網(wǎng)絡平臺下高校學籍管理的實踐與研究

[摘要]學籍管理是學生在校期間全過程情況的記載和控制，是教學管理工作不可或缺的組成部分，科學合理的管理有利于人才培養(yǎng)的需要。從事學籍管理的工作者應該適應網(wǎng)絡化信息化的時代要求，依托網(wǎng)絡平臺，遵循學籍發(fā)展規(guī)律，并結合本校的具體情況，引進新思路新方法，從而提高學籍管理工作的效率和水平。

[關鍵詞]學籍管理，網(wǎng)絡平臺，教學管理。

[中圖分類號]G647.33[文獻標識碼]A[文章編號]1005-4634(2008)04-0323-03

高等學校學籍管理工作是高校教學管理工作中的重要內容，在很大程度上直接影響高校的教學效果和辦學質量。因此，適應新的形勢和網(wǎng)絡環(huán)境，創(chuàng)造性地開拓管理思路，采取與時俱進的具有較強執(zhí)行力的措施，是當前學籍管理工作應該深入探索的問題。

1學籍管理工作的主要內容與職能

高等學校學生學籍管理是指“高等學校根據(jù)國家對高等學校學生德、智、體全面發(fā)展的要求，制定規(guī)章、制度；并按一定的程序和方法，對取得入學資格的學生從入學注冊、成績考核、升留（降）級、轉系（專業(yè)）與轉學、停學、復學、退學，獎勵與處分，畢業(yè)與畢業(yè)資格審查等方面進行的管理。”[1]

可以把高校學籍管理工作分為三大板塊：首先是對高考錄取的學生進行資格審查并給予學籍；其次是按照不同學科門類不同專業(yè)方向的教學計劃進行成績的考核并給與相應的學籍異動處理；最后是對學生在校期間所取得的所有成績（包括課程成績，英語、計算機過級情況等）及綜合表現(xiàn)審定是否具備獲得畢業(yè)證、學位證的資格。

學籍管理是貫穿于學習始終的，對于學生樹立明確的學習目的和正確的學習態(tài)度起到了激勵作用，并且為學校教學工作的正常運行提供了有利保障。科學合理的學籍管理能充分調動大學生的學習積極性，使學校形成嚴肅認真、公平競爭的優(yōu)良學風，保證教學質量的提高和育人功能的體現(xiàn)。正因為學籍管理工作在高校管理工作中占有舉足輕重的地位，對從事學籍管理的工作者也提出了更高要求。因此，學籍管理工作者務必主動適應新形勢的發(fā)展，更新觀念，提高管理能力和工作效率，探索適合校情的新方法新思路。

2學籍管理工作中普遍存在的問題

2.1政策宣傳不到位

學生對學校的管理體制及相關學籍管理規(guī)定缺乏了解，對校、院兩級管理體制的工作分工及權責認識模糊，經(jīng)常跑錯部門，耽誤辦事時間。

2.2信息缺乏共享，管理部門之間協(xié)調不順暢

高校在早期的建設過程中缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和部署，各行政部門和教學單位在信息化建設方面自成一體，同時各自的管理制度和標準也不統(tǒng)一，這就形成了信息孤島，給全校范圍內數(shù)據(jù)的整合帶來了困難，學籍管理方面就體現(xiàn)為難以準確快速地建立學籍信息庫，難以同步更新學籍異動信息。

1）難以準確快速地建立學籍信息庫。目前高校都采用網(wǎng)上錄取考生，但招生部門提供的新生庫數(shù)據(jù)格式大多與學籍管理軟件中的數(shù)據(jù)格式不匹配，需要二次開發(fā)；同時，招辦提供的數(shù)據(jù)也存在由于報名時個別學生的姓名、性別、出生年月或身份證號等信息輸入錯誤，導致教務部門向省級教育主管部門報送畢業(yè)生電子注冊數(shù)據(jù)時費時費力的潛在問題。此外，學工部門上報的未報到新生數(shù)據(jù)不及時不準確也給新生學籍信息庫的建立帶來了難度；

2）難以同步更新學籍異動信息庫。高校擴招后教學規(guī)模擴大，學校和教學單位（院系）實行分級管理，學籍異動頻繁，但各學院管理水平參差不齊，院系教務內部分工又不明晰，沒有實現(xiàn)專人專管，異動信息就難于及時收集。加之，有的學生不按異動流程去教務處辦理手續(xù)就擅自異動，學院了解后又不及時匯總通報給學籍管理部門，信息的不對稱不暢通就給學籍管理工作帶來了疏漏和隱患。

2.3學籍管理工作不夠規(guī)范

學籍管理工作的內容主要是入學與注冊、升留級、休復學、轉退學管理等。目前高校中受多種因素影響，學籍管理工作不規(guī)范的狀況普遍存在，主要有學籍管理制度不健全，措施不得力，異動處理不嚴謹，學生信息處理收集不及時、不全面等。

