高校教學檔案建設與教務信息管理

[摘要]高校教學檔案是衡量高校教育質量和教務管理水平的重要標志之一。而真實、完備的教學檔案源于規范、系統的教務信息管理。本文闡述了高校教學檔案的重要作用，并從教務信息管理的角度，探討了加強高校教學檔案建設的舉措。

[關鍵詞]高校，教學檔案，教務信息管理。

[中圖分類號]G647.3[文獻標識碼]A[文章編號]1005-4634(2008)04-0326-04

教學檔案不僅是高校教學改革和發展的決策依據，也是衡量高校教育質量和教務管理水平的重要標志之一。而真實、完備的教學檔案源于規范、系統的教務信息管理。明確教學檔案的重要作用，探討教務信息管理的途徑與措施，以加強高校教學檔案建設，對促進教學工作的持續發展、提高教務管理水平和人才培養質量具有重要意義。

1明確教學檔案的重要作用，認真開展教 學檔案建設

教學檔案作為高等學校在教學實踐和教務管理過程中形成的各類具有保存價值的文字、圖表和聲像等信息載體，承載著高校教學實踐和教務管理的發展過程及其成果。它對于開展教務管理，進行教學改革，實施教學評價，總結教學經驗等方面都具有極為重要的作用。

首先，教學檔案是高校教務管理必不可缺的要素。高校教務管理內容繁多，頭緒復雜，所有的教務工作和檔案工作都有著千絲萬縷的聯系。教務管理過程中，各個環節都在形成各種數據和資料信息，例如從學生的入學注冊并取得學籍直至最后獲得畢業文憑和學位，通過這一系列管理過程，教務處就逐步形成了一整套的學籍管理材料；又如從教師的教學執行計劃表到課程教學活動直至期末教學考查等教學系列環節，教務處就生成了學年或學期的教學業務材料。因而，教學活動及其教務管理的客觀事實是否被完整地載入某種形式的載體，是能否做好教學檔案工作的關鍵，也是能否搞好教務管理的基礎。事實證明，完備的教學檔案，可以促進學校教務管理工作向更高水平發展，向更深層次延伸。教務管理只有建立在準確可靠的教務信息基礎之上，才能科學、高效；教務管理中如果忽略了檔案工作，其管理水平和效率就受損無疑；

其次，教學檔案是教學研究和教學改革的必要條件。教學活動是一種動態性的過程，要抓好教學各個環節，一方面要遵循已有的教學原則、方法，認真教學；另一方面還要不斷研究、改革教學內容和教學方法，提高教學質量。而教學改革和教學研究則必須建立在已有的完整、準確、系統的教學記錄即教學檔案之上，否則就是無源之水。如學校要進行學分制教學管理體制改革，首先要做的基礎性工作就是調查研究本校歷年的相關教學檔案，總結分析各專業原有的教學計劃等資料信息；而隨著教學改革的深入發展，現有的教學計劃等教學管理信息又將成為歷史的重要檔案資料。由此可見，在高校教學管理中，對教學現狀的調整，對教學情況的分析，對教學歷史的比較，對教學水平的研究，對教學內容和方法的改革，都離不開教學檔案。沒有教學檔案作為研究和改革的依據，其結果必然是盲目的，不科學的；

再次，教學檔案是教學評價和教學決策的重要依據。教學檔案在教學活動及其教務管理過程中自然形成，由教學及其管理中直接使用的各種文件材料轉化而來，其信息數據豐富全面，是一系列教學及其管理活動的真實軌跡。它不同于時事文章可以摻雜主觀評價；不同于一般文獻可以事后編撰；更不同于文學作品允許虛構。它被史學界稱為“沒有摻過水的材料”，相對于其它來源的信息，它具有權威性和可靠性。因而檔案信息在教學評價中的作用是不能替代的，教學評價在很大程度上依賴于教學檔案信息的支持；教學檔案作為最可靠的內部信息，是進行教學評價最重要的信息源。評估教學工作時，教學檔案齊全規范，工作進展就順利，反之則無從著手，對過去的教學工作就難以定論。近年來教育部對各高校實施的本科教學工作水平評估就足以證明這一點。同樣，學校進行教學決策當然就更離不開足夠、準確的檔案信息。

