高校教學秘書工作的藝術性

摘 要：高校教學秘書區別于一般行政機關秘書，位置特殊、責任重大。成為一名優秀的教學秘書，在注重加強思想品德、業務能力、工作作風等工作修養的同時，還必須懂得工作方法和工作藝術。只有這樣，才能真正提高教學秘書的工作質量和工作效率。

關鍵詞：教學秘書 教學工作 藝術性

一

隨著秘書工作的發展，行業秘書有著越來越重要的作用。在高等院校的教學管理工作中，教學秘書占有重要的位置。他對于搞好教學管理，提高教學質量，有著極大的關系。作為特殊位置、特殊職能的高校秘書，要真正發揮好助手和參謀作用，就必須熟悉教學管理、學生管理，掌握教學和學生管理的規律，具備一定的管理能力，只有這樣，工作建議、參謀意見才有針對性、合理性，才有價值。教學秘書在時間緊、任務重的情況下，要出色地完成工作，必須講究工作藝術。

（一）正確處理工作的被動性與主動性關系。秘書工作的輔助地位決定了它的被動性。作為領導的參謀和教務處的助手，教學秘書隨時按領導和教務處的指示辦事，不能自行其是，但僅僅被動接受任務，來一個電話處理一件事情，接一個文件推動一項工作，勢必頭痛醫頭，腳痛醫腳，手忙腳亂，窮于應付，全局工作難以協調。教學秘書要主動學習上級機關有關方針、政策，了解本校及本院的辦學指導思想和培養方向，根據教學規律制訂工作計劃，主動出擊，充分發揮參謀、助手、咨詢、智囊作用。

（二）正確理解工作中的事務性和思想性。教學秘書工作中的思想性與事務性是互相滲透的。教學秘書工作整體上具有很強的思想性，但每一個環節都具有事務性。比如安排課程、組織論文寫作、答辯、落實教育實習、專業實踐等都是思想性很強的工作，但具體操作又包含許多事務性；打印課表、收集整理學生論文、歸檔實習材料等都是事務性工作。思想性工作滲透事務性，事務性工作蘊含思想性；思想性是主導方面，事務性是從屬方面；思想性決定管理科學化，事務性決定管理規范化。如果只重視思想性，忽視事務性，就會引起教學秩序混亂。如果只強調事務性，忽視思想性，就很難充分調動師生的積極性，影響工作效率。因此，要充分認識工作中的事務性和思想性，在具體事務工作中突出思想性。

（三）妥善處理經常性工作和突擊性工作。教學秘書有大量的日常工作，比如檢查教學情況、核算學生學分、處理停調課等；還有周期性規律性的工作，諸如開學初教學檢查、組織期中考試、安排期末考試等，這些工作構成了秘書工作的經常性工作。也有很多突擊性的工作，比如組織英語、計算機等級考試報名、各類競賽活動報名等，要在1-2天的時間內收齊報名費、核準有關學生的相關信息、打印報名表，時間緊，任務重，需要班主任、學生班干部通力合作，才能完成任務。這些突擊性的工作就需要在日常工作中積累資料，儲存信息，如班主任、班干部的電話，學生的性別、年齡、身份證號碼等。經常性工作與突擊性工作既有區別又有聯系，只有對常規性工作有豐富經驗，對各類問題的背景材料爛熟于心，辦事渠道暢通，對服務對象熟悉，才能從容應對。在經常性的工作中要為突擊性工作奠定基礎，創造條件。

（四）正確處理工作的輕重緩急。每學期開學初制定周密的工作計劃，盡量按計劃完成工作。每天上班首先把當天要完成的工作記在記事本上，完成一項注銷一項，力求今日事今日畢。工作前認真思考，妥善安排工作順序，有效管理時間，先集中精力辦最重要最緊急的事情。

二

在教學管理的整個過程中掌握好協調藝術，是教學秘書做好工作的關鍵所在。因此，在教學管理中，教學秘書還應該處理好“四個關系”:

一是處理好與教學主管領導的關系。主管領導對教學工作的領導要靠教學秘書的具體工作去實現。這里領導者同教學秘書的相互配合默契，職能互補顯得非常重要。一方面，作為領導者要幫助教學秘書解決教學管理中的具體矛盾，對秘書的建議冷靜分析，主動聽取合理的意見，支持秘書的工作，做秘書的后盾。另一方面，教學秘書要充分發揮自己的主觀能動性，積極地做好工作，對于工作中的問題，要主動取得領導的支持，并給予及時的處理和解決，對于上級主管部門布置的有關工作事項要及時向領導匯報，要始終與領導者取得密切的聯系，在本職工作范圍內創造性地開展工作。總的原則是以事業為重，從工作出發，從領導與被領導的地位出發，對正職和副職領導的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、協助。

