論職責的劃分

摘 要：內部控制系統是企業整體管理系統的一個重要系統，而職責劃分又是內部控制中的關鍵環節。職責劃分可以使企業能夠防范內部管理失控，防止財務信息失真，從而有效地防止經濟犯罪現象的發生。文章對此進行了探討。

關鍵詞：內部控制 企業整體管理系統 職責劃分

中圖分類號：F270.7 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2008）06-199-01

企業是一個以盈利為目的的復雜系統，在這個系統中，各種管理系統相互聯系、相互作用，共同維持著企業的正常運行。企業內部控制就是對經濟活動進行科學的規范、約束、評價等一系列的方法、技術、程序及理念的總稱，以期達到經濟活動預定目標的活動。內部控制系統就是企業整體管理系統中的一個重要系統，而職責劃分又是內部控制中的關鍵環節。職責劃分使企業得以防范內部管理失控，防止財務信息失真，從而可以有效防止經濟犯罪現象的發生。

由于受長期計劃經濟的影響，許多管理者的管理思想和經營方式還停留在行政領導的角色上，并未從根本上轉變經營觀念，把企業當作自主經營、自負盈虧的法人實體。企業的公司制改造也沒有從根本上解決這個問題。例如，進行了股份制改造的國有企業，公司總經理往往兼任董事會董事或董事長。企業老總被賦予越來越多的權力，若沒有一個平衡的制約機制，權力不能受到有效的監督，必然會造成權力的真空和發展失衡，管理者憑“長官”意識進行武斷決策，按個人“意氣”行事而非理性決策。

中航油的教訓就是一個慘痛的例子。被稱作“打工皇帝”的陳久霖作為中航油在新加坡公司的總裁，他不僅一人獨攬大權，而且拒不任用集團公司派出的財務經理，而是從新加坡當地雇傭人擔任財務經理。這個財務經理只聽命于陳久霖一人，在中航油新加坡公司已面臨3580萬美元的石油期權潛在虧損時，還在財務報表中做出總資產為42.6億元人民幣，凈資產為11億元人民幣，資產負債率為73％的盈利報表。如此巨大的漏洞也沒有被中航油集團公司發現，就連新加坡當地的監督機構也沒有察覺，竟然還將其評選為2004年新加坡最具透明度的上市公司。

這樣的例子不勝枚舉，嚴格的內部控制，明確的職責劃分，對防止上述現象的發生有很大的幫助。職責劃分要以致力于消除隱患、防范風險、規范經營、提高效率為宗旨和標志，建立全方位的職責劃分體系、設立順序遞進的多道職責控制防線。所謂全方位的職責劃分是指職責劃分必須滲透到企業的法人治理結構與組織管理的各個層次、生產業務全過程、各個經營環節，覆蓋企業所有的部門、崗位和員工。所謂順序遞進的多道職責控制防線，是指對企業采購、生產、營銷、融資、投資、成本費用的辦理與管理必須由兩個人、兩個系統或兩個職能部門共同執掌，如是單人單崗處理業務更需要相應的后續監控手續；這種對一線崗位雙人、雙職、雙責的制度能夠獨立對各崗位、各部門各項活動尤其是財務活動全面實施監督、檢查、調節。

職責劃分的主要目的是為了預防和及時發現在執行所分配的職責時產生的錯誤或舞弊行為。從控制的觀點看，如果某員工在履行其職責的正常過程中就可能發生錯誤或舞弊，并且內部控制又難以發現他的舞弊，那么就可以認為這些職責是不相容的。對于不相容職責必須實行職責劃分，職位分工分為以下幾個方面：

一、交易的批準、執行、記錄以及維護、保管相關的資產應指派給不同的個人或部門

例如，采購部門人員應負責簽發采購單，會計部門應記錄已收到的貨物，倉庫人員則應負責該貨物的保管工作。在記錄此項采購交易之前，會計人員應確定采購已經過授權，所訂購的貨物已實際收到。會計記錄為明確存于倉庫貨物的受托責任提供了依據。

