高校教學(xué)檔案建設(shè)與教務(wù)信息管理

[摘要]高校教學(xué)檔案是衡量高校教育質(zhì)量和教務(wù)管理水平的重要標(biāo)志之一。而真實(shí)、完備的教學(xué)檔案源于規(guī)范、系統(tǒng)的教務(wù)信息管理。本文闡述了高校教學(xué)檔案的重要作用，并從教務(wù)信息管理的角度，探討了加強(qiáng)高校教學(xué)檔案建設(shè)的舉措。

[關(guān)鍵詞]高校，教學(xué)檔案，教務(wù)信息管理。

[中圖分類(lèi)號(hào)]G647.3[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1005-4634(2008)04-0326-04

教學(xué)檔案不僅是高校教學(xué)改革和發(fā)展的決策依據(jù)，也是衡量高校教育質(zhì)量和教務(wù)管理水平的重要標(biāo)志之一。而真實(shí)、完備的教學(xué)檔案源于規(guī)范、系統(tǒng)的教務(wù)信息管理。明確教學(xué)檔案的重要作用，探討教務(wù)信息管理的途徑與措施，以加強(qiáng)高校教學(xué)檔案建設(shè)，對(duì)促進(jìn)教學(xué)工作的持續(xù)發(fā)展、提高教務(wù)管理水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量具有重要意義。

1明確教學(xué)檔案的重要作用，認(rèn)真開(kāi)展教 學(xué)檔案建設(shè)

教學(xué)檔案作為高等學(xué)校在教學(xué)實(shí)踐和教務(wù)管理過(guò)程中形成的各類(lèi)具有保存價(jià)值的文字、圖表和聲像等信息載體，承載著高校教學(xué)實(shí)踐和教務(wù)管理的發(fā)展過(guò)程及其成果。它對(duì)于開(kāi)展教務(wù)管理，進(jìn)行教學(xué)改革，實(shí)施教學(xué)評(píng)價(jià)，總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)等方面都具有極為重要的作用。

首先，教學(xué)檔案是高校教務(wù)管理必不可缺的要素。高校教務(wù)管理內(nèi)容繁多，頭緒復(fù)雜，所有的教務(wù)工作和檔案工作都有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。教務(wù)管理過(guò)程中，各個(gè)環(huán)節(jié)都在形成各種數(shù)據(jù)和資料信息，例如從學(xué)生的入學(xué)注冊(cè)并取得學(xué)籍直至最后獲得畢業(yè)文憑和學(xué)位，通過(guò)這一系列管理過(guò)程，教務(wù)處就逐步形成了一整套的學(xué)籍管理材料；又如從教師的教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃表到課程教學(xué)活動(dòng)直至期末教學(xué)考查等教學(xué)系列環(huán)節(jié)，教務(wù)處就生成了學(xué)年或?qū)W期的教學(xué)業(yè)務(wù)材料。因而，教學(xué)活動(dòng)及其教務(wù)管理的客觀事實(shí)是否被完整地載入某種形式的載體，是能否做好教學(xué)檔案工作的關(guān)鍵，也是能否搞好教務(wù)管理的基礎(chǔ)。事實(shí)證明，完備的教學(xué)檔案，可以促進(jìn)學(xué)校教務(wù)管理工作向更高水平發(fā)展，向更深層次延伸。教務(wù)管理只有建立在準(zhǔn)確可靠的教務(wù)信息基礎(chǔ)之上，才能科學(xué)、高效；教務(wù)管理中如果忽略了檔案工作，其管理水平和效率就受損無(wú)疑；

