中小企業物流外包合同管理問題研究

　　摘要：在分析了中小企業物流外包合同管理的環節和可能出現的問題后，提出了改進中小企業物流外包合同管理的具體措施。
　　關鍵詞：中小企業；物流外包；合同管理
　　中圖分類號：F273 文獻標識號：A
　　
　　近年來，由于受其資源和能力限制，中小企業紛紛實施物流外包戰略。盡管物流外包可以給其帶來諸多利處，但也存在著風險。合同管理風險便是這些風險中的一種。因此，加強物流外包合同管理[1]，規避可能出現的風險，對中小企業物流外包的成功實施，就顯得尤為重要了。
　　
　　一、中小企業物流外包合同管理環節
　　
　　當中小企業決定將物流外包給第三方物流服務商時，就要加強物流外包合同全過程、全方位的管理。具體來說，主要包括以下環節[2]：
　　1.合同的準備階段。合同簽訂是關系中小企業生存發展的大事，特別是物流外包合同，通常它時間跨度比較長，服務范圍比較廣，中小企業在簽訂合同時應避免操之過急。在簽訂合同之前，第一要加強企業內部各部門管理者之間、管理者與員工（特別是原物流部門的員工）之間的交流溝通，明確物流外包原因。第二就對第三方物流服務商資格和資信情況進行詳細調查，選擇合適的服務商。第三在確定準備合作的第三方物流服務商后，企業應與之進行廣泛深入的溝通，增進彼此的了解。
　　2.合同的訂立階段。在雙方充分了解的基礎上，合同管理進入了實質階段，即雙方開始簽訂合同，包括合同的起草、談判、修改和最終訂立。在這期間，中小企業應就合同涉及的方方面面詳細地與第三方物流服務進行談判和協調，確保合同內容全面，措辭嚴密。
　　3.合同的履行階段。把物流外包后，中小企業不是就可以做甩手掌柜了，恰恰相反，企業必須隨時了解合同履行的情況，監督第三方物流服務商的服務，能夠做到及時發現問題，解決問題，從而保證合同的順利實施。
　　4.合同的歸檔階段。合同履行完畢，要進行合同運行情況的全面評估，總結經驗與教訓，對出現的問題，提出改進措施，不斷完善中小企業的物流外包業務。
　　
　　 二、中小企業物流外包合同管理中可能出現的問題
　　
　　 中小企業物流外包合同涉及的內容多、時間長、要求復雜，所以要避免出現問題。中小企業物流外包合同中可能出現的問題有：
　　 1.合同不完善。中小企業與第三方物流服務商簽訂合同，是一個非常復雜的過程，任何一方如在簽約前考慮不周或者準備不足，都有可能在未來執行合同中出現問題。另外就是合同的執行標準及衡量標準，是中小企業與第三方物流服務商在簽約時首先應當協商解決的問題。
　　 2.措辭不明確。語意清晰明確、沒有歧義是所有合同都應遵循的基本原則。有歧義的語句會使簽訂合同的雙方各自作出對自己有利的解釋，從而引發爭端。如果中小企業與第三方物流外包商對某此語句的理解出現了分歧，事先又沒有簽訂附加條款進行補充說明，統一雙方的思想和行動，就會引起糾紛。
　　 3.條款不可行。第三方物流服務商對于物流需求專業性較強的中小企業，簽約前應向有關專家咨詢，甚至請他們參與談判，分析企業生產、管理的特殊性、特殊要求以及特別需要注意的地方，不能簽訂了不可行的條款。而對于經過努力仍無法做到的內容，千萬不要輕易承諾。
　　 4.監管不徹底。缺乏服務跟蹤監制度是造成物流外包失敗的主要原因之一。當物流業務移交給第三方物流服務商后，中小企業無法對物流活動的具體內容進行直接控制，企業就面臨服務質量和服務效率下降、對服務需求變化的靈活性降低等風險。
　　 5.溝通不及時。中小企業將物流外包給第三方物流服務商后，與之就形成了一個合作關系，雙方就提高物流效益，必須隨時交流溝通物流運作信息，以便在發生合同外的情況時能及時協商解決，采取替代方案或補救措施，否則，中小企業的物流就會受阻甚至中斷。
　　
　　 三、中小企業物流外包合同管理的具體措施
　　
　　 許多中小企業對合同管理重視不夠，導致合同管理極不完善，要想取得物流外包的成功，必須樹立正確的合同管理理念，采取科學有效的措施，加強合同管理。
　　 1.建立健全物流外包合同管理制度。隨著管理的規范化、科學化和法律化，物流外包合同管理應從完善制度著手，制定切實可行的管理制度。其主要內容包括：成立專門的物流外包合同管理機構，指定專業人員對合同進行持續性全過程管理。從而使合同的簽訂、履行、評估和糾紛處理都處于可控狀態。
　　 2.完善全面準確的合同條款。一份詳細、準確的物流外包合同是進行物流外包合同管理的基礎，也是保證物流外包成功的必要條件。合同條款應在精確性和靈活性之間取得平衡。
　　 3.建立信息交流溝通機制。物流外包合同從簽訂到履行直至結束的全過程都離不開充分的信息交流與溝通，有效的合同管理應建立信息平臺，保證及時地進行交流，從而增強相互的理解，以保證合同的順利實施。
　　 4.建立監控和評估機制。在簽訂合同后，中小企業應建立合同履行的監控和評估機制，密切跟蹤合同履行過程中的各個環節，注意收集合同執行的信息，并作出相應的信息處理，將合同實施情況按照規定的標準進行評價和分析，找出偏差，以便及時解決。
　　 5.加強合同管理人才的培養。物流外包合同內容復雜，專業性較強，其管理人員不僅應具備較高的合同管理知識和法律知識，還應同時具備物流管理知識，并且要對企業的整體目標和物流需求有全面的理解。所以，中小企業要重視人才，選擇素質高、能力強的人員參與合同管理，同時要加強培養和再教育，只有這樣才能保證合同的有效管理。
　　
　　 四、結語
　　
　　 物流外包合同是中小企業物流外包管理中的重要工具，也是防范物流外包風險的主要措施。加強物流外包合同管理，規范并完善物流合同，實時監控物流外包合同的實施，能有效控制物流外包項目的質量。中小企業應認清自身對物流的需求，第三方物流服務商應不斷自我完善，提高物流服務質量，雙方以物流外包合同為基礎，兩者之間才有形成長期合作的可能。
　　 作者單位：鹽城工學院經濟與管理學院
　　
　　參考文獻：
　　[1] 談迎瑩，李錦飛. 工商企業與第三方物流供應商合作的基礎-物流合同[J].江蘇商論，2005，（12）：47-49.
　　[2] 杜文，任民. 第三方物流[M].北京：機械工業出版社，2007：84-95.