1）異動處理不嚴謹，因轉學、轉專業(yè)帶來的遺留問題有待解決。高校學籍管理條例中對轉學、轉專業(yè)都有具體規(guī)定。“學生確有專長，轉系（專業(yè)）、轉學更能發(fā)揮其專長者；學生入學后發(fā)現(xiàn)某種疾病或生理缺陷，經(jīng)學校指定的醫(yī)療單位檢查證明，不能在原系（專業(yè)）學習，但尚能在本校或其他高校別的系（專業(yè)）學習者；經(jīng)學校認可，學生確有某種特殊困難，不轉系（專業(yè)）或不轉學則無法繼續(xù)學習者。根據(jù)畢業(yè)生分配制度的改革和社會對人才需求情況的發(fā)展變化，必要時學校可適當調整部分學生的專業(yè)、系。”高校出于“以人為本”的指導思想，對于確實存在困難而不得不轉學、轉專業(yè)的學生，同意其學籍異動申請。而事實上，學生本人對轉學、轉專業(yè)給今后畢業(yè)、就業(yè)帶來的影響知之甚少。每個學校的教學大綱、修讀課程不盡相同，每個專業(yè)的教學要求也存在差異。這就涉及到以前所修的學分能否被學籍異動后的專業(yè)認可的問題。如果在辦理轉學、轉專業(yè)時不予以重視，到畢業(yè)時再考慮就錯過時機了，可能影響到學生的正常畢業(yè)。因此，在辦理學籍異動審批手續(xù)前就應向學生說明不利因素，加以提醒和引導，避免遺留問題影響正常畢業(yè)。而實際工作中，教務部門任務繁重，很少有人及時去提醒和引導要異動的學生；

2）學籍異動檔案的管理無章可循。對于學籍異動檔案的保存和整理沒有規(guī)定統(tǒng)一的形式和標準；有些教學單位對學籍檔案的保管不重視，缺乏學籍檔案管理的意識，有的學院甚至紙質的與電子的材料均不保留，有問題就推到校教務部門，權責不清，管理混亂。

2.4現(xiàn)代教務管理軟件的運用有待深化

“應用計算機進行學籍管理，將科學、高效、先進的信息資料管理技術引入學籍管理工作中，建立學籍管理自動化、信息化系統(tǒng)。在計算機上設計使用一套含有登錄、統(tǒng)計分析、查詢檢索、公開共享等功能的學籍信息資料檔案將大大提高工作效率。做到情況反饋迅速及時，數(shù)據(jù)統(tǒng)計可靠準確，信息搜索全面客觀，增強學籍管理工作的科學性和有效性，取消不必要的重復勞動和手工作業(yè)，同時也可以加強各教學單位間的信息交換，便于各級領導和部門掌握情況。”[2]

現(xiàn)在很多開發(fā)并已付諸運用的綜合教務管理系統(tǒng)基本上能滿足高校教務管理的要求并有效地完成管理工作。燕山大學于2004年11月引進了由正方科技公司開發(fā)的“高校現(xiàn)代教學管理信息系統(tǒng)”，很大程度上提高了燕山大學學籍管理工作的準確性、高效性。但同時也不難發(fā)現(xiàn)新老系統(tǒng)的交替存在一定的障礙，甚至要有一段的適應期和磨合期。新系統(tǒng)具有的全面廣泛的功能還不能被使用者很好的運用，也沒有發(fā)揮最大的優(yōu)勢。在具體工作中，往往只是用于日常的系統(tǒng)維護、統(tǒng)計、學籍管理、課程設置及安排、成績錄入，而很少深入地挖掘教務管理系統(tǒng)中更多的功能，尤其是缺乏橫向的聯(lián)系與交流。學籍、教學運行、考務管理這三個環(huán)節(jié)是緊密聯(lián)系的，應該有機結合起來，實現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息資源的共享。此外，學校自己購買的教務管理信息系統(tǒng)中的學籍庫與省級教育主管部門下發(fā)的高等學校學籍管理信息系統(tǒng)中的學籍庫字段不相匹配，同一條異動記錄要手工操作兩遍，有待進一步開發(fā)優(yōu)化。

3對網(wǎng)絡平臺下學籍管理工作的幾點思考

3.1各高校應充分重視學籍管理工作并組織對新生學籍管理規(guī)定的宣傳和學習

各高校領導必須充分重視學籍管理工作，要在人力、物力、財力上加大投入，引進技術人員，開發(fā)先進的學籍管理軟件，加大學籍管理人員的培訓力度，加強學籍管理規(guī)定的宣傳。

3.2加強部門間的溝通和協(xié)調，實現(xiàn)信息資源共享

通過進一步開發(fā)教務管理系統(tǒng)中的其它模塊，如增加新生原始數(shù)據(jù)導入模塊和新生報到數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊，供招生辦和學工處分別登陸使用，教務部門可以隨時參考查看，這既能給三個部門的工作帶來便利，提高工作效率，也能使工作更加透明化，權責分明，避免互相推諉。