其次，教學(xué)檔案是教學(xué)研究和教學(xué)改革的必要條件。教學(xué)活動(dòng)是一種動(dòng)態(tài)性的過(guò)程，要抓好教學(xué)各個(gè)環(huán)節(jié)，一方面要遵循已有的教學(xué)原則、方法，認(rèn)真教學(xué)；另一方面還要不斷研究、改革教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量。而教學(xué)改革和教學(xué)研究則必須建立在已有的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的教學(xué)記錄即教學(xué)檔案之上，否則就是無(wú)源之水。如學(xué)校要進(jìn)行學(xué)分制教學(xué)管理體制改革，首先要做的基礎(chǔ)性工作就是調(diào)查研究本校歷年的相關(guān)教學(xué)檔案，總結(jié)分析各專(zhuān)業(yè)原有的教學(xué)計(jì)劃等資料信息；而隨著教學(xué)改革的深入發(fā)展，現(xiàn)有的教學(xué)計(jì)劃等教學(xué)管理信息又將成為歷史的重要檔案資料。由此可見(jiàn)，在高校教學(xué)管理中，對(duì)教學(xué)現(xiàn)狀的調(diào)整，對(duì)教學(xué)情況的分析，對(duì)教學(xué)歷史的比較，對(duì)教學(xué)水平的研究，對(duì)教學(xué)內(nèi)容和方法的改革，都離不開(kāi)教學(xué)檔案。沒(méi)有教學(xué)檔案作為研究和改革的依據(jù)，其結(jié)果必然是盲目的，不科學(xué)的；

再次，教學(xué)檔案是教學(xué)評(píng)價(jià)和教學(xué)決策的重要依據(jù)。教學(xué)檔案在教學(xué)活動(dòng)及其教務(wù)管理過(guò)程中自然形成，由教學(xué)及其管理中直接使用的各種文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)，其信息數(shù)據(jù)豐富全面，是一系列教學(xué)及其管理活動(dòng)的真實(shí)軌跡。它不同于時(shí)事文章可以摻雜主觀評(píng)價(jià)；不同于一般文獻(xiàn)可以事后編撰；更不同于文學(xué)作品允許虛構(gòu)。它被史學(xué)界稱(chēng)為“沒(méi)有摻過(guò)水的材料”，相對(duì)于其它來(lái)源的信息，它具有權(quán)威性和可靠性。因而檔案信息在教學(xué)評(píng)價(jià)中的作用是不能替代的，教學(xué)評(píng)價(jià)在很大程度上依賴(lài)于教學(xué)檔案信息的支持；教學(xué)檔案作為最可靠的內(nèi)部信息，是進(jìn)行教學(xué)評(píng)價(jià)最重要的信息源。評(píng)估教學(xué)工作時(shí)，教學(xué)檔案齊全規(guī)范，工作進(jìn)展就順利，反之則無(wú)從著手，對(duì)過(guò)去的教學(xué)工作就難以定論。近年來(lái)教育部對(duì)各高校實(shí)施的本科教學(xué)工作水平評(píng)估就足以證明這一點(diǎn)。同樣，學(xué)校進(jìn)行教學(xué)決策當(dāng)然就更離不開(kāi)足夠、準(zhǔn)確的檔案信息。

此外，教學(xué)檔案還是總結(jié)教學(xué)及其管理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的最可靠資料。教學(xué)檔案作為存貯和傳遞知識(shí)的原始記錄，是人們獲取和繼承知識(shí)的中介。學(xué)校要發(fā)展，教師要進(jìn)步，都需要借鑒別人積累的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，并需要不斷地對(duì)自己前期積累的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行回顧和檢驗(yàn)，即猶如需要利用圖書(shū)情報(bào)那樣，教學(xué)檔案信息也可以不斷地被提取、交換和傳遞，為人們相互學(xué)習(xí)和交流創(chuàng)造條件，也為管理者考核教師和調(diào)查學(xué)生素質(zhì)提供依據(jù)。教學(xué)檔案中富有大量的關(guān)于教師教學(xué)方式、方法、手段等方面的實(shí)錄和學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)、德育水平記錄。其中有成功的經(jīng)驗(yàn)，也有失敗的教訓(xùn)。教師通過(guò)對(duì)教學(xué)檔案中的歷史記錄分析，可以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)教學(xué)方法，提高教學(xué)技能。管理者通過(guò)分析檔案中客觀存在的教育管理負(fù)面案例，可以糾正教育管理環(huán)節(jié)當(dāng)中的錯(cuò)誤決策，彌補(bǔ)不足，從而形成新的更加科學(xué)的行之有效的管理辦法，以促進(jìn)教育目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

