建設單位工程采購及價款支付內部控制制度的探討

　　摘要：工程材料及設備在工程總造價中占有很大的比重，因此工程材料及設備的采購是工程建設活動中一項重要的內容，加強材料和設備采購及付款環節的內控制度建設，對于加強建設單位基本建設財務管理、提高投資效益有重要的意義。
　　關鍵詞：建設單位；工程；采購；付款；內部控制
　　中圖分類號：F74文獻標識碼:A文章編號:1005-6432(2008)41-0112-02
　　
　　一、工程采購與付款內部控制的基本要求
　　
　　工程采購與付款的內部控制制度應滿足以下要求：①以預防為主，查處為輔，明確規定業務活動的規則和程序，保證業務活動有條不紊地進行。②注重選擇關鍵控制點、控制環節，力爭以最小的控制成本獲得最大的控制效果。③注重相互牽制，即一項業務至少要經過彼此獨立的兩個或兩個以上的部門和人員，以使該部門或人員的工作能夠接受其他部門或人員的檢查和制約。④建立補救措施，防止意外事件或不良后果的產生，及時發現和揭示出已經產生的差錯、舞弊和其他不規范行為。
　　
　　二、工程采購與價款支付業務的主要內容
　　
　　1.工程建設所需材料設備的采購及付款
　　工程項目一旦開工建設，建設單位就要根據工程預算進行建筑材料及有關設備的采購，并轉交給施工單位進行工程施工，并對供貨商進行付款。
　　2.工程預付款及工程形象進度款的支付
　　工程預付款是指根據施工合同，在工程開工前預付給施工單位用于開工準備的資金；工程形象進度款是指施工過程中，根據工程施工進度撥付給施工單位的資金，分為按月結算、分段結算和竣工后一次結算三種方式，一般根據工程的期限和規模由雙方約定支付的方式。
　　3.工程竣工結算
　　工程竣工結算是指完工后建設單位與施工單位辦理竣工結算手續，是對整個工程的全面清算。
　　
　　三、相關部門的設置及分工
　　
　　根據以上業務內容，主要涉及：①基建部門，負責施工質量監督、材料設備采購指導及工程款項支付初步審核。②審計部門或監理部門，負責對工程預算、工程形象進度、工程材料采購計劃審核。③采購部門，根據要求組織材料設備的采購。④財務部門，工程價款的審核及支付。⑤倉儲保管部門，負責工程材料的接收、質量檢驗，并及時將材料轉交給施工單位。
　　
　　四、工程采購與價款支付的內部控制
　　
　　1.工程材料設備采購及價款支付的控制
　　作業程序：①施工單位根據工程預算和工期安排，提報工程所需材料計劃。②審計部門或工程監理部門對材料計劃合理性進行審核，審核無誤后報單位領導批準后，交物資采購部門。③采購部門根據批準的采購計劃，組織材料采購。④材料到達工地后，倉庫保管部門會同采購部門組織驗收入庫，并及時將材料移交施工單位，辦理材料轉賬手續。⑤財務部門同供貨單位辦理結算，支付材料款。
　　主要控制環節：審核材料計劃，對外采購，驗收及移交材料，支付款項。其中審核材料計劃是關鍵的控制環節，審核時注意既保證按需供應，不影響工程施工，又要避免施工單位大量囤積材料，占用資金。
　　2.工程預付款及進度款的控制
　　作業程序：①施工單位根據雙方合同規定，根據工程施工情況提報工程預付款申請或形象進度款支付申請。②基建部門和審計部門進行審核，注意工程量計算和定額的套用是否準確。審核時應將工程進度中包含的由建設單位提供的材料費用列出。審核完畢后由審核人、部門主管簽字認可。③審核后將施工單位款項支付申請報單位負責人批準，然后轉交財務部門辦理支付手續。④基建會計首先審核施工單位款項支付申請簽字手續是否完備，然后按合同規定驗證金額支付是否正確，扣除當月結轉材料（設備）款、當月應扣回的工程預付款，審核無誤報財務主管批準，辦理付款手續。
　　主要控制環節：工程預算或形象進度的審核，基建會計對收據的審核。避免施工單位虛報工程量、冒領工程款的現象發生，防止工程款付超。
　　3.竣工結算控制
　　作業程序：①工程竣工決算審計完成后，施工單位憑雙方簽字的竣工決算書和工程驗收書到建設單位財務部門辦理竣工結算。②基建會計審核竣工決算書和定案表手續是否完備。③基建會計和倉庫保管同施工單位有關人員核對撥付的材料款和工程款，確保雙方賬物相符，賬賬相符。④基建會計同施工單位辦理竣工結算手續。
　　主要控制環節：雙方人員進行材料和工程款的對賬。避免已撥轉的材料物資沒有進行轉賬而遺漏，給建設方造成損失。
　　
　　五、工程采購及付款內部控制的日常管理
　　
　　(1)嚴格責任制度，明確崗位分工。基建工程周期長，涉及部門較多，因此要明確基建、審計、財務等部門各自在工程款項支付管理中的職責，明確各工作崗位的權限，實行職務分離控制，加強內部牽制，防止錯誤和舞弊行為的發生。
　　(2)加強工程預決算審計工作。工程款項支付的各項業務，都須事先經過工程審計人員的審核。因此，建設單位應當重視工程預決算人才培養工作，選擇業務熟練、責任心強的同志來把關。
　　(3)及時清查竣工工程，按時完成工程材料及設備轉賬工作。工程竣工后，在工程竣工決算報送工程造價審核部門前，由基建部門和財務部門組織人員對施工單位領用的材料認真進行整理、匯總，并同施工單位相核對，注意工程領用的材料是否全部出庫，撥施工單位的材料是否全部結轉完畢，設備是否全部出庫，是否有因工程質量、工期或其他糾紛應扣除的款項，是否有暫停結算的事項等。上述情況應形成書面資料，并經有關人員簽字，作為結算參考，提供給工程造價審核部門并最終定案。在沒有接到工程材料清單以前，工程審核部門一般不能進行工程造價的最終定案。
　　作者單位：泰山醫學院附屬醫院
　　
　　參考文獻：
　　[1]徐崇祿等.建筑工程施工合同示范文本應用指南[M].北京:中國物價