論財會信息資源元數據標準的著錄對象和著錄規則

［摘 要］ 本文主要討論了財會信息資源元數據標準的著錄對象和著錄規則，為財會信息資源的元數據應用，提出了有關著錄對象和著錄規則的解決方向。財會信息資源元數據標準的著錄對象，可以分為兩個層次，即由核心元數據標準規范的財會信息資源對象和由具體的元數據規范所規范的財會信息資源對象。財會信息資源著錄規則是元數據標準應用于具體財會信息資源著錄時的細節描述，是著錄信息資源時應該遵守的具體操作規則和操作方法。一個元數據標準應該充分考慮信息使用者和信息管理者兩方面的需求。

［關鍵詞］ 財會信息資源；元數據標準；著錄對象；著錄規則

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）19-0004-03

一、 引 言

財會信息資源元數據標準，是應用于財會信息資源領域的元數據標準。財會信息資源是企業在長期的信息化過程中由于各項經濟業務的發生而形成的財務和會計等領域的信息資源集合，這些資源的檢索和利用需要應用財會信息資源的元數據標準。

財會信息資源元數據標準在企業業務系統和決策支持系統間建立了溝通的橋梁，也有利于這些資源的長期保存。充分利用財會信息資源和長期保存這些資源都需要有應用于財會信息資源領域的元數據標準。有了元數據標準，就能夠按照財會信息資源元數據標準著錄財會信息資源，才能夠比較方便地進行聯機檢索和數據共享，也才能夠比較可靠地進行各種不同格式的數據轉換和存儲。

二、 財會信息資源元數據標準制定

信息資源可以是任何數字化的或物理的信息對象組成的資源集合。一個資源集合可能包含一個或多個數量的信息對象。財會信息資源是指財務、會計、審計、稅務等財會領域的信息資源集合，它是由各個組織和機構在長期的業務過程中產生的信息資源對象所組成的信息資源集合。

財會信息資源是一個龐大的信息資源集合，一般可以根據需要按門類、功能、形態、使用范圍、應用層次等不同的標準進行進一步的詳細的分類，以便于對財會信息資源進行有效的管理。

對這些信息資源的管理，需要將這些資源對象著錄到計算機信息系統中，即存儲到數據庫或數據倉庫中以備將來利用這些信息資源。為了有效地對這些信息對象進行檢索、定位、查詢、管理和操作，需要在這些信息對象在著錄到信息系統中時，對這些對象的屬性進行描述，便于將來對信息資源進行組織和管理，也便于將來充分地利用這些信息。

元數據標準是對信息資源整體或信息對象的屬性進行描述的數據元素集。其中，對信息資源整體屬性進行描述的可以稱為核心元數據；對各個層次的數據對象的屬性進行描述的數據元素，稱為應用元數據、具體元數據或數據元。

因此，對財會信息資源整體的屬性進行描述的元數據，稱為財會信息資源的核心元數據。為了使不同的組織或機構在對財會信息資源整體進行屬性描述時能夠盡可能的一致，提高元數據的互操作性，提高信息的共享能力，需要建立財會信息資源的核心元數據的規范，即財會信息資源元數據標準。目前，已經初步完成的財會信息資源元數據標準，就是對財會信息資源領域核心元數據的使用進行規范的標準。

在財會信息資源領域各個層次的數據對象的屬性描述的應用元數據，可以由各個組織或機構，在財會信息資源元數據標準的框架下，根據信息使用者的需求和信息管理者的要求制定某一具體應用范圍或各個組織或機構的應用元數據規范，也可以在核心元數據標準的基礎上進行擴展。

元數據標準的制定應根據信息資源的特點以及用戶對信息對象的需求進行設計，元數據標準的用戶一般可以分為兩類，即信息資源的使用者和管理者。對一項具體的信息資源集合，人們可以從不同的角度產生無數的屬性，對信息使用者來講，越是多的屬性描述，越能夠詳細地反映資源對象的全貌，越便于信息使用者檢索、查詢和利用信息資源。但是，過多的屬性描述，對信息管理者來講，給資源對象的著錄帶來一定的難度。因此，一個元數據標準應該充分考慮信息使用者和信息管理者兩方面的需求。

從目前已經初步制定的財會信息資源元數據標準（送審稿）來看，所選用的核心元數據的數據元素有18項，這18個數據元素以及相關的限定性修飾詞和編碼體系，對財會信息資源集合整體的屬性描述，是比較恰當的，基本上能夠滿足財會信息資源使用者和管理者的需求，各個行業、組織、機構還可以根據自身的需求，進一步擴展和編制適合于自身需求的元數據規范。

三、 財會信息資源元數據標準的著錄對象

財會信息資源元數據標準的制定，是為了對需要著錄到數據庫或數據倉庫的財會信息資源對象的屬性進行描述，以便將來進一步檢索、利用這些數據資源對象。財會信息資源元數據標準為各類組織和機構提供了有效管理財會信息資源的實用的工具。通過應用元數據標準對財會信息資源集合對象進行屬性描述，可以使不同的組織、機構之間通過聯機檢索達到信息共享，實現不同格式的信息轉換和存儲。