又例如，投資業務在企業高層管理機構核準后，可由高層人員授權簽批，由財務經理辦理具體的股票或債券的買賣業務，可由會計部門負責進行會計計錄和財務處理，并由專人保管股票或債券，不得一人單獨接觸證券；對于任何證券的存入或取出，都要將證券名稱、數量、價值及存取日期等詳細記錄于證券登記簿內，并由所有在場的經手人員簽名。這種合理的分工所形成的相互牽制機制有利于避免或減少投資業務中發生錯誤或舞弊的可能性。

二、交易執行的各個步驟應指派給不同的個人或部門

比如，某制造公司在執行一項銷售交易時，應將銷售的授權、訂貨單的歸檔、貨物的發運以及開賬給顧客等工作派給不同人員; 該公司在銷售合同訂立前，會指定專門人員就銷售價格、信用政策、發貨及收款方式等具體事項與客戶進行談判，談判人員至少應有兩人以上，并與訂立合同的人員相分離; 編制銷售發票通知單的人員與開具銷售發票的人員應相互分離; 銷售人員應當避免接觸銷售現款; 單位應收票據的取得和貼現必須經由保管票據以外的主管人員的書面批準。這些都是對單位提出的有關的職責適當分離的基本要求，以確保不相容崗位相互分離、制約和監督。銷售人員通常有一種樂觀地對待銷貨數量的自然傾向，而不問它是否將以巨額壞賬損失為代價，賒銷的第三者審批則在一定程度上可以抑制這種傾向。因此，賒銷批準職能與銷貨職能的分離，也是一種理想的控制措施。

三、會計工作的職責劃分

例如，主營業務收入賬如果系由記錄應收賬款賬之外的職員獨立登記，并由另一位不負責賬簿記錄的職員定期調節總賬和明細賬，就構成了一項自動交互牽制;規定負責主營業務收入和應收賬款記賬的職員不得經手貨幣資金，也是防止舞弊的一項必要控制。另外，在手工會計系統，應收賬款的總賬和顧客明細賬應由不同的人來記錄，而記錄現金和支出的人員不應負責調節銀行存款賬戶。

會計業務的不相容崗位一般包括：

1.出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權債務賬目的登記工作。單位不得由一人辦理貨幣資金業務的全過程，付款憑單的批準同支票簽發相分離。

2.記錄現金和支出的人員不應負責調節銀行存款賬戶。

3.現金總賬和現金日記賬應由不同人員來登記。

4.銀行總賬和銀行日記賬應由不同人員來登記。

5.應收賬款的總賬和明細賬應由不同的人員來登記。

6.應付賬款的總賬和明細賬應由不同的人員來登記。

7.主營業務收入和應收賬款記賬的職員不得經手貨幣資金。

8.財務專用章應由專人保管，個人名章必須由本人或其授權人員保管。嚴禁一人保管支付款項所需的全部印章。

9.獨立稽核，即由另一個獨立的人驗證工作的正確性。

四、計算機信息系統部門內應進行職責劃分

在計算機信息系統部門內，以及該部門與使用部門之間應進行適當的職責劃分，比如，系統分析、程序設計、電腦操作和數據控制應被分開。且計算機信息系統部門不應更正使用部門送交的數據資料，并且在組織上應獨立于使用部門。

我們在享受著會計電算化給企業的財務會計活動帶來高效、方便和快捷的同時，還應時時刻刻注意在電算化系統下可能出現的各種舞弊現象的發生。使用計算機進行數據處理的單位，都應建立和健全電子數據處理內部控制系統，設置專門的安全控制程序，如對賬目或重要文件采用讀寫保護或編碼時間鎖定，對被保護的數據資源的存取操作進行詳細記錄和跟蹤檢測。

小公司和大公司執行“職責劃分”是有些差別的。小公司由于員工的人數較少，實行職責劃分往往比大公司困難得多，但是在這些小公司里，業主通常積極參與經營活動，這樣，業主可以通過擔任一些特定的工作來實現職責的合理劃分。也可以通過對員工工作進行嚴密的監督與復核，以彌補其職責劃分的不足。

（作者單位：一拖（洛陽）神通工程機械有限公司 河南洛陽 471004）

（責編：若佳）