做好信息時(shí)代干部人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

摘 要：隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人事檔案工作面臨不少新挑戰(zhàn)，根據(jù)需要，應(yīng)將個(gè)人的工作業(yè)績(jī)、工作能力、個(gè)人認(rèn)可等材料歸檔。文章通過(guò)加強(qiáng)人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)化管理和電子檔案的建立來(lái)加快人事檔案的信息化建設(shè)，從而發(fā)揮人事檔案的服務(wù)作用。

關(guān)鍵詞：干部 人事 檔案 信息

中圖分類(lèi)號(hào)：Ｇ271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2008）06-184-01

干部人事檔案是對(duì)干部個(gè)人經(jīng)歷、活動(dòng)、表現(xiàn)等的記載，是歷史地、全面地了解識(shí)別干部和正確選用干部的基礎(chǔ)，是做好干部工作必備條件之一，直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量。隨著我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，干部人才工作出現(xiàn)了不少新情況、新問(wèn)題，干部人事檔案工作也面臨不少新的挑戰(zhàn)。檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，加快發(fā)展，充分發(fā)揮職能作用，更好地為干部人事工作服務(wù)，需要我們認(rèn)真思考。

一、根據(jù)時(shí)代發(fā)展需要，進(jìn)一步完善檔案管理內(nèi)容

從人力資源工作的大局出發(fā)，提高干部檔案的利用價(jià)值，應(yīng)在收集干部基本情況的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)要做好以下幾類(lèi)檔案材料的收集工作：一是收集干部工作業(yè)績(jī)材料，及時(shí)將干部的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)情況及任務(wù)完成情況收入檔案，根據(jù)實(shí)績(jī)?yōu)槿斡酶刹刻峁┍匾囊罁?jù)。二是收集干部能力材料，重點(diǎn)收集有關(guān)個(gè)人文化程度、專(zhuān)業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊(cè)考試等能反映個(gè)人才能的相關(guān)資料。三是收集干部認(rèn)可材料，本著黨政干部群眾認(rèn)可、技術(shù)人員學(xué)術(shù)認(rèn)可、企業(yè)人才市場(chǎng)認(rèn)可的原則，分別建立黨政干部考核考察檔案、技術(shù)人員學(xué)術(shù)和技術(shù)推廣成果檔案、企業(yè)經(jīng)營(yíng)者利稅檔案等。四是收集干部個(gè)性材料，個(gè)性是表現(xiàn)在每個(gè)人身上的那些經(jīng)常的、穩(wěn)定的、本質(zhì)的心理特征。目前，許多現(xiàn)代企業(yè)為提高工作效率，推行人性化管理，為職工建立“個(gè)性卡片”是一種新型的個(gè)人檔案記錄形式，在特長(zhǎng)應(yīng)用、團(tuán)體協(xié)作、人際關(guān)系等方面能夠發(fā)揮重要作用。通過(guò)以上這些材料內(nèi)容，全面記錄干部成長(zhǎng)的情況，以便于組織對(duì)干部進(jìn)行全面了解，使干部檔案更好地為組織工作服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

二、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展步伐，進(jìn)一步加快檔案信息化建設(shè)

檔案工作的信息化、自動(dòng)化是機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的重要組成部分，是提高干部工作效能的重要方面和必然要求。當(dāng)前，推進(jìn)干部人事檔案工作的信息化可從以下三個(gè)方面著手考慮。

一是建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)施干部人事檔案動(dòng)態(tài)管理。利用計(jì)算機(jī)、數(shù)碼設(shè)備、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)施和現(xiàn)代技術(shù)，將干部檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行計(jì)算機(jī)化操作。同時(shí)，檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)建成后，不僅能夠全面反映干部的基本情況、工作履歷等固定信息，而且可以記錄干部工資、職級(jí)、學(xué)歷、崗位變動(dòng)等動(dòng)態(tài)信息。一旦干部基本情況發(fā)生變化時(shí)，可以隨時(shí)準(zhǔn)確地將最新信息錄入計(jì)算機(jī)，保證干部檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

二是建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，實(shí)施干部人事檔案的分級(jí)管理。建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限，通過(guò)密碼和身份確認(rèn)，提供所需的檔案資料。堅(jiān)持誰(shuí)管理誰(shuí)負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按管理權(quán)限由主管部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的日常管理和修改維護(hù)。建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，可以保證各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部根據(jù)不同的工作需要，隨時(shí)調(diào)閱所需檔案資料，從而提高信息利用的效率。

