試論企業(yè)檔案有效利用存在的問(wèn)題及解決對(duì)策

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、科研等各項(xiàng)活動(dòng)和成果的記錄。它不僅反映了企業(yè)過(guò)去、現(xiàn)在的狀況，更為重要的是它蘊(yùn)藏著經(jīng)濟(jì)、科技、管理等方面的豐富信息，具有為企業(yè)活動(dòng)服務(wù)的潛能。根據(jù)企業(yè)及社會(huì)等有關(guān)方面的需求，對(duì)這些信息通過(guò)加工、報(bào)道、交流、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)咨詢(xún)以及日常提供利用等方式，將其發(fā)掘出來(lái)。同企業(yè)的資產(chǎn)、人力、技術(shù)相結(jié)合，充分開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案信息的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，提高企業(yè)檔案的利用效益，由一般意義上的利用發(fā)展為有效利用，以便產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

當(dāng)前，國(guó)內(nèi)外許多企業(yè)都開(kāi)始重視企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。但是，從實(shí)際的運(yùn)行情況看，許多企業(yè)仍停留在一般的利用上，在如何進(jìn)行有效利用方面，仍存在很多的問(wèn)題。

一、企業(yè)檔案有效利用中存在的問(wèn)題

1、檔案制度不健全，基礎(chǔ)比較薄弱

企業(yè)對(duì)檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，不重視檔案工作，尤其是企業(yè)法人檔案意識(shí)淡薄，企業(yè)日常工作中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴(yán)重。資金投入不足，管理手段落后，檔案室設(shè)施不全，保管條件落后；沒(méi)有健全的檔案制度，造成檔案內(nèi)容不完整，數(shù)量不齊全，手續(xù)不完備，無(wú)法為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。有些檔案工作者學(xué)歷層次低，責(zé)任心不強(qiáng)，缺乏對(duì)檔案工作理論知識(shí)及專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，有的檔案人員身兼數(shù)職，工作變動(dòng)頻繁，不可能全身心地投入到檔案管理中去。這種現(xiàn)狀致使檔案保管都成問(wèn)題，檔案工作基礎(chǔ)薄弱，利用更無(wú)從談起，產(chǎn)生效益便成為一句空話(huà)。

2、利用檔案的意識(shí)淡薄

有些企業(yè)雖然建立了檔案室，設(shè)施也比較先進(jìn)齊全，但利用檔案的意識(shí)淡薄，重藏輕用。只是把該歸檔的文件都堆積在檔案室，認(rèn)為這些文件履行完了現(xiàn)行效用就不再有利用價(jià)值，不能把檔案資源與企業(yè)發(fā)展、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)進(jìn)步有機(jī)聯(lián)系起來(lái)，致使檔案開(kāi)發(fā)利用與需要脫節(jié)，檔案工作人員守著金山“挖不出金子”來(lái)。這樣會(huì)使一些重要的信息被埋沒(méi)，使領(lǐng)導(dǎo)在決策或企業(yè)在運(yùn)行過(guò)程中無(wú)法有效的利用這些檔案。

3、片面追求檔案的經(jīng)濟(jì)效益

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，追求經(jīng)濟(jì)效益是一種時(shí)代的要求，但如果只追求經(jīng)濟(jì)效益而忽略其它，就過(guò)于片面化，而走向另外一個(gè)極端。近年來(lái)，企業(yè)過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案工作要為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，甚至不顧檔案工作本身的特點(diǎn)，提早收集，造成館(室)藏泛濫，而另一方面卻輕視為其他各項(xiàng)工作服務(wù)。這樣，也會(huì)影響其經(jīng)濟(jì)效益，從而影響其整體利用效果。

4、檢索工具種類(lèi)單一，手段落后

檢索工具種類(lèi)單一，功能不全，檢索速度慢，效率低，直接影響企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。企業(yè)檔案信息數(shù)量巨大，企業(yè)和社會(huì)的發(fā)展使它迅速擴(kuò)充。如何找到所需檔案，并加以有效組織；如何以最少的精力充分占有有效的檔案信息。解決這一問(wèn)題的關(guān)鍵在于建立一套科學(xué)完整的檔案檢索工具體系，但是，目前企業(yè)檔案檢索工具種類(lèi)單一，功能不全，檢索速度慢，而且多以手工檢索為主，使得利用效率低下，不適應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理和新形勢(shì)下對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的需要。

二、企業(yè)檔案有效利用的對(duì)策

1、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作

首先，必須做好檔案宣傳教育工作，大力宣傳檔案的重要性，提高人們的檔案意識(shí)，尤其是提高企業(yè)法人的檔案意識(shí)。只有企業(yè)法人思想認(rèn)識(shí)到位了，才能把檔案工作納入到議事日程，檔案有效利用的工作才能順利，企業(yè)檔案工作的管理才能實(shí)現(xiàn)新的飛躍。

其次，必須加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，將檔案設(shè)施配備齊全，為檔案的保管創(chuàng)造良好的物質(zhì)條件；同時(shí)還要配備專(zhuān)門(mén)的高素質(zhì)的檔案人員，明確檔案人員的職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)他們的理論知識(shí)和業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，并要定期進(jìn)行目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況的檢查，全面提高企業(yè)檔案工作管理水平。