二是處理好與教研室教師的關系。教學管理過程中有很多工作要經常同教研室老師取得聯系，并依靠他們去落實。因此，教學秘書要主動聽取教研室老師對教學管理工作的意見和建議，協調各教研室相互之間的關系，及時解決教研室老師提出的有關問題，不能協調處理的有關問題要及時向系領導匯報，以求解決。教師是教學活動的主導，教學秘書是教學管理工作的組織者。“管理就是服務”，教學秘書要有強烈的服務意識，為教師的教學科研服務。教學秘書與教師接觸頻繁，征訂教材、核對教學任務、督促教師上交教學大綱和成績單等、核對教師工作量、調課、補課、監考人員的落實、期中教學質量檢查、期末考試日程安排等，教師與教學秘書作為教學工作的實現者和管理者，二者之間幾乎沒有一天不聯系。教學秘書要及時督促教師完成每項教學任務，同時教學秘書一定要堅守服務信念，服務教師而不是管理教師，端正態度是與教師建立良好溝通的第一步，只有取得教師的理解與支持，教學秘書的工作才能持續有效地開展。

三是處理好同廣大教師和學生的關系。教學秘書要尊重老師，關心愛護學生。要善于聽取老師的意見，做學生的知心朋友，熱情處理和及時解決教師及學生教學和學習中的有關具體問題。教學包括教與學，學生是教學活動的主體。教學秘書在工作中面對的另一大對象就是學生。教育工作要圍繞“一切為了學生，為了一切學生，為了學生一切”的目標來進行，教務工作也是如此，因此教學秘書的工作也不能脫離這個方向，也要服務于學生。教學秘書的大部分工作都是面對學生，如組織各類考試、調課、補課、補考和重修的安排、學籍管理、成績管理等等。每一項工作都與學生的切身利益息息相關，不可馬虎大意，必須具有高度的責任心和責任感。面對學生的同時，不可避免地要與學生家長打交道，個別學生或家長可能把社會上的不良風氣帶到學校，這就要求教學秘書要有嚴格的組織紀律性，做到不該說的話不說，不該做的事不做，不弄虛作假，不感情用事，堅持原則，做到公正、嚴謹。同時教學秘書對學生還具有榜樣示范的作用，教學秘書的工作態度、一言一行對學生都起著言傳身教的作用，因此，教務員工作中要做到以身作則，為人師表，既要嚴格管理，又要理解關心學生，在與學生之間構建一座心靈溝通的橋梁。

四是處理好各專業之間的關系。現代社會各學科越來越向綜合化發展，這樣就形成學科之間的交叉，因此，在教學管理中，各專業教師互相交叉任課，甚至課程之間交叉現象很多，這就對教學管理工作提出了新的要求。教學秘書要了解、熟悉各有關專業的基本情況，協調好各專業教學中的關系。教學秘書與各專業（系）之間的聯系主要表現為各專業（系）的教學秘書之間的橫向協調。同時教學秘書的工作具有相似性，工作內容大致相同，教學秘書在工作中難免會遇到困難或挫折，這時可以向其他教學秘書咨詢或者尋求幫助。加強溝通，互幫互助，在教學秘書之間建立團結協作的良好關系，有利于營造教學秘書工作良好的工作氛圍。

在處理以上四個關系的過程中，教學秘書要特別重視各項具體事務的協調，要掌握協調的方法。如“明”協調、“暗”協調。所謂“明”協調，就是利用各種會議形式和其他公共場合進行協商對話，把問題擺在桌面上，當面協商解決，以達到協調目的;而“暗”協調，就是利用非正式場合進行協調，對矛盾比較尖銳復雜，不宜公開協調的問題，暗中周旋。“暗”協調主要是靠秘書在暗中穿針引線，疏通關系，化解矛盾。“暗”協調用得好，可能起到“明”協調所起不到的作用。

參考文獻：

[1]楊文士.管理學原理[M].中國人民大學出版社，1994.

[2]陳海軍.高校教學秘書工作之我見.林區教學，2006.