學校規范采購管理探討

　　摘要：學校采購是學校規章制度的重要組成部分。作為學校實現其正常運轉的重要手段，科學的采購不僅僅推進了高校教學、科研的發展，還緩解了教學資源的緊張狀況，為高等教育事業和學校的快速發展做出了重大的貢獻。隨著我國高等教育事業的快速發展，高校辦學規模不斷擴大，辦學效益日益提高，目前對貨物、設備、工程和服務等各類項目采購已成為高等學校重要的經濟業務。所以，如何嚴格各項管理制度，規范采購行為，實施采購監控對學校良性運轉有著重大意義。
　　關鍵詞：學校采購；高效；商業談判
　　中圖分類號：F253.2 文獻標識碼:A 文章編號:1005-6432(2008)41-0144-02
　　
　　管理是一種對行為過程和行為目標有效控制的方式，是在行為實施中產生價值最大化的手段。高校采購業務作為高校管理過程重要組成部分，必須根據采購業務的自身特點全面納人學校統一管理軌道，通過統一規劃、統一歸口、統一核算等方式強化管理，以確保采購業務的合法、規范和效益。就目前情況看，在健全采購業務管理流程的各個環節時，尤要注意的是：
　　1.學校采購的管理體制應重視采購規劃指導
　　“凡事豫則立，不豫則廢”，這里的“豫”非常重要，說的就是規劃之意。所謂采購規劃是指為實現高校建設和發展的既定方針所必需的有關采購目標、政策、程序、規則、任務分配、執行步驟、使用資源以及其他要素的復合體。采購規劃編制和實施過程中應著重注意解決以下幾個問題：一是采購規劃目標的構成。采購規劃的目標是指學校在一定時期內所要達到的采購效果，通常應包括指導教育資源最合理的分配，充分發揮教職員工的積極性和潛力，達到教育活動的最佳效果等三個部分。制訂目標時應以學校總體發展規劃為依據，考慮學校的辦學方向、辦學規模、特色建設和教育市場的情況，與學校的建設和發展保持協調。據此而形成一套完整的采購目標體系，并實行目標管理，這樣才有利于對采購活動進行有效控制，避免盲目、重復采購。二是確定采購規劃的執行步驟。目前高校包括人、財、物在內的教育資源總體上還是有限的，特別是教育經費的缺口較大，滿足不了社會對教育的需求，加上采購項目本身的建設周期性，安排時應考慮與教育資源的協調，分輕重緩急逐年分步實施。為此，可根據規劃年度的教學、科研工作需求計劃和財力狀況，在綜合平衡的基礎上首先保證和服務于重點學科與特色項目建設。三是健全采購規劃的實施機制。隨著學校采購規模的擴大，需要溝通的問題也會增多，從采購項目的申報、立項、審批到驗收各環節，不同層次和部門間的協調會越來越復雜。因此，規劃的統一協調、剛性約束和采購信息溝通等機制顯得越來越重要。
　　2.學校采購的運作方式
　　學校采購屬政府采購范疇，采購方式與政府采購有相同之處，也有不同之處。相同之處是按采購標的的大小可分為集中采購和分散采購，集中采購以招標采購和競爭性詢價采購為主，分散采購只限于單一來源采購。根據學校物資需求特點，還可以采用協議定點和委托采購。招標采購和競爭性詢價采購解決大型、貴重、進口和批量的采購項目，要有規范的操作程序，設立評標專家組和商務談判組，吸收用戶代表參加，根據標的大小還應邀請審計與監察部門派人參加。這樣運作不僅是為了增加采購的透明度，更主要是杜絕違規操作，避免給國家和學校造成損?失。
　　一方面，高校物資供應機構經營化管理，不同于后勤社會化，它不是獨立的法人企業，仍是學校職能部門；另一方面，學校供應與管理要按規章制度去操作，并有用戶、財務、審計等部門監督、把關。借鑒國外經驗，像美國這樣市場經濟發達的國家，高校仍設置一個職能部門來承擔采購供應工作。
　　3.學校采購的管理機構
　　學校采購的管理機構是學校法人授權對采購行為，承擔組織實施、管理監控的職能部門。它要承擔起項目論證、市場調查、招標評標和商務談判，要辦理好進口機電儀器、設備報批，免稅，外貿代理，商檢和驗收索賠等工作，要制定規章制度，對學校各種采購行為實施管理和監督。這個機構的設置，在高校新一輪內部管理體制改革中，各校處理方法不一樣。
　　改革前采購管理職能與物資供應合在一起，而且和實驗室管理、固定資產管理同在一個部門，它們共同形成了各種信息流相互銜接，相互促進的環鏈。現在有的將原實驗室設備處中的供應部門剝離出來，劃歸學校后勤集團，管理職能仍留原機構中；有的將原來實驗室設備處中供應部門減員減負，承包經營，原機構實行一處兩制；有的將實驗室設備處與教學、科研管理機構合并，個別學校采取一處兩名；有的將供應部門“分流”，實驗室管理也“剝離”，將采購管理與國資管理職能合并，成立新機構。
　　4.學校采購的談判策略
　　社會主義市場經濟的建立和發展，為學校物資采購管理人員搭起了一個施展才能的舞臺。我們在技術物資的商業談判中要求廠商給予最優惠的價格或者最大的折扣率，并盡可能在交貨期、運雜費、售后服務等諸方面給予優惠條件。那么，我們如何去爭取呢？通過多年摸索總結，我們把采購談判中的策略和方法概括為“四有”，即有理、有據、有節、有義。
　　所謂有理，就是我們與廠商討價還價的理由。
　　所謂有據，就是要有根據，就是我們在進入談判之前應該占有，并在談判中酌情運用的一切有關的信息和資料。比如對同類產品有哪些廠家、生產歷史、生產價格、銷售價格、經營狀況等應有較為詳盡的了解；對選定產品的廠家產品說明書、價格表、用戶反饋意見，合同執行情況，售后服務措施等應掌握清楚；對當時物價指數、原材料市場情況、產品供求情況等也應盡可能了解，還有商家營銷策略、國家稅利政策，掌握這些信息要靠平時積累收集，其中有些要靠在談判中注意探聽、分析。不做任何準備，無疑會使自己陷于盲目和被動的地位。
　　所謂有節，就是談判要求要適當，談判方法要有節奏。一方面，我們要求廠商提供優惠條件不可無邊無際地開口。這樣往往會使談判陷于無意義的僵持狀態中，甚至不歡而散。事實上，在商業談判中不同性質廠家、不同地區、不同批量、不同產品、不同時期其最終可能談妥的優惠折扣率和其他優惠條件不一定完全相同。另一方面，談判要求的尺度，要靠自己對情況的調查，對自己信心、能力的把握和經驗積累。
　　所謂有義，就是我們談判要有正確的出發點，正確的態度。我們是社會主義國家，供需雙方大目標是一致的。雙方只有本著建立良好的互惠互利，攜手共進的協作關系，才能通過談判增進了解，培養友誼。總而言之，談判是一種合作事業，必須追求共同的利益；談判是一種行為過程，而不是一盤棋賽；在一場成功的談判中，每一方都是勝者。不能把談判對方當對手，而要看做朋友。因此，我們談判態度自始至終應該是不卑不亢、沉穩豁達、熱忱大度、彬彬有禮。
　　作者單位：平頂山工學院
　　
　　參考文獻：
　　[l]朱少平．中華人民共和國政府采購法操作實務全書[M].北京:中國人事