此外，教學檔案還是總結教學及其管理經驗教訓的最可靠資料。教學檔案作為存貯和傳遞知識的原始記錄，是人們獲取和繼承知識的中介。學校要發展，教師要進步，都需要借鑒別人積累的知識和經驗，并需要不斷地對自己前期積累的知識和經驗進行回顧和檢驗，即猶如需要利用圖書情報那樣，教學檔案信息也可以不斷地被提取、交換和傳遞，為人們相互學習和交流創造條件，也為管理者考核教師和調查學生素質提供依據。教學檔案中富有大量的關于教師教學方式、方法、手段等方面的實錄和學生學習成績、德育水平記錄。其中有成功的經驗，也有失敗的教訓。教師通過對教學檔案中的歷史記錄分析，可以總結經驗，改進教學方法，提高教學技能。管理者通過分析檔案中客觀存在的教育管理負面案例，可以糾正教育管理環節當中的錯誤決策，彌補不足，從而形成新的更加科學的行之有效的管理辦法，以促進教育目標的實現。

綜上所述，要搞好教務管理，使管理上水平，就必須建設和利用好教學檔案。

2加強教務信息管理，確保教學檔案建設 質量

教學檔案源于教務信息管理。教務信息管理是教學檔案建設的前提和物質基礎，教學檔案建設只有落實到日常具體的教務信息管理中才有實際意義。沒有平時管理中全面、深入、細致的信息收集，就談不上最終歸檔時教學檔案的系統、齊全、完整。因而，只有建立科學、合理的教務信息管理體制，加強日常教務信息管理，才能促進教學檔案建設并確保其建設質量。

2.1理順信息管理體制，明確信息管理職責

目前，許多高校的教學檔案基本上是依據上級要求的歸檔范圍，采取職能部門立卷，校檔案館（室）集中管理的辦法。然而，教學檔案不同于黨政管理檔案、會計檔案，僅僅局限于校級管理、職能部門立卷是遠遠不夠的，因為教學檔案是一門多學科、分散性的檔案實體。大量的教學及其教務管理具體工作在基層教學單位進行，其材料的形成源自于學校的各個教務管理環節。其運轉周期長、跨年度的材料多、臨時性的活動多，職能部門的檔案搜集工作根本不可能面面俱到。

另一方面，隨著高校教學改革的不斷深入和辦學層次的不斷拓寬，校檔案館（室）原定的歸檔范圍已遠遠不能囊括教學及其教務管理活動的實際，無法滿足教師和學生對教學檔案信息需求的新變化，更不能為各級各類教學工作評價提供足夠的檔案信息。譬如浙江師范大學在2006年實施的教育部“本科教學工作水平評估”中，所提供的219盒卷宗，其內容由校檔案館提供的比例很少，絕大部分材料是在原教學檔案歸檔范圍之外搜集整理而成。這不能不使職能部門及教務管理人員深切感受和反思日常教務信息管理的重要性。

鑒于上述情況，教務信息管理應理順管理體制，明確管理職責。筆者認為，根據高校教學檔案形成的特點，宜建立以學校檔案館（室）為依托、教務處為軸心、向各教學單位輻射的全校性教務信息管理工作網絡，實行學校、職能部門（學院）、行政科層（學科或教研室）分級收集管理制。同時要確定學校檔案管理機構、基層教學單位以及教務管理部門各自的教學檔案建設重點，健全并加強對各學院乃至學科或教研室的教學檔案建設工作。從而改變教學檔案歸檔范圍很少涉及教學第一線的純宏觀管理狀態，使教學檔案建設工作深入到教學和教務管理活動的各個微觀領域，把日常的教務信息管理工作做實做細，為教學檔案建設提供切實有力的“物質”保障。

1）校檔案館（室）承擔檔案業務管理職能，做好教學檔案的宏觀指導與管理：貫徹、執行國家檔案工作法律法規和方針政策；制定教學檔案的歸檔范圍及其工作規章制度；監督檢查規章制度的執行情況；開展教學檔案收集、立卷工作的業務指導和檔案員的業務培訓。這是教務信息管理工作的出發點；

2）教務處作為職能管理部門應充分發揮教務管理專業職能。不僅要根據教學檔案的歸檔范圍，承擔全校教學及其教務管理信息資料的收集歸檔任務，而且要將相關部門和各教學單位的教務信息管理工作當作自身職能管理的一項重要內容；既要隨時收集整理本部門的信息資料，又要及時與相關單位溝通教務管理信息；并要協助校檔案館（室）制定學院級及學科（教研室）教學資料的歸檔范圍和有關的規章制度，根據全校教學及教務管理活動線索，及時督查各級教務信息管理以及教學檔案建設工作；

