充分發(fā)揮高校院系網(wǎng)站在教務(wù)管理中的作用

摘 要 教務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化和信息化是現(xiàn)代高校管理的重要趨勢(shì)，然而，基層院系網(wǎng)站建設(shè)滯后，教務(wù)管理功能發(fā)揮不充分，成為阻礙發(fā)展的瓶頸。本文認(rèn)為，在高校教務(wù)管理工作中，要充分發(fā)揮院系網(wǎng)站的信息平臺(tái)功能，實(shí)現(xiàn)基層教務(wù)管理的信息化，提高教務(wù)管理工作的效率和水平。

關(guān)鍵詞 高校；教務(wù)管理；院系網(wǎng)站

中圖分類號(hào)： G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1671-489X（2008）08-0013-03

教學(xué)工作是高校各項(xiàng)工作的重心，教務(wù)管理則是組織、安排、協(xié)調(diào)學(xué)校教學(xué)工作的重要環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)教育目的，培養(yǎng)合格人才的基礎(chǔ)。在當(dāng)前的信息時(shí)代，高校教務(wù)管理工作正朝著網(wǎng)絡(luò)化和信息化的目標(biāo)快速發(fā)展。高?；径冀ㄓ芯W(wǎng)站，高校網(wǎng)站的建設(shè)水平也成為衡量一所高校綜合實(shí)力的重要標(biāo)志。不過，目前高校的二級(jí)網(wǎng)站——院系網(wǎng)站的建設(shè)還處于初期階段，院系網(wǎng)站在教務(wù)管理工作中的作用還沒有充分發(fā)揮，這成為高校教務(wù)管理工作發(fā)展的瓶頸。如何充分發(fā)揮高校院系網(wǎng)站在教務(wù)管理中的作用，促進(jìn)高校教務(wù)管理信息化是一個(gè)值得重視的問題。

1 高校院系網(wǎng)站建設(shè)在教務(wù)管理中的作用及意義

教學(xué)管理工作是高校院系工作中的重中之重，院系網(wǎng)站也應(yīng)該體現(xiàn)這一特點(diǎn)。因此，需要完善院系網(wǎng)站服務(wù)教務(wù)工作的各種功能，增加教務(wù)管理方面的信息含量。下面闡述一下院系網(wǎng)站在教務(wù)管理中應(yīng)該發(fā)揮的重要作用。

1.1 實(shí)現(xiàn)教學(xué)資源共享及信息交流 院系網(wǎng)站可以成為信息發(fā)布和交流的平臺(tái)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的收集、傳播和管理，可以減少重復(fù)工作，大大提高工作效率和管理水平。教務(wù)管理工作的重要內(nèi)容及信息等都可以存放在網(wǎng)站上，最大限度地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。這些數(shù)據(jù)不僅可以在院系內(nèi)各管理崗位之間進(jìn)行數(shù)據(jù)共享， 而且還可以提供給校教務(wù)處或其他管理部門共享，也可以提供給兄弟院系或?qū)W生共享。此外，還可以建立院系網(wǎng)站的對(duì)外鏈接，有效促進(jìn)與其他高校相同專業(yè)院系相互交流和學(xué)習(xí)。

1.2 對(duì)校級(jí)教學(xué)管理系統(tǒng)進(jìn)行補(bǔ)充和延伸 當(dāng)前高校教務(wù)處基本都實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)管理，通過教學(xué)管理系統(tǒng)面向全校服務(wù)。但是“信息系統(tǒng)的特點(diǎn)決定了教務(wù)管理業(yè)務(wù)的高度集中和責(zé)任的明確分工，從管理學(xué)角度來看，其管理‘寬度’較大，但管理職能過分向教務(wù)處集中，帶來的是教務(wù)處日常事務(wù)性管理工作的不斷膨脹，阻礙了教務(wù)處管理職能的有效轉(zhuǎn)換，影響了教務(wù)處服務(wù)質(zhì)量的提升”［1］。如果院系網(wǎng)站在教學(xué)管理上能實(shí)現(xiàn)校級(jí)教學(xué)管理系統(tǒng)的教師評(píng)學(xué)、學(xué)生評(píng)教等部分功能，在一定程度上可以緩解教務(wù)處的壓力，也是對(duì)校級(jí)教學(xué)管理系統(tǒng)的有利補(bǔ)充和延伸。