第三，加強(qiáng)檔案的收集工作。館藏的豐富與否是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案利用的前提條件和必要手段，所以，要千方百計(jì)地?cái)U(kuò)大檔案的收集范圍和門(mén)類(lèi)，力爭(zhēng)建成檔案數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量?jī)?yōu)化并富有企業(yè)特色的檔案信息資源體系。只有豐富館藏并不斷提高其質(zhì)量才能確保企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的高質(zhì)、高效。提高檔案質(zhì)量不僅體現(xiàn)在收集上要齊全并嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，而且在檔案的整理、鑒定、保管等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，也要注意保證檔案的高質(zhì)量。通過(guò)檔案工作的一系列業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量，為企業(yè)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用打下基礎(chǔ)。

2、完善檔案管理體制

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)已經(jīng)成為自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧、自我約束、自我發(fā)展的實(shí)體，企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，在一定程度上影響著企業(yè)的生存和發(fā)展，尤其是有關(guān)企業(yè)商業(yè)機(jī)密的技術(shù)資料丟失將對(duì)企業(yè)造成不可估量的損失，使企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中面臨更大的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。對(duì)此，企業(yè)應(yīng)引起足夠的重視，積極探索新的檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的管理模式與方法向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制管理模式與方法的過(guò)渡。

理順企業(yè)內(nèi)部的檔案工作管理體制，要本著集中統(tǒng)一管理和分級(jí)負(fù)責(zé)的原則：首先，企業(yè)應(yīng)明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)人，把企業(yè)檔案工作劃入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，制定和完善企業(yè)檔案工作規(guī)章制度，設(shè)立檔案工作專(zhuān)職管理部門(mén)，配備專(zhuān)門(mén)的檔案工作人員管理企業(yè)的檔案工作；其次，在企業(yè)內(nèi)部建立分級(jí)負(fù)責(zé)檔案工作運(yùn)行機(jī)制，各級(jí)職能部門(mén)，明確職責(zé)，協(xié)調(diào)配合，管理好自己的檔案和檔案工作。

3、重視現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用

企業(yè)檔案工作實(shí)行現(xiàn)代化管理主要是指運(yùn)用新的科學(xué)技術(shù)與手段為檔案工作服務(wù)。首先，充分利用現(xiàn)代化新技術(shù)、新設(shè)備，選購(gòu)適應(yīng)企業(yè)信息工作發(fā)展要求的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、聲像及檔案保護(hù)等設(shè)備；其次，依托和利用企業(yè)現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的整體優(yōu)勢(shì)，在企業(yè)內(nèi)部建立以信息中心為主控中心與企業(yè)各行政、業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)相連接的計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，提高企業(yè)內(nèi)部信息的傳遞速度和服務(wù)質(zhì)量；第三，可借助國(guó)家、地方、行業(yè)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)與企業(yè)信息局域網(wǎng)連接，建立信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將企業(yè)檔案信息融入社會(huì)信息中，利用國(guó)家信息高速公路，快速獲取信息，達(dá)到信息共享，資源互補(bǔ)，滿(mǎn)足企業(yè)信息量的需求，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)代化管理，提高檔案的利用速度和利用效率。

4、強(qiáng)化檢索工具建設(shè)和檔案的編研工作

在建立檢索工具體系時(shí)還應(yīng)注意以下三點(diǎn)：一是根據(jù)檔案館(室)藏的不同情況決定編制檢索工具種類(lèi)的多少；二是配套館藏性、查找性、指導(dǎo)性檢索工具，并能把館(室)藏檔案的內(nèi)容特征和形式特征揭示出來(lái)；三是編制檢索工具的建設(shè)應(yīng)著眼于當(dāng)前，兼顧未來(lái)。在編制手工檢索工具時(shí)，同時(shí)也應(yīng)考慮到機(jī)檢是檔案檢索工具的發(fā)展方向。

搞好檔案編研工作要不定期地推出專(zhuān)題檔案資料摘要、館(室)藏介紹、指南，將庫(kù)存知識(shí)與人聯(lián)系起來(lái)，幫助人們獲得知識(shí)來(lái)源，從廣泛的檔案資源中捕捉有用的知識(shí)，方便企業(yè)的利用，使人們能在最短的時(shí)間獲取最有用的信息，創(chuàng)造最大的價(jià)值。因?yàn)樵谑袌?chǎng)經(jīng)濟(jì)下，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，時(shí)間就是效益。

5、重視復(fù)用科技檔案

繼承和借鑒前人的科技成果，是科技進(jìn)步的前提條件。科技檔案是繼承和借鑒前人科技成果的必不可少的文獻(xiàn)資料。在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的科技檔案。工程設(shè)計(jì)和產(chǎn)品設(shè)計(jì)是一種創(chuàng)造性活動(dòng)，設(shè)計(jì)人員在接受一項(xiàng)設(shè)計(jì)任務(wù)時(shí)，為保證設(shè)計(jì)的工程和產(chǎn)品具有先進(jìn)性，必須查閱大量的科技文獻(xiàn)資料，以資借鑒和參考，以減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)。這些科技資料有國(guó)外的，也有國(guó)內(nèi)的；有外單位的，也有本單位的。其中，本單位的就是自己在以前進(jìn)行的設(shè)計(jì)活動(dòng)中形成的科技檔案。在工程產(chǎn)品設(shè)計(jì)活動(dòng)中，對(duì)設(shè)計(jì)檔案的復(fù)用率一般都是比較高的，企業(yè)必須予以高度重視。