談民族地區(qū)高校的檔案管理

摘 要：本文運(yùn)用檔案管理學(xué)原理，根據(jù)民族地區(qū)高校檔案管理的實(shí)際，提出了一些看法，希望對(duì)民族地區(qū)高校檔案建設(shè)起到一定的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：民族地區(qū) 高校 檔案管理

隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高等教育日趨大眾化，特別是高校大規(guī)模的擴(kuò)建校區(qū)、跨地區(qū)辦學(xué)、吞并或合并其他院校，形成了機(jī)構(gòu)重組，再加上專升本等等，這給檔案工作人員提出了更高的要求。在當(dāng)前形勢(shì)下，我們應(yīng)認(rèn)真分析改革重組后高校檔案工作所面對(duì)的一些新的問題，本著以人為本的思想，與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，積極探索一條民族地區(qū)高校檔案工作的建設(shè)之路，我認(rèn)為應(yīng)做好以下幾個(gè)方面：

一、穩(wěn)定高校檔案管理隊(duì)伍

在民族地區(qū)高校內(nèi)，檔案管理工作人員與教師在身份、待遇上有著明顯的區(qū)別，屬于教輔人員，并且要按時(shí)上下班，沒有主觀能動(dòng)性，難免在心理上造成失衡，不安心于本職工作，導(dǎo)致工作死板、專業(yè)技術(shù)人員匱乏。而當(dāng)前高校合并、重組給檔案工作者提出了更高的要求，在這種新的形勢(shì)下，穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍勢(shì)在必行。我認(rèn)為應(yīng)引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才，不要用過去的手工的老一套辦法，應(yīng)跟上時(shí)代，不斷實(shí)行規(guī)范化、科學(xué)化管理，發(fā)揮綜合效率。［１］

二、突出檔案館的綜合性

民族地區(qū)高校的檔案部門，多數(shù)是高校的行政部門的附屬機(jī)構(gòu)，不予重視。隨著高校的改革、合并、重組，辦學(xué)的觀念、模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，檔案管理也應(yīng)隨之發(fā)生轉(zhuǎn)變，不應(yīng)局限于傳統(tǒng)的收集存儲(chǔ)，而應(yīng)該突出其綜合性，發(fā)揮檔案的作用，為高校科研、學(xué)生學(xué)習(xí)、資料的查找提供服務(wù)平臺(tái)。我們應(yīng)建立綜合性的檔案館，形成專門的機(jī)構(gòu)，并由專人負(fù)責(zé)，進(jìn)行系統(tǒng)的分類，便于各個(gè)層次的人員方便快捷地查找資料。高校規(guī)模擴(kuò)大后，檔案材料明顯增多，沒有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)劃，檔案管理有可能造成混亂，只有建立綜合性的檔案館，將全校各部門的或個(gè)人手中零散的檔案材料進(jìn)行整體的動(dòng)態(tài)的全宗管理，才能確保文件資料的及時(shí)歸檔，維護(hù)檔案材料的完整性及安全性。［２］

三、搞好基層檔案工作人員的素質(zhì)建設(shè)

民族地區(qū)高校檔案工作人員多數(shù)是本校教師的配偶和子弟，文化水平不高，對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，因此必須加強(qiáng)基層檔案工作人員的素質(zhì)建設(shè)，才能滿足高校發(fā)展的需要。首先，我們要從思想上對(duì)檔案工作引起重視，定期學(xué)習(xí)國(guó)家頒布的《檔案法》，了解最新最前沿的檔案動(dòng)態(tài)，掌握檔案制作的規(guī)范、程序，同別的高校保持一致，與國(guó)際接軌。第二，對(duì)現(xiàn)有的工作人員要采取送出去的辦法，通過學(xué)習(xí)其他高校先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，從中找出自己的不足，不斷提高工作人員的自身業(yè)務(wù)素質(zhì)水平；另外還要引進(jìn)一批檔案管理專業(yè)的優(yōu)秀人才，充實(shí)民族地區(qū)高校的檔案管理隊(duì)伍，提高其整體素質(zhì)。第三，素質(zhì)建設(shè)不僅包括業(yè)務(wù)素質(zhì)，還包括政治素質(zhì)。在當(dāng)今社會(huì)，外界誘惑力太大，難免會(huì)造成檔案工作人員的心理不平衡，整天面對(duì)枯燥繁瑣的文件資料，檔案工作人員沒有過硬的政治素質(zhì)難以守住職業(yè)操守。還要強(qiáng)調(diào)心理素質(zhì)，要耐得住寂寞，堅(jiān)持對(duì)黨和人民高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，加強(qiáng)自身的修養(yǎng)，培養(yǎng)檔案工作興趣愛好，以極大的熱情投入到檔案事業(yè)中去，安心工作。［３］