1.3 減輕教務(wù)人員的工作強(qiáng)度，提高工作效率 高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，專業(yè)增加，師生人數(shù)日益增多，學(xué)校教務(wù)管理部門所要處理的事務(wù)和數(shù)據(jù)越來越多。教務(wù)管理工作本身就是一項(xiàng)繁瑣而艱辛的工作，特別是院系教務(wù)工作者，直接面對(duì)教師和學(xué)生，所處理的問題多，所接觸的信息量大，因而常常忙得焦頭爛額。他們?cè)谌粘９ぷ髦校粌H要維護(hù)好院系教學(xué)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，還要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理好一個(gè)學(xué)期中各階段的工作及師生等方面的各種咨詢，常常是辦公桌前圍滿了學(xué)生或教師，而不知該先回答誰，而且常常是同一個(gè)問題被多次詢問。教務(wù)員整天忙于事務(wù)性工作，一個(gè)工作日下來，人總是筋疲力盡。如果把教學(xué)過程中的各種通知、安排等都上學(xué)校的局域網(wǎng)，那么教師、學(xué)生無論在哪個(gè)地方，通過互聯(lián)網(wǎng) ，就能隨時(shí)查到自己所需的信息。這樣就會(huì)大大減少教務(wù)員的工作強(qiáng)度，提高工作效率［2］。

2 當(dāng)前高校院系網(wǎng)站在教務(wù)管理中的現(xiàn)狀

在高校網(wǎng)站中，院系網(wǎng)站是具體內(nèi)容的基本載體，服務(wù)的主要對(duì)象是本院系的全體教師與學(xué)生，其信息發(fā)布與交流的平臺(tái)功能本該發(fā)揮得非常充分。但是，除個(gè)別大學(xué)的院系網(wǎng)站功能比較強(qiáng)大外，大多數(shù)院系網(wǎng)站的建設(shè)還處于初期階段，在教務(wù)管理工作中沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用，從總體上看存在一些問題。

1）從內(nèi)容上看多簡介少深入，重宣傳輕服務(wù)，更新不夠及時(shí)，內(nèi)容不夠豐富，這是目前高校院系網(wǎng)站普遍存在的問題。 大多數(shù)高校院系網(wǎng)站主要內(nèi)容是院系簡介、專業(yè)設(shè)置、師資隊(duì)伍、科研和教學(xué)成果介紹，內(nèi)容簡單，注重的是宣傳介紹，而且很多信息過于陳舊。隨時(shí)出現(xiàn)的教務(wù)通知和十分豐富的教務(wù)資料大多沒有錄入到院系網(wǎng)站上。

2）從功能上看，除個(gè)別比較有名的大學(xué)，如北京大學(xué)的光華管理學(xué)院教務(wù)管理服務(wù)功能比較全面，服務(wù)意識(shí)高以外，目前大多數(shù)院系網(wǎng)站在教務(wù)管理方面只有教務(wù)通知功能，互聯(lián)網(wǎng)信息交流存儲(chǔ)的功能還有待開發(fā)，在教務(wù)管理中服務(wù)功能有待加強(qiáng)。

3）從發(fā)展前景來看，普遍存在的一些制約因素，使教務(wù)管理對(duì)院系網(wǎng)站的利用率低。比如資金投入不足，基層教務(wù)人員網(wǎng)絡(luò)技術(shù)缺乏。院系網(wǎng)站建設(shè)是基于校園網(wǎng)內(nèi)的局域網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)空間有限，后續(xù)建設(shè)的升級(jí)改造，長期停在建設(shè)初期的水平上。

總之，一些高校院系網(wǎng)站給人的最突出感受就是：重宣傳輕服務(wù)，多簡介少深入，內(nèi)容不夠豐富，功能不夠強(qiáng)大，缺乏特色，還有很多可以改進(jìn)的方面。

3 加強(qiáng)院系級(jí)網(wǎng)站建設(shè)，充分發(fā)揮服務(wù)于教務(wù)管理的作用

日常教務(wù)工作涉及學(xué)校整個(gè)教學(xué)活動(dòng)中的大量信息，如教學(xué)計(jì)劃、課務(wù)安排、考務(wù)安排、考試成績、學(xué)籍信息、教材管理、學(xué)位審核等等。依靠傳統(tǒng)的教務(wù)管理模式去進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、分析、安排等，任務(wù)相當(dāng)繁重，效率低、易出錯(cuò)?，F(xiàn)在校級(jí)教學(xué)管理系統(tǒng)基本能實(shí)現(xiàn)日常教務(wù)管理工作的網(wǎng)絡(luò)化和信息化。但是由于受到各種因素的影響和制約，使校級(jí)教務(wù)管理系統(tǒng)異常繁忙，面臨很大的壓力。這種情況下，要充分開發(fā)院系網(wǎng)站的教務(wù)管理功能，提高教務(wù)管理工作水平，還有很多工作需要加強(qiáng)。

