巧用ＥＸＣＥＬ函數解決財務報表中的復雜問題

在財務工作中，各種各樣的統計及會計報表總是令人疲于應付，其中繁鎖復雜的工作，往往要浪費很多的時間和勞動力，使得會計人員整天埋頭于簡單重復的勞動之中。大家都知道EXCEL處理數據計算簡捷快速，靈活方便，有著得天獨厚的優勢，但假如我們能夠再靈活運用其中的函數就可以大大減輕報表的工作量，提高工作效率。以下就我工作中的一些體會，講出來與大家共同學習和探討。

一、利用LOOKUP（）函數實現查詢篩選功能

以我們單位的材料出庫報表為例，以前是材料會計每月月底根據當月出庫單統計好每個部門及項目出庫材料的金額，然后根據其每個項目的項目代號查找相對應的科目代碼，以便于生成會計憑證。由于每個月材料的出庫量特別大，并且涉及的項目又特別多，既有科研項目、又有產品生產項目，其中又包括軍品、民品等，僅就每月從科目代碼表中查找每個項目代號所對應科目代碼的工作量就特別大，并且每個材料庫、每個月都要這樣重復查找科目代碼，長此以往，就浪費了材料會計大量的工作時間。

這時我們就可以應用lookup（）函數解決這個問題。我們可以把科目代碼庫作為EXCEL文檔的一個工作表，用lookup（）函數實現表間查詢及調用，即可達到在輸入項目代號的同時，實現科目代碼的自動調用。該函數的基本形式是lookup(lookup_value，lookup_vector，result_vector)。其有三個基本參數，其中 Lookup_value為函數 lookup所要查找的數值，它可以為數字、文本、邏輯值或包含數值的名稱或引用。Lookup_vector為函數所要查找的范圍，并且是只包含一行或一列的區域，其數值可以為文本、數字或邏輯值，并且必須按升序排序，否則，函數不能返回正確的結果，如果函數找不到 lookup_value，則查找 lookup_vector 中小于或等于 lookup_value 的最大數值。如果 lookup_value 小于 lookup_vector 中的最小值，函數 LOOKUP 返回錯誤值 #N/A。result_vector 為函數返回值所在的范圍， 其范圍大小必須與 lookup_vector 相同。在本例中，Lookup_value就是材料會計輸入的項目代號，lookup_vector為科目代碼庫中項目代號所在的范圍，result_vector為科目代碼庫中科目代碼所在的范圍。應用這個函數，使得我們的材料會計只要在EXCEL表格中輸入任一個項目代號，其所對應的科目代碼就自動出現在引用該函數的地方，這樣就大量地節省了查閱科目代碼所浪費的時間，從而提高了工作效率。

lookup（）函數的基本功能是在向量或數組中查找相同的內容，然后返回其指定范圍內相對應的內容。明白了其基本功能和以上用法，我們就能夠根據我們工作中的實際情況和需要來靈活運用該函數，以提高我們的工作效率。

二、利用IF（）函數實現條件判斷功能

除了前面我們討論的lookup（）函數外， if（）函數也能在財務報表中發揮相當的作用，比如在個人所得稅報表

中解決多級稅率的應用問題。由于個人所得稅實行多級累進稅率，并且在同一單位中，由于個人收入差距的逐步拉大，使得在計算個人所得稅時需要使用多級稅率。如何根據每個職工個人的應稅所得確定所適用的稅率，就成了運用EXCEL編制個人所得稅報表的瓶頸。

if（）函數可以對數值和公式執行真假值判斷，并根據邏輯測試的真假值返回不同的結果。其具體形式為if(logical_test，value_if_true，value_if_1). 它有三個基本參數，其中Logical_test 表示計算結果為true或 1的任意值或表達式。例如，E6<500 就是一個邏輯表達式，如果單元格E6中的值小于500，表達式即為true，否則為 1。本參數可使用任何比較運算符。Value_if_true是Logical_test 為true時返回的值。Value_if_1 是Logical_test 為1 時返回的值。如果要實現個人所得稅多級稅率的應用，value_if_1必須使用嵌套語句，即用參數value_if_1調用if函數相應語句執行后的返回值。If（）函數可以實現七層嵌套，能夠同時返回8級稅率，基本上能夠滿足各單位收入差距的需要。如果要按下表給應稅所得設置相應稅率，

則可以使用下列if（）函數嵌套：

if (應稅所得≤500，5%，if(500＜應稅所得≤2000，10%， if(2000＜應稅所得≤5000，15%， if(5000＜應稅所得≤20000，20%， if(20000＜應稅所得≤40000，25%，30%)))))。

在上例中，第二個 if 語句同時也是第一個 if 語句的參數 value_if_1。同樣，第三個 if 語句是第二個 if 語句的參數 value_if_1。例如，如果第一個 logical_test (應稅所得≤500) 為true時，則稅率返回 5%；如果第一個 logical_test 為 1，則計算第二個if 語句，以此類推，直到最后一級。

該公式看似復雜，其實結構層次非常清晰，只要編輯好后，就可以復制類推。

if（）函數還可以應用于其他方面，比如在預算工作中，假設有一張費用支出預算對比表，B2:B4 中有一部、二部和三部的“實際費用”，其數值分別為 1，500、500 和 500。C2:C4 是相對應各部的“預算經費”，數值分別為 900、900 和925。可以通過公式來自動檢測某部是否出現預算超支，下列的公式將產生有關的信息文字串：

if(B2>C2，“超預算”，“預算內”) 等于“超預算”

if(B3>C3，“超預算”，“預算內”) 等于“預算內”（如下圖）

在if（）函數中，value_if_true和value_if_1不僅可以象上面兩例一樣為數值和字符串，而且可以為表達式，如下例：如果單元格 A10 中的數值為 100，則 logical_test 為true，且區域 B5:B15 中的所有數值將被計算。反之，logical_test 為 1，且包含函數if的單元格顯示為空白，如if(A10=100，SUM(B5:B15)，\"\")

IF（）函數的基本功能是判斷所給條件是否成立，并根據判斷結果來決定返回內容。明白其基本功能后，我們就可以根據工作中的實際情況和需要來靈活使用該函數，此外，EXCEL中包含有大量的函數，如能加以靈活運用，則對提高工作效率、解決財務報表中的一些復雜問題有很大幫助。

當然以上所述的這些功能完全可以用成熟的軟件或程序來實現，但是對于一些規模小，或是條件仍不具備的單位來說，仍不失為一個簡捷有效的辦法，并且如加以靈活運用，其成本低，效率高的特點也是顯而易見的。

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內容請以PDF格式閱讀原文。