綜上所述，要搞好教務(wù)管理，使管理上水平，就必須建設(shè)和利用好教學(xué)檔案。

2加強(qiáng)教務(wù)信息管理，確保教學(xué)檔案建設(shè) 質(zhì)量

教學(xué)檔案源于教務(wù)信息管理。教務(wù)信息管理是教學(xué)檔案建設(shè)的前提和物質(zhì)基礎(chǔ)，教學(xué)檔案建設(shè)只有落實(shí)到日常具體的教務(wù)信息管理中才有實(shí)際意義。沒(méi)有平時(shí)管理中全面、深入、細(xì)致的信息收集，就談不上最終歸檔時(shí)教學(xué)檔案的系統(tǒng)、齊全、完整。因而，只有建立科學(xué)、合理的教務(wù)信息管理體制，加強(qiáng)日常教務(wù)信息管理，才能促進(jìn)教學(xué)檔案建設(shè)并確保其建設(shè)質(zhì)量。

2.1理順信息管理體制，明確信息管理職責(zé)

目前，許多高校的教學(xué)檔案基本上是依據(jù)上級(jí)要求的歸檔范圍，采取職能部門(mén)立卷，校檔案館（室）集中管理的辦法。然而，教學(xué)檔案不同于黨政管理檔案、會(huì)計(jì)檔案，僅僅局限于校級(jí)管理、職能部門(mén)立卷是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，因?yàn)榻虒W(xué)檔案是一門(mén)多學(xué)科、分散性的檔案實(shí)體。大量的教學(xué)及其教務(wù)管理具體工作在基層教學(xué)單位進(jìn)行，其材料的形成源自于學(xué)校的各個(gè)教務(wù)管理環(huán)節(jié)。其運(yùn)轉(zhuǎn)周期長(zhǎng)、跨年度的材料多、臨時(shí)性的活動(dòng)多，職能部門(mén)的檔案搜集工作根本不可能面面俱到。

另一方面，隨著高校教學(xué)改革的不斷深入和辦學(xué)層次的不斷拓寬，校檔案館（室）原定的歸檔范圍已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能囊括教學(xué)及其教務(wù)管理活動(dòng)的實(shí)際，無(wú)法滿(mǎn)足教師和學(xué)生對(duì)教學(xué)檔案信息需求的新變化，更不能為各級(jí)各類(lèi)教學(xué)工作評(píng)價(jià)提供足夠的檔案信息。譬如浙江師范大學(xué)在2006年實(shí)施的教育部“本科教學(xué)工作水平評(píng)估”中，所提供的219盒卷宗，其內(nèi)容由校檔案館提供的比例很少，絕大部分材料是在原教學(xué)檔案歸檔范圍之外搜集整理而成。這不能不使職能部門(mén)及教務(wù)管理人員深切感受和反思日常教務(wù)信息管理的重要性。

鑒于上述情況，教務(wù)信息管理應(yīng)理順管理體制，明確管理職責(zé)。筆者認(rèn)為，根據(jù)高校教學(xué)檔案形成的特點(diǎn)，宜建立以學(xué)校檔案館（室）為依托、教務(wù)處為軸心、向各教學(xué)單位輻射的全校性教務(wù)信息管理工作網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行學(xué)校、職能部門(mén)（學(xué)院）、行政科層（學(xué)科或教研室）分級(jí)收集管理制。同時(shí)要確定學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)、基層教學(xué)單位以及教務(wù)管理部門(mén)各自的教學(xué)檔案建設(shè)重點(diǎn)，健全并加強(qiáng)對(duì)各學(xué)院乃至學(xué)科或教研室的教學(xué)檔案建設(shè)工作。從而改變教學(xué)檔案歸檔范圍很少涉及教學(xué)第一線(xiàn)的純宏觀管理狀態(tài)，使教學(xué)檔案建設(shè)工作深入到教學(xué)和教務(wù)管理活動(dòng)的各個(gè)微觀領(lǐng)域，把日常的教務(wù)信息管理工作做實(shí)做細(xì)，為教學(xué)檔案建設(shè)提供切實(shí)有力的“物質(zhì)”保障。