財會信息資源元數據標準作為核心元數據的標準，主要是對應用該標準的信息資源集合整體進行描述，不深入到數據集合的內部，即不描述具體的數據項。而各行業、組織、機構在財會信息資源元數據標準的指導下，進一步擴展和制定的應用層元數據規范，可以深入到數據集合的內部，可以盡可能地為滿足數據應用的數據導出服務。

作為財會信息資源元數據標準的著錄對象，同樣可以分為兩個層次，即由核心元數據標準規范的財會信息資源對象和由具體的元數據規范所規范的財會信息資源對象。

財會信息資源元數據標準的應用，首先要對財會信息資源著錄對象進行分析，一個著錄對象可以包括若干個著錄單位，應該對這些著錄對象進行界定，對具體的著錄單位進行必要的分類和定義，并根據元數據標準規范的著錄規則進行財會信息資源著錄對象的著錄。財會信息資源的核心元數據標準是以財會信息資源集合的整體為著錄對象，并不以單個文件為其著錄單位，而是以若干文件的集合為著錄單位。

由核心元數據標準規范的財會信息資源著錄對象，主要包括以下兩個方面：

1. 各個企業組織在業務經營活動中形成的業務數據和業務資料。這些業務數據和業務資料可能是各種不同格式的數字化文檔的集合，例如：每年年末對企業信息系統業務數據進行的備份文件或數據庫文件等；也可能是對非數字化信息資源進一步加工而成的各種媒體文件，例如：對相關業務憑證直接掃描形成的圖像文件集合或原始的縮微膠卷轉換而成的圖像文件集合等。這些在財會業務中形成的信息資源集合形式多樣、格式各異，大部分與企業的經營決策有較大的關系，需要按主題分類著錄到數據倉庫中去，一般需要應用企業組織進一步制定的應用層的元數據規范按主題著錄到數據倉庫中去。

2. 各類機構在執行監管、統計等業務中形成的業務數據和業務資料。這些機構主要是一些政府部門，如稅務機構、財政機構、審計機構等等，這些機構在長期的業務過程中累積了大量的業務數據和非數字化的業務憑證。例如：財政部門收集的企業報送的財務報表、稅務部門收集的納稅申報表和納稅憑證的存根等等。為了提高監管的效率、挖掘被監管對象的特征，需要建立數據庫或數據倉庫，將這些信息資源著錄到數據庫或數據倉庫中。

四、 財會信息資源元數據標準的著錄規則

財會信息資源元數據標準的應用，除了要對財會信息資源著錄對象進行分析，還需要建立相關的著錄規則。著錄規則是元數據標準應用于具體財會信息資源著錄時的細節描述，是根據使用元數據標準的對象和目的，對財會信息資源對象在被著錄時應該遵守的具體操作規則和操作方法的描述。財會信息資源元數據標準的著錄規則，包括信息資源著錄時元數據元素使用的范圍和界定、著錄用文字和符號的規定以及元素內容和屬性的具體設置、取值范圍和方法以及元素修飾詞和編碼體系的定義和用法等等。

著錄規則一般包括與元數據元素相關的著錄細則和著錄范例兩部分。著錄細則主要是對著錄對象在應用元數據元素時的操作規范和一些具體說明，著錄范例是以具體的案例來進一步說明著錄操作規范。

財會信息資源元數據標準的著錄規則，對核心元數據元素的應用和該元素的編碼體系和修飾詞的應用，做了具體的說明。

例如：對財會信息資源元數據標準中的核心元素“題名（Title）”的元素定義和著錄規則可以用以下方式表達。

（1） 元素定義

元素名稱： 題名(Title)

標簽： 題名

定義： 賦予資源的名稱。

注釋： 資源的名稱，一般指財會信息資源對象正式公開的名稱。

元素修飾詞： 交替題名。

編碼體系修飾詞：無。

（2） 著錄細則

●題名元素是可重復的，如果包括若干個著錄單位的著錄對象沒有一個規定的題名，可以分別以各著錄對象的題名著錄，并通過“描述”、“責任人”等元數據元素進一步加以說明。

●如著錄對象有副標題的，應當以“:”分隔。

●如著錄對象有相同語義的外語、繁體字、少數民族語言、漢語拼音表達的標題，應著錄于“交替題名”修飾詞項。

（3） 著錄范例

范例1題名：上海市楊浦區納稅申報表：2008年6月增值稅納稅申報表匯總

范例2題名：工商銀行南匯區支行1985年支付憑證掃描文件集

范例3題名：紅星公司記賬憑證庫（交替題名=hxgspzk）

財會信息資源的元數據著錄規則可以作為財會信息資源元數據標準的附件一起發布，也可以單獨發布。

五、 結束語

財會信息資源元數據標準的制定為財會信息資源的充分利用提供了有效的數據工具，是財會信息資源領域元數據應用的核心元數據集。財會信息資源元數據標準的應用應該進一步對相應的信息資源著錄對象進行必要的分類，對具體的被著錄的著錄單位進行分析，根據財會信息資源的使用者和管理者的要求，編制必要的著錄規則。

主要參考文獻

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