3.1 充分發(fā)揮服務(wù)教學(xué)管理工作的信息發(fā)布功能 教務(wù)管理過程的實(shí)質(zhì)就是教學(xué)信息的獲取、存儲(chǔ)、加工、輸出的過程。利用網(wǎng)上信息瀏覽、信息交換、資源共享等技術(shù)，能使教務(wù)管理系統(tǒng)的指令傳達(dá)快速及時(shí)、安全可靠。為提高教務(wù)管理的工作效率，可以在院系網(wǎng)站建立更多版塊，增強(qiáng)信息發(fā)布的功能，如教務(wù)通知、考務(wù)通知、實(shí)習(xí)管理、畢業(yè)論文管理、創(chuàng)新實(shí)踐管理等；增加一些教學(xué)管理的重要檔案資料，如教師手冊(cè)、學(xué)生手冊(cè)、教學(xué)工作量，教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)日歷、課程表和考試日程等等內(nèi)容。學(xué)生、教師不管身在何處，都能隨時(shí)可以通過互聯(lián)網(wǎng)了解到學(xué)校的各種教學(xué)安排，查詢到各種教務(wù)管理信息，使教務(wù)管理更加方便快速，既可以實(shí)現(xiàn)信息的發(fā)布共享，又能滿足教學(xué)檔案的科學(xué)管理。

3.2 通過院系網(wǎng)站建立互動(dòng)的教務(wù)管理 目前，大多高校網(wǎng)站都有為學(xué)生開設(shè)的用于提出意見或建議的留言板或論壇，可以充分利用這一平臺(tái)，創(chuàng)建教師與學(xué)生互動(dòng)的、積極的交流渠道，營造出良好管理氣氛。這種方式打破了傳統(tǒng)的“人—人”的管理模式，實(shí)現(xiàn)了“人—網(wǎng)絡(luò)—人”的新型管理模式［3］。不但節(jié)約時(shí)間、精力、經(jīng)費(fèi)，而且使一些重要信息在極短的時(shí)間內(nèi)得到貫徹和溝通，從而大大提高教學(xué)管理的效益和質(zhì)量，使管理工作更加科學(xué)化，增強(qiáng)開放性和透明性。

3.3 培養(yǎng)教務(wù)管理人員及師生利用網(wǎng)站的意識(shí) 教務(wù)管理人員必須不斷提高自身的技能和素質(zhì)，掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，轉(zhuǎn)變管理理念，拓展思路，勇于打破陳舊的教務(wù)管理模式，學(xué)習(xí)和習(xí)慣利用院系網(wǎng)站進(jìn)行教務(wù)信息的發(fā)布和存儲(chǔ)。在計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛普及的今天，高校教師基本都有個(gè)人電腦，大多數(shù)高校的學(xué)生宿舍也都有網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，要加強(qiáng)師生利用院系網(wǎng)站進(jìn)行交流的培養(yǎng)。否則院系網(wǎng)站建設(shè)得再完美，內(nèi)容再豐富，功能再全面，如果瀏覽率和利用率低下，也會(huì)影響教務(wù)管理水平的提高。

3.4 加強(qiáng)教務(wù)管理人員的培訓(xùn)， 加大資金投入 信息技術(shù)在教務(wù)管理中的使用要求管理人員要時(shí)刻關(guān)注現(xiàn)代管理技術(shù)的發(fā)展情況。教務(wù)管理工作人員需要熟悉文字處理、數(shù)據(jù)報(bào)表、數(shù)據(jù)庫等相關(guān)軟件的操作技能，這需要高校對(duì)教學(xué)管理人員進(jìn)行各種形式的培訓(xùn)，提高計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，使基層教務(wù)人員能夠進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的信息錄入和日常維護(hù)工作，將基層單位的教務(wù)工作能隨時(shí)體現(xiàn)在院系網(wǎng)站上。同時(shí)，由于數(shù)據(jù)存儲(chǔ)要求使用性能更高的計(jì)算機(jī)設(shè)備，而計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施的更新周期越來越短，院系網(wǎng)站系統(tǒng)需要不斷升級(jí)、改造、擴(kuò)展，尤其在軟件系統(tǒng)方面需要定期投入經(jīng)費(fèi)，因此，高校應(yīng)該撥出一定數(shù)額的經(jīng)費(fèi)專門用于基層單位教務(wù)管理信息化建設(shè)。

4 結(jié)論

我國高校院系網(wǎng)站的建設(shè)已經(jīng)取得了一定的成績，但是互聯(lián)網(wǎng)的功能非常強(qiáng)大，還有很多的功能需要開發(fā)和利用。目前應(yīng)該繼續(xù)完善網(wǎng)站教務(wù)信息的發(fā)布功能，但最終的目標(biāo)是在互聯(lián)網(wǎng)上建立一個(gè)較為完善的平臺(tái)，使高校內(nèi)部的各種資源可以充分交流和互動(dòng)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)跨時(shí)空的交流功能，加快高校院系教務(wù)管理全面網(wǎng)絡(luò)化、信息化。

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