淺談我校教材管理的計算機系統化發展

引言：教材工作是高校的一項基本工作。傳統上，教材管理完全靠人工憑經驗，采用的是班級管理模式，由班級課表、教師指定教材和數量、教材科統一訂購和管理教材、按班級發放教材、按班級結算教材費的方式進行的，這種模式與目前選課制管理很多環節是矛盾的。同時，由于辦學規模的日益擴大，所設專業、課程的不斷變化以及提供教材的外部環境的復雜化等因素，也大大增強了教材管理工作的強度和難度，教材管理工作應從傳統的事務處理型轉向更高層次的信息管理型。因此選取合適的教材計算機管理系統對于教材工作具有非常重要的意義。

我校傳統的教材管理方式

1、人工管理階段。04學年之前，我校教材管理采用的是原始的人工管理模式。從教材計劃的制定，到教材訂單的生成，從教材入庫、出庫、零售、發放到教材款的結算和補退，全是紙質記錄，手工操作。工作量很大，錯誤較多，賬目非常混亂。

2、自行開發的簡單管理系統。04～05學年度秋季，我校教材科自行研制開發了一個教材管理系統，該系統利用VF工具，系統包括批量導入，入庫，出庫(零售、學生集體領書)，損耗，畢業結算和庫存管理(修改、刪除和增加)等模塊。基本滿足了工作中的要求。其缺點是數據庫承載的數據量較小，大量處理數據時常出現死機或錯誤現象。由于教材科從教務科采集選課數據，該數據需要手工二次加工處理，所以不能實現按人結算，選修課程的教材的發放和結算很模糊。所有的賬款都是針對班級集體結算。

3、我校傳統的教材管理方式小結。經過調研及分析傳統的教材管理業務流程，我發現存在的主要問題有：(1)數據采集問題。教材科從教務科采集選課數據，由于兩部門對選課數據處理不能同步，所以教材科要對該數據進行手工處理，任務量太大。(2)教材采購問題。該過程需要計劃和庫存反復核對，工作較繁，容易造成教材錯訂、漏訂或重訂等情況。另外，因版次、出版時間等原因，實際到貨教材與教材采購單并不完全吻合。為了保持各個管理環節數據的準確性，教材科工作人員必須頻繁的更改教材計劃、采購清單和征訂明細。(3)教材發售問題。教材發售時，通常各班派代表領書，教材科是依據教材征訂明細來發售教材的，但是該明細只能統計出每門必修課教材發售總數，沒有班級發售選修教材明細清單。要完成發售，不僅統計工作量大，而且極易出現錯發、漏發的現象。(4)教材賬款問題。要預收每個學生的教材款，這就要求教材科能實時跟蹤每個學生教材使用情況及預收款余額，這顯然難度較大。能開發或購買一個教材管理系統把上面出現的所有問題都解決或避免，這對于教材管理來說意義十分重大。

現行的管理系統

04～05春季我校采用學分制下的教材管理系統，該管理系統采用C/S結構模式，較好的滿足了我校教材管理的實際情況和要求，系統職能主要有教材計劃管理、采購管理、庫存管理、發售管理、賬款結算管理等管理職能組成。計劃管理主要是根據每學期學生選課情況、開課情況以及預訂教材的信息來確定教材種類和采購數量，并匯總成教材計劃；采購管理主要是根據教材計劃到教材庫存帳中相關教材信息，統計出需要采購的教材清單，并將采購完畢的教材入庫；庫存管理主要是日常教材的庫存管理，報損報廢處理等；發售管理的主要內容是依據學生選課數據，確定每個班級發放教材的種類、數量及詳細名單并發放教材，還有特殊學生教材的零售處理；賬款結算管理主要是把學生預交的教材費錄入個人賬戶，并將每個學生已領購教材的金額從預收款中扣除。并詳細記錄學生每學期的預交款、實際花費和結余款情況。

(1)系統工作流程。系統管理員根據課程計劃進行教材分配，進行教材入庫和出庫管理到教材庫；供書單位對教材庫進行接收訂單和供貨，會計對學生和教師以及供書單位進行款項結算。

(2)系統功能模塊。教材管理系統分為兩大組成部分：教材數據處理子系統和網上發布子系統，其中教材數據處理子系統包括13個模塊，具體是：設置，庫存，收訂，采購，入庫，出庫，調撥，付款，收款，退款，退書，損耗和附加功能。網上發布子系統包括網上確認課程對應教材征訂和分學年學期領取教材對帳兩部分。

(3)系統優缺點和意義：①有利于提高工作效率，減輕勞動強度，使教材管理方便快捷。計算機管理系統下，只需要一次輸入基礎數據。提高了工作效率。②有利于提高管理質量，減少數據失誤，更好地為學校教學工作服務。③有助于教材管理工作邁向新水平，是教材管理更加科學化和行之有效。便于杜絕教材訂購、發放過程中的重復現象。④有助于提高教材管理人員的素質，更好的為教材管理服務。還可以使教材管理人員從繁雜重復的手工勞動中解脫出來，搞好教材研究和建設工作。

教材管理系統是典型的進銷存管理系統，管理的是大量的日常動態信息，通過多用戶共享技術和自動生成技術達到對教材管理的實時、快速處理，實現了信息的共享與綜合利用。總之，在教材工作中引進計算機管理，有利于促進教材工作的現代化，更好的為教學服務。

我校的教材管理系統中，由于采用了管理事務重建思想和面對對象建模的設計技術，使得系統各處理流程較為流暢。同時具有易于維護、擴充、容錯性能強，且用戶界面友好、操作方便等特點。由于系統采用先進的C/S體系，加強了教材系統的信息共享能力。