淺談如何加強民營企業檔案管理

民營企業檔案，是指民營企業在生產、經營、科研、基建以及各項管理活動中形成的，對企業具有查考保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄，是企業的重要資產和信息資源。加強民營企業檔案工作，對加強企業自身規范化管理，維護企業的合法權益，提高企業的市場競爭力具有深遠的意義；對提高企業管理水平，規避和抵御各種風險，推動企業持續發展具有重要作用。

一、提高檔案意識，是加強民營企業檔案管理的客觀要求

提高檔案意識，特別是提高民營企業經營者的檔案意識，是著力促進民營企業檔案工作的前提。但檔案意識的提高要經歷一個從盲目到認知的過程，一個通過實踐檢驗的過程。一個企業在其發展過程中，民營企業經營者們不是一開始就知道檔案的作用有多大，要通過企業樹立品牌、市場競爭、技術改進、處理經濟糾紛等各項社會實踐，才能使他們逐步認識到檔案在其中的重大作用。基于這一點，檔案部門要抓準有利時機，采取多種形式加以宣傳引導，使他們了解《檔案法》，能自覺利用檔案工作的法律、規章、制度去規范企業的檔案工作行為。具體來說，要讓他們知道為什么要建檔，建檔對促進企業發展有什么重要意義，從而真正提高他們的檔案意識和建檔的自覺性與主動性。

二、創新檔案管理模式，是加強民營企業檔案管理的主要途徑

引導民營企業建立和開展檔案工作，不同對機關、團體、事業單位的業務指導，也不能完全照搬國有企業檔案工作的做法。民營企業在檔案管理方法、保管要求、技術手段上可以采用國有企業的方法，但是在管理體制上、管理制度上、指導方法上和各種規范要求上也要有自己獨特的檔案管理方法。石家莊市檔案局根據本市民營企業的特點和規律，制定并出臺了《石家莊市民營企業檔案管理暫行辦法》，要求本市民營企業按照《檔案法》的要求，根據自己的特點和實際，制定本企業的各項規章制度，具體制定本企業的文件材料的歸檔范圍，集中統一管理本企業的各類檔案，統籌規劃、監督、指導本企業的檔案管理工作。同時，要求在檔案管理方法上，可采用集中式、代管式，也可采用收購式或者征購式。實踐證明：這種管理模式切實可行，它為我市民營企業建立和規范檔案管理提供了法規依據。伴隨著民營企業的蓬勃發展，這種管理模式在日新月異的發展變化中將會更趨完善。檔案部門也要隨著這種變化，拓寬視野，逐步創新檔案管理模式，讓檔案工作更加有利于促進民營企業的快速發展。

三、提高檔案管理水平，是加強民營企業檔案管理的工作目標

民營企業應從三個方面提高檔案管理水平：一是建立檔案管理制度。科學完善的檔案規章制度，能做到分工明確，責任清楚，保障文件材料的合理流轉；能做到標準統一，規范合理，具有可操作性；還能做到底數清楚，方便統籌管理。二是加強檔案收集工作。在企業中產生的檔案、資料及在每個科技項目、建設項目中產生的檔案、資料，都要配備專人全程監控。民營企業的領導到一般人員都要有大局意識，對平時接觸到的、聽到的、看到的企業有價值的檔案、資料、圖書等都應認真查驗，積極收集，確保企業室藏檔案信息資源齊全、完整、準確、安全。三是加強檔案管理人才的培養。檔案工作者不僅要精通檔案專業知識，還要掌握與之相關的科學技術方面的知識，不僅要做到收集、整理、保管，還要做到利用檔案進行編研，進一步搞好提供利用。四是加強分類指導。檔案部門要區別情況，分類指導，合理培訓，注重整體提升民營企業的檔案工作水平。對于優秀的民營企業，應當把指導與服務作為檔案工作的重點；對于一般性的民營企業，應當把開展有效地業務指導和人員培訓作為重點；對于發展不太好的企業，應當把加大宣傳工作力度，強化檔案意識作為重點。五是積極推進企業檔案管理現代化。隨著改革開放的深入發展，尤其是中國加入WTO，民營企業面臨著日益激烈的國際化競爭。民營企業要與時俱進，企業的檔案工作就要跟緊時代的步伐，就要實現與企業的現代化管理同步發展。由此，就需要及時配備先進的檔案管理設備，就需掌握計算機、建立網絡等相關技術。只有這樣，才能使民營企業的綜合實力在競爭中立于不敗之地。

四、搞好檔案服務，是加強民營企業檔案管理的實際需要

檔案部門應從以下幾個方面為民營企業搞好服務：一是建立與民營企業自主管理方式相協調的檔案工作體制。民營企業運營靈活，追求時效性，一切活動以增效贏利為目的。這些特點決定了民營企業的發展自主性較強。檔案部門要區別情況，因企制宜，采取適合民營企業自身發展的檔案管理方式，創造性地開展工作，為民營企業搞好優質服務。二是為民營企業創造良好環境。《檔案法》、《檔案法實施辦法》及相關的法規和規章，進一步明確了民營企業檔案的所有權、管理權、歸屬權，明確了國家檔案事業中的地位，同時也明確了檔案所有者的權力和義務。檔案管理部門要為民營企業制定切合實際的檔案管理辦法和行業標準，推進民營企業檔案工作的正常開展。三是為民營企業檔案工作提供良好服務。隨著民營企業檔案工作的廣泛開展，檔案服務的需求也會加大。檔案部門要解放思想，拓展視野，統籌規劃，強化服務，不斷滿足民營企業對檔案的需求。開展檔案服務主要有以下幾種方式：1、提供檔案業務咨詢。對民營企業檔案工作中涉及到的檔案的收集范圍、價值鑒定、檔案整理方法的要求、檢索工具的編制、檔案信息資源的開發等方面的業務咨詢，檔案部門力求多方位搞好服務。2、提供技術服務。檔案部門可為民營企業提供檔案的修裱、縮微、復制、數字化加工、計算機軟件的開發等方面的服務，滿足民營企業檔案技術方面的需求。3、開展代寄存服務。對某些民營企業不具備保管條件的，檔案館可為其代寄存檔案，并幫助其整理、編目，妥善保管，雙方簽訂保管協議，明確各自的權利、義務及違約責任。