電算化條件下的企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

摘要：隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)將電算化的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)納入其企業(yè)內(nèi)部控制的范圍里。這一轉(zhuǎn)變?cè)谟行Х乐螘?huì)計(jì)人為操控的同時(shí)也為企業(yè)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制帶來(lái)新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，本文將詳細(xì)分析這一轉(zhuǎn)變的影響和帶來(lái)的問(wèn)題，并且提出相應(yīng)改善的措施。

關(guān)鍵詞：電算化；企業(yè)內(nèi)部控制

一、前言

內(nèi)部控制是指企業(yè)內(nèi)部的管理控制系統(tǒng)，即為保證經(jīng)濟(jì)活動(dòng)正常進(jìn)行所采取的一系列必要的管理措施，不僅包括企業(yè)高層用來(lái)授權(quán)與指揮經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的各種方式方法，還包括企業(yè)的一些經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的綜合計(jì)劃等各項(xiàng)規(guī)章制度。一般來(lái)說(shuō)企業(yè)的內(nèi)部控制包括內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會(huì)計(jì)控制兩大塊，會(huì)計(jì)電算化條件下的內(nèi)部控制屬于內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的范疇。隨著電子信息技術(shù)手段的飛速發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化的有效實(shí)施能夠減少和消除一些會(huì)計(jì)的人為操控行為，而這同時(shí)也給企業(yè)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制帶來(lái)新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。

二、會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響

會(huì)計(jì)電算化是信息時(shí)代計(jì)算機(jī)電子技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)專業(yè)領(lǐng)域的產(chǎn)物，這種電算化方式一般將一系列會(huì)計(jì)流程比如：記賬、算賬等全部交由計(jì)算機(jī)來(lái)完成。與傳統(tǒng)的手工記賬相比較這種核算方式具有信息查詢?nèi)菀住⒅谱鲌?bào)表簡(jiǎn)易、數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確等特征。然而，這種形式的會(huì)計(jì)操作模式也存在一定的問(wèn)題，也會(huì)對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制產(chǎn)生較大的影響。

1.內(nèi)部控制的內(nèi)容發(fā)生了變化

以前傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)操作工作基本上是在賬簿、憑證等紙質(zhì)環(huán)境下完成的，采用了計(jì)算機(jī)以后所有的工作都必須在計(jì)算機(jī)的軟件上操作，包括系統(tǒng)維護(hù)、編程等內(nèi)容。這時(shí)候?yàn)榱吮ＷC會(huì)計(jì)信息的安全，內(nèi)部控制可能要設(shè)置系統(tǒng)維護(hù)、計(jì)算機(jī)管理等工作崗位。

2.內(nèi)部控制的對(duì)象變化了

傳統(tǒng)方式中內(nèi)部控制的對(duì)象主要是會(huì)計(jì)信息處理的相關(guān)憑證、會(huì)計(jì)工作的程序方法等，很多工作事務(wù)都跟書面數(shù)據(jù)的會(huì)計(jì)原件有關(guān)系，一旦有錯(cuò)誤，這些材料容易被發(fā)現(xiàn)，而且對(duì)于會(huì)計(jì)資料所做的手腳等造假現(xiàn)象也容易找到責(zé)任人。電算化以后，這些書面材料所起到的控制作用弱化了。這時(shí)候相應(yīng)的內(nèi)部控制機(jī)制就要增強(qiáng)了，因?yàn)橐坏┯袡C(jī)會(huì)造假，就不太可能留下痕跡。

3.內(nèi)部控制的安全系數(shù)加大了

由于計(jì)算機(jī)的工作環(huán)境是在一個(gè)開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行的，在這種情況下，如果內(nèi)部系統(tǒng)安全系數(shù)不夠高的話，很多數(shù)據(jù)就將被訪問(wèn)到，有時(shí)候難免受到非法訪問(wèn)甚至黑客或者病毒的侵?jǐn)_。因此，會(huì)計(jì)人員和內(nèi)部控制工作人員對(duì)于計(jì)算機(jī)的專業(yè)知識(shí)就要知道的更多了，有的時(shí)候甚至要達(dá)到專業(yè)的編程水平。