3.3加強學籍管理工作的制度化、規(guī)范化和高效化

首先重視對申請異動學生的提醒和引導，同時做好異動問題預案。針對學籍異動產生的遺留問題，可以設計一套學籍異動檔案。一份是學生學籍異動后予以認定的成績統(tǒng)計表，另一份是學生學籍異動后不予以認定的成績統(tǒng)計表。表格中應涵蓋課程號、課程名稱、修讀時間、學分、成績等信息，針對轉學與轉專業(yè)的具體情況，對照教學要求，相同的或相近的可以認定的相關信息登錄到第一份表格中，存在較大差異的根本無法認定的相關信息登錄到第二份表格中，第二份表格中的學分可以在學生畢業(yè)時任選課學分未修滿時作為補充學分使用。因此，成績的及時認定對學生是非常有益的，同時還應為這部分學生開放網(wǎng)上選課通道，對于沒有修讀過的必修課要及時進行補選補修，獲得相應的學分，避免因轉學、轉專業(yè)引起的遺留問題影響正常畢業(yè)；

其次要規(guī)范學籍異動檔案的管理。在當今網(wǎng)絡信息化時代，應建立健全規(guī)章制度，做到有章可循，實現(xiàn)管理的制度化和規(guī)范化。首先要從機制上實行改革，即調整二級教務管理的崗位及職能，具體來說，分工上要細化，定崗定位，專人專管；職能上要轉變，繼續(xù)放權，使學院變被動為主動；形式上要多樣，通過校院間教務工作者的短期借調和輪崗，實現(xiàn)業(yè)務的交流和思想的互動。

3.4采取現(xiàn)代化的管理手段，充分利用計算機和網(wǎng)絡管理系統(tǒng)

計算機信息技術在高校學籍管理的應用促進了高校各項管理手段的變革。2004年起教育部要求各高校的學籍管理部門利用教育部學籍學歷管理網(wǎng)絡平臺對當年錄取的新生進行網(wǎng)上數(shù)據(jù)審核工作，2005年又開通了電子注冊管理模塊，2006年啟用了在校生管理模塊單元，加速了對學生日常學籍管理工作網(wǎng)絡化的進程，對高校學籍管理人員應用計算機網(wǎng)絡技術的能力提出了更高的要求。

實現(xiàn)管理手段的現(xiàn)代化是學籍管理工作客觀實際的需要，也是學籍管理規(guī)范化的重要特征。它將從事學籍管理的工作者從繁雜、低效、重復的工作中解脫出來，同時避免了受人為因素影響的狀況，使學籍管理工作更高效規(guī)范。因此，做好學籍管理工作要充分學習利用計算機及網(wǎng)絡技術，開發(fā)引進優(yōu)化軟件系統(tǒng)，在工作中不斷提高技術水平，實現(xiàn)高校學籍管理微機化、網(wǎng)絡化[3]。

一方面，可以采用數(shù)據(jù)庫及計算機網(wǎng)絡管理。學籍中的各類數(shù)據(jù)依靠傳統(tǒng)單一的表格管理模式效率太低，重復勞動和冗余內容太多，制約了學籍管理的發(fā)展。采用數(shù)據(jù)庫及計算機網(wǎng)絡管理可以實現(xiàn)高效和快捷，因此讓現(xiàn)代信息數(shù)據(jù)庫技術盡早與學籍管理結合是當務之急。如針對學籍異動管理業(yè)務量大的特點，可以由面對面的審批和辦理改為先由院、校網(wǎng)上審批再由教務處集中辦理的工作模式，從而減少學生的流動，明晰校院兩級教務管理的權責；

另一方面，要進一步開發(fā)現(xiàn)代教務管理軟件。不僅僅停留在縱向方面，更要重視橫向的發(fā)展和延伸。把學籍管理、教學運行管理和考務管理有機統(tǒng)一結合，不再孤立對待，可以分別授予這三個管理崗位的工作者各自工作模塊的瀏覽權限，使資源得到有效的共享，充分發(fā)揮教務管理軟件的作用。

此外，要建立監(jiān)督機制和信息安全保障，即教務處要在橫向和縱向授權的同時制定出完善的監(jiān)督計劃并在信息系統(tǒng)中實現(xiàn)技術支持和安全保證。一方面系統(tǒng)要自動為不同級別的用戶生成不可任意刪除的操作日志，以便自己查詢和公眾監(jiān)督；另一方面要避免因用戶過多帶來的安全隱患。

總之，高校學籍管理是一項持久、深入而又具體細致的工作，必須在實踐中不斷總結成功的經(jīng)驗，進一步探索改進的方法，提高學籍管理的科學化程度，加強學籍管理工作的技術含量，使學籍管理工作更加適應時代的要求，為培養(yǎng)創(chuàng)新人才發(fā)揮更大的作用。

參考文獻

1 王嘵兵.關于我校學籍管理的現(xiàn)狀與未來[J].邵通師專學報，1999，(3):61-64.

2 周永.轉變觀念完善學籍管理[J].引進與咨詢，2005，(4):40-41.

3 馮文平.高校學籍管理的實踐與思考[J].藥學教育，2004，(1):23-25.