1）校檔案館（室）承擔(dān)檔案業(yè)務(wù)管理職能，做好教學(xué)檔案的宏觀指導(dǎo)與管理：貫徹、執(zhí)行國(guó)家檔案工作法律法規(guī)和方針政策；制定教學(xué)檔案的歸檔范圍及其工作規(guī)章制度；監(jiān)督檢查規(guī)章制度的執(zhí)行情況；開(kāi)展教學(xué)檔案收集、立卷工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。這是教務(wù)信息管理工作的出發(fā)點(diǎn)；

2）教務(wù)處作為職能管理部門(mén)應(yīng)充分發(fā)揮教務(wù)管理專(zhuān)業(yè)職能。不僅要根據(jù)教學(xué)檔案的歸檔范圍，承擔(dān)全校教學(xué)及其教務(wù)管理信息資料的收集歸檔任務(wù)，而且要將相關(guān)部門(mén)和各教學(xué)單位的教務(wù)信息管理工作當(dāng)作自身職能管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容；既要隨時(shí)收集整理本部門(mén)的信息資料，又要及時(shí)與相關(guān)單位溝通教務(wù)管理信息；并要協(xié)助校檔案館（室）制定學(xué)院級(jí)及學(xué)科（教研室）教學(xué)資料的歸檔范圍和有關(guān)的規(guī)章制度，根據(jù)全校教學(xué)及教務(wù)管理活動(dòng)線(xiàn)索，及時(shí)督查各級(jí)教務(wù)信息管理以及教學(xué)檔案建設(shè)工作；

3）學(xué)院（系）及學(xué)科或教研室要積極履行教學(xué)資料數(shù)據(jù)的搜集整理職責(zé)。學(xué)院及學(xué)科或教研室處在教育教學(xué)活動(dòng)的第一線(xiàn)，是校級(jí)教學(xué)檔案的基礎(chǔ)和重要組成部分，由此而直接產(chǎn)生的是最基礎(chǔ)最真實(shí)的原始資料。其信息搜集工作一定要認(rèn)真、仔細(xì)、及時(shí)，依據(jù)歸檔范圍力爭(zhēng)第一手資料信息的齊全完整。同時(shí)，要在教師中強(qiáng)化信息和檔案意識(shí)，及時(shí)敦促每位教師認(rèn)真做好教學(xué)資料的形成和移交工作，在整個(gè)教學(xué)及其管理活動(dòng)中努力杜絕信息的“空洞”和“盲點(diǎn)”；

4）教學(xué)檔案建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，必須加強(qiáng)綜合管理。上述各管理機(jī)構(gòu)要各司其職，各負(fù)其責(zé)，認(rèn)真做好教務(wù)信息管理工作，并要注意與相關(guān)部門(mén)的信息溝通。例如：學(xué)生的學(xué)籍管理信息是教務(wù)信息管理的一項(xiàng)極為重要的內(nèi)容。依據(jù)管理活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)形成的學(xué)籍信息，其內(nèi)容來(lái)自學(xué)校不同的職能部門(mén)和教學(xué)單位。其中學(xué)習(xí)成績(jī)登錄、學(xué)籍異動(dòng)記錄、畢業(yè)材料等形成于教務(wù)處，而學(xué)生入學(xué)材料、獎(jiǎng)懲材料主要來(lái)源于學(xué)生處，體檢表則來(lái)自校醫(yī)院（醫(yī)務(wù)室），有的原始信息還源于基層教學(xué)單位等等。當(dāng)把這些材料信息綜合在一起時(shí)，才能全面展示學(xué)生在校期間的德、智、體等方面的具體表現(xiàn)。因而，高校教務(wù)信息管理一定要面面俱到，環(huán)環(huán)相扣，缺一不可，以確保教學(xué)檔案的齊全完整。

2.2增強(qiáng)信息管理意識(shí)，加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)