4.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新使得控制制度的穩(wěn)定性受到影響

信息社會(huì)的今天，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更新?lián)Q代周期越來(lái)越短，基于信息技術(shù)的電算化也不免受到影響了。一般財(cái)務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò)功能包括：遠(yuǎn)程報(bào)賬、遠(yuǎn)程報(bào)表、遠(yuǎn)程審計(jì)、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上報(bào)稅、網(wǎng)上采購(gòu)、網(wǎng)上銀行等，要實(shí)現(xiàn)這些功能就要有相應(yīng)的控制機(jī)制，而信息的實(shí)時(shí)更新導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)下內(nèi)部控制不斷會(huì)出現(xiàn)新問(wèn)題。

三、當(dāng)前企業(yè)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制存在的突出問(wèn)題

1.財(cái)務(wù)軟件兼容性不高，各個(gè)財(cái)務(wù)子系統(tǒng)和企業(yè)的整體系統(tǒng)銜接性差，導(dǎo)致內(nèi)部控制的難度增大

當(dāng)前我國(guó)國(guó)內(nèi)市場(chǎng)上的財(cái)務(wù)軟件品種較多，這些軟件很多都是財(cái)務(wù)軟件公司自己開(kāi)發(fā)的，所以往往各個(gè)軟件適用的操作平臺(tái)和支持軟件會(huì)存在差異。又由于各個(gè)財(cái)務(wù)公司為了競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)，保持其市場(chǎng)占有量，所以他們經(jīng)常各自保留其專有技術(shù)，導(dǎo)致不同財(cái)務(wù)軟件公司間缺乏溝通和交流，進(jìn)而使得不同品牌的財(cái)務(wù)軟件之間沒(méi)有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，很難和企業(yè)的ERP等一體化系統(tǒng)融合以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。所以企業(yè)監(jiān)管人員不得不根據(jù)不同軟件的要求，設(shè)定自身的內(nèi)部控制機(jī)制，進(jìn)而使得內(nèi)部控制的操作性和適用性大大降低。比如：用友財(cái)務(wù)軟件一般要求在年終前要有強(qiáng)制性備份，而有的財(cái)務(wù)軟件有反結(jié)賬操作，類似于這樣的功能性差異，都會(huì)導(dǎo)致內(nèi)部控制缺乏共性，從而使得內(nèi)部控制的難度加大。

2.對(duì)于一次性數(shù)據(jù)的輸入要求準(zhǔn)確性較高

在電算化條件下，企業(yè)的一切內(nèi)部財(cái)務(wù)工作基本上都是無(wú)紙化的辦公條件，而會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入經(jīng)常是一次性的，即后續(xù)的記賬、分析和編制會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表基本上都是由計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)完成的。在這種情況低下，如果初始輸入數(shù)據(jù)的工作沒(méi)有做好，就會(huì)導(dǎo)致后面的一系列自動(dòng)完成的計(jì)算工作全部都是在錯(cuò)的前提下完成的，其影響的后果可想而知。而當(dāng)前我國(guó)的很多企業(yè)對(duì)于防止這樣的問(wèn)題出現(xiàn)還沒(méi)有足夠的重視，更沒(méi)有制定相關(guān)有效的防范機(jī)制了。