四、堅(jiān)持同高校各項(xiàng)工作同步

檔案資料是記錄一所高校教學(xué)、科研及各項(xiàng)活動(dòng)的史料，是今后總結(jié)交流、改進(jìn)工作的主要依據(jù)。而檔案資料一般來源于一線部門，一線部門如果不及時(shí)交上來，那將會(huì)影響到二線部門，如此下去將會(huì)造成惡性循環(huán)，檔案館就相對(duì)被動(dòng)，短期內(nèi)看不到什么效益。有時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)或其他同志需要一個(gè)材料的時(shí)候，工作人員就有可能臨時(shí)加班加點(diǎn)，忙得不亦樂乎，因此，我們必須要堅(jiān)持材料及時(shí)歸檔同學(xué)校的各項(xiàng)工作同步進(jìn)行，把檔案管理的視線融入到學(xué)校的整體管理中，一些重要的文件精神、會(huì)議記錄必要時(shí)通過行政干預(yù)強(qiáng)制執(zhí)行。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)高度重視，明確各個(gè)部門及教務(wù)秘書等的職責(zé)范圍，要?jiǎng)澐重?zé)任人，配合檔案館的工作，并擴(kuò)大檔案資料收集的來源和渠道。檔案館的工作人員還要配合高校的教學(xué)科研，通過對(duì)檔案資料的整理，從中提煉出有價(jià)值的東西，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提出有力的幫助，不斷向綜合利用的高層次發(fā)展，替學(xué)校排憂解難，發(fā)揮它應(yīng)有的作用。［４］檔案館的工作人員不應(yīng)老是呆在辦公室，應(yīng)經(jīng)常下到各個(gè)院系機(jī)關(guān)催收一線資料，并嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)防臨時(shí)抱佛腳，確保資料的真實(shí)可靠，各個(gè)部門也要緊密配合，共同完成檔案館的工作任務(wù)。

五、與時(shí)俱進(jìn)，搞好民族地區(qū)高校檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代化建設(shè)

在當(dāng)今以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為主要平臺(tái)的信息社會(huì)中，高校檔案資料實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案管理效率的主要手段，它是時(shí)代發(fā)展的必然要求，使檔案工作變得更加方便、快捷、正規(guī)，實(shí)現(xiàn)資源共享。目前民族地區(qū)的高校相繼建立了校園網(wǎng)，同中國(guó)教育網(wǎng)互聯(lián)，網(wǎng)上開通學(xué)校教學(xué)、管理、科研等等，為廣大師生提供了更加有利于學(xué)習(xí)和工作的良好環(huán)境，高校檔案館也相繼完成了由傳統(tǒng)的紙質(zhì)為載體形式的檔案信息向機(jī)讀檔案信息的轉(zhuǎn)變，并以磁盤、光盤作為儲(chǔ)存信息的載體，向數(shù)字格式過渡。民族地區(qū)高校的檔案工作人員應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)方面的學(xué)習(xí)，大膽走出去，學(xué)習(xí)他人比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)收集、整理、編目、檢索、利用的自動(dòng)化，提高服務(wù)和工作效率，促進(jìn)各項(xiàng)規(guī)章制度的完善。但民族地區(qū)的高校普遍辦學(xué)經(jīng)費(fèi)比較緊張，加上個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案館的重視程度不夠，導(dǎo)致用于檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)更加有限，無法配置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬軟件，檔案館內(nèi)也缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)又懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，這些都是制約高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的障礙因素。［５］因此，我建議高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)引起重視，及時(shí)下?lián)芙?jīng)費(fèi)，加強(qiáng)檔案館網(wǎng)絡(luò)的軟硬件建設(shè)，同時(shí)高薪引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，為檔案館的建設(shè)提供人力和物力保障。

結(jié)束語(yǔ)

民族地區(qū)的高校相對(duì)辦學(xué)困難，但高校不跟上時(shí)代步伐更加難以求生存求發(fā)展，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展的必然，作為一個(gè)民族地區(qū)高校檔案工作者，我倍感責(zé)任重大，我們應(yīng)努力提高自身綜合素質(zhì)，做好檔案工作，為學(xué)校的改革和發(fā)展做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn):

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