管理雖然有章可循，但規(guī)章制度的操作和實(shí)施全在于人。因此，促進(jìn)管理者的發(fā)展是開(kāi)展教務(wù)信息管理、加強(qiáng)教學(xué)檔案建設(shè)最重要的路徑之一。實(shí)踐證明，教務(wù)信息管理是教學(xué)檔案建設(shè)的基礎(chǔ)條件，只有在教學(xué)及其管理過(guò)程中不斷增強(qiáng)各方主體的信息意識(shí)，才能確保教學(xué)檔案的“物質(zhì)基礎(chǔ)”。而加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是加強(qiáng)教學(xué)檔案建設(shè)的根本保證。

1）增強(qiáng)全員信息意識(shí)，自覺(jué)加強(qiáng)日常教務(wù)信息管理。所謂信息意識(shí)就是人們?cè)趯?shí)際工作中對(duì)信息資料的認(rèn)知及反應(yīng)度。增強(qiáng)信息意識(shí)是科學(xué)管理的前提。首先主管領(lǐng)導(dǎo)及教務(wù)管理人員應(yīng)進(jìn)一步學(xué)習(xí)《檔案法》和有關(guān)的政策法規(guī)，轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)檔案意識(shí)，真正從思想上重視教學(xué)檔案建設(shè)工作；并教育和引導(dǎo)廣大師生提高對(duì)教學(xué)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，努力形成一種領(lǐng)導(dǎo)重視、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、分工明確，廣大師生積極參與的良好風(fēng)氣。同時(shí)，要樹(shù)立法制觀念，健全管理制度，增強(qiáng)依法治檔的自覺(jué)性。而教學(xué)管理人員有了良好的檔案意識(shí)，就能在具體的教務(wù)管理工作中對(duì)其資料數(shù)據(jù)作出敏捷的反應(yīng)，及時(shí)地加以收集、整理、保管。職能部門(mén)形成了良好的檔案意識(shí)氛圍，才能相互支持，相互配合，及時(shí)溝通工作信息，使分散的零碎的資料信息及時(shí)歸整為完整齊全的檔案。廣大師生樹(shù)立正確的檔案意識(shí)，就會(huì)在日常教學(xué)活動(dòng)中自覺(jué)地重視和參與教務(wù)信息管理，從而促成教學(xué)檔案收集目標(biāo)的達(dá)成；

2）加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，全面提高教學(xué)檔案管理水平。鑒于教學(xué)檔案在高校工作中的重要地位及其與日常教務(wù)信息管理的密切聯(lián)系，管理者必須增強(qiáng)管理專(zhuān)業(yè)化意識(shí)，自覺(jué)加強(qiáng)職業(yè)修養(yǎng)，重視提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)，有關(guān)部門(mén)要采取措施，積極開(kāi)展教學(xué)檔案建設(shè)工作的崗位培訓(xùn)和專(zhuān)題研討，不斷為提高管理人員的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)“加油”、“充電”。不僅要使他們熟悉教學(xué)管理方面的政策和規(guī)定，還要掌握檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并且要鼓勵(lì)他們積極參加相關(guān)的教學(xué)管理活動(dòng)，從而全面了解和隨時(shí)掌握教務(wù)管理信息，以便及時(shí)收集各項(xiàng)數(shù)據(jù)資料。同時(shí)，教學(xué)檔案的連續(xù)性決定了管理人員應(yīng)保持相對(duì)的穩(wěn)定性。學(xué)校要努力創(chuàng)造條件，充分調(diào)動(dòng)他們的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，使其安心本職工作，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，更好地完成工作任務(wù)。

在此需要重視的是：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，管理信息化建設(shè)已是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必由之路，依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理已成為時(shí)代的要求。當(dāng)前，校園網(wǎng)的普遍建立為高校檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了網(wǎng)絡(luò)支撐環(huán)境，教務(wù)管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化為教學(xué)檔案信息化建設(shè)提供了更為有力的內(nèi)涵支持。因而，無(wú)論是教務(wù)管理人員還是專(zhuān)職檔案管理者都要適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，加強(qiáng)現(xiàn)代專(zhuān)業(yè)技能訓(xùn)練，努力使教學(xué)檔案建設(shè)工作更好更快地走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。

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