3.有效控制會(huì)計(jì)舞弊、會(huì)計(jì)犯罪的難度加大

隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普及，計(jì)算機(jī)本身的虛擬性和難以控制性的缺點(diǎn)也日益體現(xiàn)在會(huì)計(jì)工作中。由于儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)上的數(shù)據(jù)可以被修改，同時(shí)又不會(huì)留下什么痕跡，當(dāng)前越來(lái)越多的經(jīng)濟(jì)犯罪數(shù)量的增大給我們提供了前車之鑒。另外，由于數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的提高相應(yīng)地使得數(shù)據(jù)的集中程度提高，進(jìn)而有些未授權(quán)的人員就有可能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)瀏覽有關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)文件，甚至偽造、銷毀一些重要的數(shù)據(jù)。這種形式的違法犯罪行為，由于其本身具有很大的隱蔽性和危害性，而且被發(fā)現(xiàn)的難度和傳統(tǒng)的審計(jì)控制又不太一樣。因此，這個(gè)問(wèn)題應(yīng)該引起我們的足夠關(guān)注，以免造成不必要的大損失。

4.會(huì)計(jì)從業(yè)人員對(duì)于電算化系統(tǒng)的了解程度不夠，專業(yè)水平有待提高

很多會(huì)計(jì)從業(yè)人員本身不是計(jì)算機(jī)專業(yè)出身，因此在掌握和應(yīng)用電算化操作系統(tǒng)的時(shí)候一開(kāi)始就必須有專業(yè)的財(cái)務(wù)軟件人員教。然而由于會(huì)計(jì)從業(yè)人員本身對(duì)系統(tǒng)的了解有限使得其在日常的工作當(dāng)中沒(méi)有辦法解決一些簡(jiǎn)單的故障，當(dāng)碰到問(wèn)題的時(shí)候又不得不請(qǐng)財(cái)務(wù)軟件專業(yè)人員過(guò)來(lái)維修指導(dǎo)，這無(wú)形之中就增大了企業(yè)的管理成本。雖然目前我國(guó)很多使用會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)、各個(gè)政府部門的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門、高校研究機(jī)構(gòu)等都對(duì)這個(gè)問(wèn)題比較重視，對(duì)很多會(huì)計(jì)從業(yè)人員進(jìn)行了大量的電算化培訓(xùn)，然而這些基礎(chǔ)性的工作還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。很多會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)人員工作后只能夠進(jìn)行簡(jiǎn)單的基本操作，對(duì)于會(huì)計(jì)電算化的維護(hù)和管理等高層次工作經(jīng)常是無(wú)能為力。因此，我國(guó)會(huì)計(jì)人員電算化水平有待進(jìn)一步提高，高級(jí)的電算化財(cái)務(wù)人才繼續(xù)培養(yǎng)。

四、完善電算化條件下企業(yè)內(nèi)部控制的措施

1.明確各個(gè)崗位職責(zé)，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)控制

使用了新的財(cái)務(wù)軟件以后，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身特點(diǎn)，對(duì)于各個(gè)會(huì)計(jì)崗位重新定崗，明確各個(gè)崗位的工作職責(zé)，制定科學(xué)的工作規(guī)范流程，以提高電算化會(huì)計(jì)工作的效率，防止會(huì)計(jì)舞弊或者會(huì)計(jì)造假等各種會(huì)計(jì)工作風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。要適當(dāng)選擇和結(jié)合各自財(cái)務(wù)軟件的優(yōu)點(diǎn)，充分應(yīng)用其每個(gè)程序模塊的功能，實(shí)行權(quán)限管理、相互監(jiān)督，建立事后監(jiān)督和實(shí)時(shí)監(jiān)督相結(jié)合的內(nèi)部控制機(jī)制。此外，為了強(qiáng)化電算化環(huán)境下計(jì)算機(jī)軟件的技術(shù)控制，有條件的話應(yīng)該建立和開(kāi)發(fā)一些適合于企業(yè)自身的安全網(wǎng)絡(luò)軟件例如“防火墻”等，以防

止會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)信息泄露。對(duì)于財(cái)務(wù)處理程序無(wú)關(guān)的人員嚴(yán)格拒絕其使用和操作和電算化有關(guān)的計(jì)算機(jī)。總之，就是要建立一個(gè)和企業(yè)內(nèi)部控制機(jī)制相適應(yīng)的電算化信息系統(tǒng)，保證會(huì)計(jì)人員相對(duì)獨(dú)立地行使自身的權(quán)限已達(dá)到內(nèi)部監(jiān)控的目的。