三是建立干部個(gè)人電子檔案系統(tǒng)，實(shí)施干部人事檔案自動(dòng)化管理。適應(yīng)人才柔性流動(dòng)的需求，為便于檔案的查閱流轉(zhuǎn)，可以將干部個(gè)人檔案中能夠公開(kāi)部分的內(nèi)容以類(lèi)似于IC卡的形式，制成電子檔案。該檔案由主管部門(mén)制作并負(fù)責(zé)維護(hù)更改，由個(gè)人持有，用人單位只能閱讀無(wú)法更改。個(gè)人電子檔案的建立，可以有效地減少棄檔、“死”檔和無(wú)檔現(xiàn)象，同時(shí)，還可以減輕檔案工作的工作量，減少紙質(zhì)案卷因磨損而造成的毀壞。

三、注重時(shí)代發(fā)展特征，進(jìn)一步發(fā)揮檔案服務(wù)作用

為干部人事工作服務(wù)，是干部人事檔案工作的根本目的。檔案工作者必須增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，及時(shí)根據(jù)干部人事工作和其它中心工作的需要，主動(dòng)參與、超前服務(wù)。

一要發(fā)揮干部檔案的歷史作用。干部檔案是個(gè)人歷史的真實(shí)記錄和個(gè)人本來(lái)面目的客觀反映，是做好干部工作不可缺少的基礎(chǔ)材料。實(shí)際工作中經(jīng)常會(huì)碰到年齡、工齡、學(xué)歷和待遇等方面的問(wèn)題，不少都比較棘手。檔案管理人員要充分發(fā)揮檔案的歷史效能，堅(jiān)持以檔案為基準(zhǔn)，以歷史材料為依據(jù)，對(duì)照政策，認(rèn)真核對(duì)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供有價(jià)值的信息，為正確解決問(wèn)題提供第一手資料。

二要發(fā)揮干部檔案在選用干部上的基礎(chǔ)作用。選拔使用干部，關(guān)鍵是知人善任。干部檔案是全面考察了解和選拔使用干部的一個(gè)重要依據(jù)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)維護(hù)更改干部信息，保證信息的真實(shí)可靠，并主動(dòng)提供所需干部的個(gè)人情況，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確選人用人提供重要的依據(jù)。同時(shí)，可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，做好檔案信息的綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)全面掌握干部隊(duì)伍的整體狀況提供第一手可靠的資料，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。把資料庫(kù)變成人才信息庫(kù)，讓優(yōu)秀人才脫穎而出，把沉寂的“死”檔案變成有價(jià)值的“活”檔案。

三要發(fā)揮干部檔案在管理工作上的作用。在日常工作中，干部檔案的服務(wù)功能還體現(xiàn)在能為干部個(gè)人提供公正的歷史憑證，可以為干部工作出據(jù)歷次任職憑證、工資變動(dòng)憑證、社會(huì)關(guān)系憑證、黨團(tuán)關(guān)系憑證、業(yè)務(wù)職稱(chēng)憑證、學(xué)歷層次憑證等，為晉升工資、晉升職稱(chēng)、解決老干部待遇、機(jī)構(gòu)改革等提供有價(jià)值的服務(wù)。

干部人事檔案管理是現(xiàn)代人力資源管理工作的重要組成部分，對(duì)制定單位人才隊(duì)伍建設(shè)發(fā)展戰(zhàn)略與規(guī)劃、定崗定編、職工考核晉級(jí)、高層次人才培養(yǎng)、后備人才補(bǔ)充，以及開(kāi)展人力資源研究工作等都具有極其重要的支撐作用。我們必須掌握信息化發(fā)展的形勢(shì)，創(chuàng)新管理模式，及時(shí)跟進(jìn)企業(yè)管理信息化的前進(jìn)步伐，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的信息化管理，使干部人事檔案管理工作真正成為人力資源開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)和有效保障。

參考文獻(xiàn)：

1.薛四新等主編.現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ).機(jī)械工業(yè)出版社，2006（10）

2.王英瑋著.信息時(shí)代的人事檔案管理.中共黨史出版社，2004（5）

（作者單位：中國(guó)航空工業(yè)第一集團(tuán)公司北京長(zhǎng)城計(jì)量測(cè)試技術(shù)研究所 北京 100059）

（責(zé)編：呂尚）