3）學院（系）及學科或教研室要積極履行教學資料數據的搜集整理職責。學院及學科或教研室處在教育教學活動的第一線，是校級教學檔案的基礎和重要組成部分，由此而直接產生的是最基礎最真實的原始資料。其信息搜集工作一定要認真、仔細、及時，依據歸檔范圍力爭第一手資料信息的齊全完整。同時，要在教師中強化信息和檔案意識，及時敦促每位教師認真做好教學資料的形成和移交工作，在整個教學及其管理活動中努力杜絕信息的“空洞”和“盲點”；

4）教學檔案建設是一項系統工程，必須加強綜合管理。上述各管理機構要各司其職，各負其責，認真做好教務信息管理工作，并要注意與相關部門的信息溝通。例如：學生的學籍管理信息是教務信息管理的一項極為重要的內容。依據管理活動各個環節形成的學籍信息，其內容來自學校不同的職能部門和教學單位。其中學習成績登錄、學籍異動記錄、畢業材料等形成于教務處，而學生入學材料、獎懲材料主要來源于學生處，體檢表則來自校醫院（醫務室），有的原始信息還源于基層教學單位等等。當把這些材料信息綜合在一起時，才能全面展示學生在校期間的德、智、體等方面的具體表現。因而，高校教務信息管理一定要面面俱到，環環相扣，缺一不可，以確保教學檔案的齊全完整。

2.2增強信息管理意識，加強管理隊伍建設

管理雖然有章可循，但規章制度的操作和實施全在于人。因此，促進管理者的發展是開展教務信息管理、加強教學檔案建設最重要的路徑之一。實踐證明，教務信息管理是教學檔案建設的基礎條件，只有在教學及其管理過程中不斷增強各方主體的信息意識，才能確保教學檔案的“物質基礎”。而加強檔案管理隊伍建設是加強教學檔案建設的根本保證。

1）增強全員信息意識，自覺加強日常教務信息管理。所謂信息意識就是人們在實際工作中對信息資料的認知及反應度。增強信息意識是科學管理的前提。首先主管領導及教務管理人員應進一步學習《檔案法》和有關的政策法規，轉變思想觀念，增強檔案意識，真正從思想上重視教學檔案建設工作；并教育和引導廣大師生提高對教學檔案重要性的認識，努力形成一種領導重視、統一協調、分工明確，廣大師生積極參與的良好風氣。同時，要樹立法制觀念，健全管理制度，增強依法治檔的自覺性。而教學管理人員有了良好的檔案意識，就能在具體的教務管理工作中對其資料數據作出敏捷的反應，及時地加以收集、整理、保管。職能部門形成了良好的檔案意識氛圍，才能相互支持，相互配合，及時溝通工作信息，使分散的零碎的資料信息及時歸整為完整齊全的檔案。廣大師生樹立正確的檔案意識，就會在日常教學活動中自覺地重視和參與教務信息管理，從而促成教學檔案收集目標的達成；

2）加強管理隊伍建設，全面提高教學檔案管理水平。鑒于教學檔案在高校工作中的重要地位及其與日常教務信息管理的密切聯系，管理者必須增強管理專業化意識，自覺加強職業修養，重視提高自身業務素質。同時，有關部門要采取措施，積極開展教學檔案建設工作的崗位培訓和專題研討，不斷為提高管理人員的管理水平和業務素質“加油”、“充電”。不僅要使他們熟悉教學管理方面的政策和規定，還要掌握檔案管理方面的專業知識，并且要鼓勵他們積極參加相關的教學管理活動，從而全面了解和隨時掌握教務管理信息，以便及時收集各項數據資料。同時，教學檔案的連續性決定了管理人員應保持相對的穩定性。學校要努力創造條件，充分調動他們的工作積極性、主動性和創造性，使其安心本職工作，增強事業心和責任感，更好地完成工作任務。

在此需要重視的是：隨著計算機技術的飛速發展，管理信息化建設已是網絡時代的必由之路，依托計算機和網絡技術實現教學檔案的電子化、網絡化管理已成為時代的要求。當前，校園網的普遍建立為高校檔案網絡化建設提供了網絡支撐環境，教務管理信息化和網絡化為教學檔案信息化建設提供了更為有力的內涵支持。因而，無論是教務管理人員還是專職檔案管理者都要適應新形勢的發展，加強現代專業技能訓練，努力使教學檔案建設工作更好更快地走向標準化、規范化和現代化。

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