銷售模塊中的訂單“顯示”格式、發票“顯示”格式、委托代銷相關單據“顯示”格式中“表體項目”添加“換算率”和“單位”兩欄，以便能夠錄入相關的信息，如圖７所示。這樣可以完整地反映發貨、結算、結存所有的數量信息，便于收發方詳細對賬以及對代銷的監管。

其次，在銷售“選項”中，將“新增退貨單默認”設置為“參照發貨單”，將“新增發票默認”設置為“參照發貨單”。這樣則可以達到退貨數量自動沖減發貨數量的效果，結算前退貨的，結算開票數量最高限為退貨后結存數量。如圖８所示，２００７．９．２７銷售系統結算開票界面中４１０（５００－９０）。這樣便于開票參照，同時也能減少數量錯誤的發生。

三、代銷情況的實時監控

企業委托他人代銷商品，最關心的是結算情況，管理者希望在任意時刻都清楚未結算的數量，甚至結存貨物的貨齡，有保質期的商品尤為如此。那么，如何得到這些信息呢？用友ＥＲＰ提供了強大的查詢功能，以供管理之用。結合上述例題，查詢該公司２００７年９月份委托客戶（代碼003）代銷火腿的情況，了解９月３０日委托代銷發貨、結算、結存數量信息。在明細賬查詢過濾條件中錄入存貨代碼０１０、客戶代碼００３，（如圖９所示）。

在此，注意貨物代碼０１０至０１０的選入，若后面的０１０省略則無法得到單個貨物８０克火腿的信息，將顯示０１０到０１１所有貨物名稱為火腿的全部信息，即綜合信息。此查詢結果如圖１０所示。

采用同樣方法查詢存貨代碼為０１１、１５０克火腿代銷情況，查詢結果如圖１１所示。

將圖１０和圖１１所示的信息與委托代銷發出、結算、退回一覽表（見表1）進行核對。，不難發現系統反映的正是現實生活中的客觀信息。這為日常管理提供極大的方便，有利于委托受托雙方核對賬目，也便于委托方實現委托代銷品的優化管理。

主要參考文獻

［１］ 財政部會計資格評價中心． 中級會計實務 ［Ｍ］． 北京：經濟科學出版社，２００７.

［２］ 用友軟件股份有限公司． ＥＲＰ供應鏈管理系統［Ｍ］． 北京：中國物資出版社，２００３．