好電郵和壞電郵

專欄/Michael 的 E-mail 秘籍

Michael Song

MichaelSong 是Cohesive Knowledge Solution(CKS) 公司創(chuàng)始人和首席執(zhí)行官。CKS 是一家電郵技巧培訓(xùn)公司 ， 向顧客提供關(guān)于電郵效率和電郵禮儀的培訓(xùn)講座 ，客戶包括惠普、諾華、第一資本金融公司等。他及公司另外兩位專家所著的《倉鼠革命——如何管理好你的電子郵件 ， 在你被它控制以前》一書已于今年 2 月由電子工業(yè)出版社出版。

我想你現(xiàn)在應(yīng)該掏出秒表 ， 看看自己讀下面這兩封 E-mail 各用了多少時(shí)間 ! 然后再想想 ，你有多少時(shí)間是被這樣浪費(fèi)的 ， 你又浪費(fèi)了別人多少時(shí)間。注意 : 這兩封郵件交待的是完全一樣的事情。

準(zhǔn)備好了嗎 ?——預(yù)備——開始 !

第一封郵件——居然叫“還有件事”!

寄送 :老虎團(tuán)隊(duì)全國群發(fā)名單

抄 送 :艾 德 · 亨 利 ， 泰 勒 · 班 克 斯 ， 席 拉 ·梅塔 ， 辛迪 · 吳

附件 :NhddMtgNotes.doc， NatSls07.xls

主題 :還有件事

致意

我想感謝大家參加了上周的會(huì)議。能夠在陽光明媚的佛羅里達(dá)見到你們各位真是開心。你們帶來的信息的確十分有用 ， 將幫助我們?cè)谖磥砀玫貫榭蛻舴?wù)。布蘭達(dá)關(guān)于克雷客戶的觀點(diǎn)尤其有用。她的做法給我們大家樹立了好榜樣。我在信中附上會(huì)議記錄和行動(dòng)計(jì)劃 ，供各位參閱。對(duì)了……我還得麻煩你們之中的一些人再幫我個(gè)忙。不幸的是 ， 我們需要對(duì)三月份的數(shù)字再進(jìn)行一次核對(duì)。有些人說報(bào)上來的數(shù)字不正確 ， 也有人說數(shù)字沒問題。我們覺得 ， 保險(xiǎn)起見 ， 還是應(yīng)該很快地核對(duì)一下。事實(shí)上 ， 我們也想再看看二月份的數(shù)字有沒有問題。這只和東海岸團(tuán)隊(duì)有關(guān)。西海岸的數(shù)字看來沒問題。所以 ， 請(qǐng)檢查一下附上的文件 ， 告訴我你們有沒有發(fā)什么對(duì)不上的地方。我還附上了關(guān)于會(huì)議的一些重要信息 ， 其中包括布蘭達(dá)的經(jīng)驗(yàn)介紹。

哦 ， 對(duì)了 ， 還有件事 : 我們還想看看三月份小飾品的銷售數(shù)字是比一月份和二月份高還是低。按道理說應(yīng)該更高。如果你們的數(shù)字顯示是更低 ， 請(qǐng)盡早打電話給我。

再次感謝你們上周的支持。我們?cè)诤芏虝r(shí)間內(nèi)做了很多事。雖然房間有點(diǎn)兒擠 ， 雖然吃的……這么說吧 ， 算不上特別好 ， 但我們真的表現(xiàn)很出色 !安迪

第二封郵件——你可以 7 秒鐘讀完

主題 / 行動(dòng) :請(qǐng)于 5 月 15 日 ，5 點(diǎn)前將你區(qū)商業(yè)計(jì)劃提交給我

嗨 ， 老虎團(tuán)隊(duì)——上周的會(huì)議真棒 !

行動(dòng) :根據(jù)我們的討論 ， 請(qǐng)完成你區(qū)商業(yè)計(jì)劃 ， 并于 5月 15 日 5 點(diǎn)前提交給我。

提示 :

●請(qǐng)記得使用精確和可衡量的目標(biāo)。

●如需指導(dǎo) ， 請(qǐng)?jiān)L問 :www.mydistrictplan.net

●請(qǐng)不要超出預(yù)算限額——10 萬美元。抱歉 !

附注 :

●如有問題請(qǐng)致電我 ， 謝謝合作。

●下次會(huì)議時(shí)間 6 月 15 日 : 將討論商業(yè)計(jì)劃的實(shí)施感謝 !

安杰拉 · 史蒂文斯

區(qū)域經(jīng)理 現(xiàn)代傳媒公司 寶地街 45 號(hào)

艾諾維申 ，CT06437203-987-6543astevens@rm.com

事實(shí)勝于雄辯。對(duì)照這兩封信 ， 你就可以看到自己的差距是多么的大了 ! 第一封 E-mail屬于“詞磚砌地”風(fēng)格。沒有空格 ， 沒有分點(diǎn)。一眼看去 ， 一片黑乎乎的 ， 只有詞。讓你覺得完全無窮無盡 ， 很可能早晨 9 點(diǎn)清醒的腦子 ， 就要被這一封郵件弄暈了 ! 差勁的電郵書寫技巧不僅增加處理郵件的時(shí)間 ， 也容易造成誤會(huì)和錯(cuò)誤……還有一個(gè)后果 ， 比這些更糟糕 ， 它足以毀掉你的職業(yè)形象。

一個(gè)人發(fā)電郵的過程其實(shí)就是在日積月累為自己寫一份簡(jiǎn)歷。發(fā)出的郵件如果思路清晰 ，會(huì)幫你建立一個(gè)很好的職業(yè)形象。出于這個(gè)原因 ， 每封發(fā)出的電郵一定要做到清晰。

千萬別做那樣的同事——恨不得在電郵里跟大家分享自己整個(gè)人生 ， 沒有人愿意和話癆做項(xiàng)目的。

不過還好 ， 你可以看出 ， 自己前進(jìn)的空間有多么大 !

欄目編輯：王默 wangmo@cbnet.com.cn