2.強(qiáng)化會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的工作準(zhǔn)確性控制能力

為了有效地防范出現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入的失誤等基本性工作問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)該在電算化的條件下建立有效的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制機(jī)制。即對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的工作人員進(jìn)行明確分工，使之嚴(yán)格執(zhí)行和管理規(guī)章相配套的工作規(guī)范。在此基礎(chǔ)上要建立一種相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制以保障會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性，減少發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊的可能性。例如在執(zhí)行操作中可以將數(shù)據(jù)的輸入輸出和數(shù)據(jù)的審核相分離、程序和數(shù)據(jù)文件的保管和計(jì)算機(jī)的操作相分離，從而可以實(shí)現(xiàn)工作人員的權(quán)責(zé)和內(nèi)部控制機(jī)制的配套相明確。

3.拓展內(nèi)部控制的審計(jì)監(jiān)督作用，完善電算化下的內(nèi)部控制機(jī)制

由前面的分析知道電算化條件下企業(yè)的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制存在較大的會(huì)計(jì)舞弊和造假風(fēng)險(xiǎn)。所以會(huì)計(jì)系統(tǒng)沒(méi)有控制的話，一旦出現(xiàn)問(wèn)題將會(huì)對(duì)企業(yè)造成不可估量的危害。而很多時(shí)候內(nèi)部控制機(jī)制的設(shè)計(jì)只能為企業(yè)提供一種合理而不是絕對(duì)的保證。因此，企業(yè)應(yīng)該充分重視內(nèi)部控制中審計(jì)監(jiān)督的作用，利用內(nèi)部的審計(jì)監(jiān)督對(duì)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制進(jìn)行有效的監(jiān)控。企業(yè)應(yīng)該保證內(nèi)部審計(jì)工作人員的獨(dú)立性。內(nèi)審人員要定期檢測(cè)電算化系統(tǒng)的工作情況，對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)的健全性、適用性、可靠性進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，看其是否能夠有效發(fā)揮控制作用，并針對(duì)其薄弱環(huán)節(jié)，提出改進(jìn)意見(jiàn)，使之得以不斷完善。

4.加強(qiáng)會(huì)計(jì)從業(yè)人員在電算化環(huán)境下工作的職業(yè)技能培訓(xùn)

內(nèi)部控制機(jī)制主要是由人來(lái)設(shè)計(jì)和操作的，如果沒(méi)有高水平的會(huì)計(jì)從業(yè)人員，這種制度的執(zhí)行就是形同虛設(shè)。因而會(huì)計(jì)主管部門和企業(yè)單位在新形勢(shì)下應(yīng)該注重培養(yǎng)會(huì)計(jì)從業(yè)人員在電算化環(huán)境下工作的能力，尤其應(yīng)該加強(qiáng)計(jì)算機(jī)方面的學(xué)習(xí)，提高計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和操作維護(hù)水平。與此同時(shí)，要注重職業(yè)道德方面的熏陶，新環(huán)境下對(duì)于會(huì)計(jì)從業(yè)人員的職業(yè)道德要求更高。

總之，當(dāng)前我國(guó)正處在經(jīng)濟(jì)體制和企業(yè)制度改革的關(guān)鍵轉(zhuǎn)折期，企業(yè)內(nèi)部控制的問(wèn)題也正受到愈來(lái)愈多的重視。會(huì)計(jì)的電算化給企業(yè)帶來(lái)了機(jī)遇，使得企業(yè)能夠在更高的平臺(tái)上運(yùn)作和完成內(nèi)部控制的工作；同時(shí)電算化也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，如何克服困難把握機(jī)遇正是本文討論的核心所在。

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（作者單位：浙江寧波甬臺(tái)溫高速公路有限公司）