淺談基于ＥＲＰ環境下的中小型印刷企業采購管理

[摘要] 供應商管理是ERP(Enterprise Resourse Planning)管理中重要的一個模塊。本文首先介紹了傳統印刷企業采購的弊端，并介紹印刷企業ERP的系統組成，最后重點介紹了ERP環境下印刷企業實施采購管理模塊的流程及其優勢。

[關鍵詞] 印刷企業 ERP 采購管理

目前中國的印刷業中，隨著競爭的激烈和工藝的日趨成熟，印刷企業的利潤已相當微薄。采用ERP(Enterprise Resourse Planning)系統進行管理，可以降低庫存量、減少延期交貨、縮短采購提前期，使企業在信息化的競爭中占據優勢。這使得ERP在印刷業逐漸升溫，越來越多的印刷企業開始采用ERP管理系統。面向訂單生產的中小型印刷企業，其生產模式為多品種、小批量、系列化，按訂單組織生產，按計劃采購原料。面對不同的訂單，所需采購的原料可能各異，供應商也不相同，但印刷企業一般對印品交貨期要求很高，這就要求嚴格控制原料采購交貨期和質量等指標。而從物流管理的角度看，最初采購執行的是否成功將直接影響后繼的生產和企業利潤，因此采購在印刷企業中是必須控制好的一個環節。

一、印刷企業傳統采購方式及其弊端

印刷業屬于加工型行業，采購物資的質量直接決定印品質量的好壞。在印刷企業各項支出中，采購對印品成本影響較大，采購費用約占成本的10％～30％。因此采購在印刷企業中占有重要的地位和作用。

印刷業在傳統的采購模式中，采購的目的很簡單，就是為了補充庫存，即為庫存而采購。采購部門并不關心企業的生產過程，不了解生產的進度和產品需求的變化，因此采購過程缺乏主動性，采購部門制定的采購計劃很難適應制造需求的變化。在傳統的模式中，采購職能通常相對分散，采購信息零散，采購單價高；采購部門龐大，占用較多人力而效率低下，錯誤率高；不透明的采購流程造成暗箱操作，導致企業資本流失；供應與采購雙方在信息的溝通方面缺乏及時的信息反饋，在市場需求發生變化的情況下，易出現庫存原料積壓和采購不到的問題。在印刷企業利潤最大化過程中，有效的降低采購成本已經刻不容緩。因此，不少中小型印刷企業已經采用了ERP系統進行企業采購管理。本文淺議了在ERP環境下中小企業實施采購管理的優勢。

二、ERP環境下印刷企業采購管理模塊的實施及其優勢

印刷業ERP系統一般包括系統維護、人力資源管理、生產管理、物流管理、財務管理、報價管理及訂單管理。采購管理子系統是企業資金流的重點，所以采購子系統必須要能夠做到合理的價格分析和制定準確的計劃采購。這樣，才能使得企業以最低的價格購入合理數量的物料。一般情況下，印刷企業采購管理流程如下:

1.制定采購計劃。印刷企業制定采購計劃分為兩種情況，一是根據庫存量和各部門的申請計劃制定所需基本輔料采購計劃;二是在接到客戶訂單后，根據客戶提供的訂單物料需求量、庫存系統提供的實際庫存量、采購系統提供的在途采購量等數據為依據，計算出為滿足計劃生產所需的物料，并以此作為采購計劃的依據。采用采購管理系統制定采購計劃，可以節省大量的時間，同時可降低企業非合理庫存。

2.確定供應商。確定采購計劃后，通過采購管理子系統的供應商管理模塊查詢是否有合適的供應商。若有合適的供應商，根據供應商檔案記錄的相關信息對供應商進行綜合評價和分析，選擇合適的供應商進行洽談。若沒有合適的供應商，進行貨源調查，通過評審確定新的供應商并將其基本資料添加到供應商基本信息中。對供應商信息維護，主要是實現供應商信息的歸檔管理，將供應商的基本信息統一記錄在系統中，建立合格的供應商列表，并為各種采購物料指定是否要求采用合格的供應商。通過系統提供一系列供應商的評估報表，可以通過定期運行“供應商價格績效分析報表”、“供應商質量報表”、“供應商服務表現分析報表”、“供應商過期發貨報表”和“過量發貨報表”來考核供應商業績。統一的供應商管理可以使提供的供應商信息全面、準確，也便于對供應商進行考核和分析，使下一次采購時供應商的選擇更加科學。

3.制定采購訂單。根據實際的生產計劃，核準采購的必要性和采購條件的正確性，并與供應商簽訂供貨協議，以確定交貨的日期、數量、地點和付款方式等。核準并制定采購訂單，將所需信息錄入系統。各部門的物料需求請購單要由采購部門編寫采購訂單，經過主管審核后，下達給供應商所需的采購物料。采購訂單下達時，系統會自動將請購單的狀態轉化為“已確認”。當采購的物品入庫時，系統會自動將采購訂單狀態轉化為“已完成”。入庫單被財務部門結清貨款時，系統會自動將采購訂單狀態轉化為“已結清”。在采購訂單管理窗口中，首先會以紅色警示急需的物料，采購人員要注意跟蹤，以免造成生產線因缺料停工。系統可以依據供應商、物料名稱、時間段、采購訂單的審核狀態、下達狀態、完成狀態等條件非常方便的進行查詢和統計分析，使采購訂單的制定更加準確省時。

4.訂單跟蹤。采購過程中，通過控制采購的進度和抽檢貨物質量等方法進行采購訂單跟蹤。系統可以對執行該訂單的各個環節可實現即時跟蹤和監控，同時還可以設置各個環節的完成時間限制，并實現預警功能。每一個任務和環節做出變動時，相關人員都能接到通知，便于做進一步的查詢和確定下一步的操作準備等。通過訂單的跟蹤，可以將采購過程中的差錯降低到最低程度。

5.采購收貨。采購部門在接到收貨單據后，查找要貨記錄并核對(或填寫)本次進貨價格，在要貨記錄上進行標記，修改庫存管理系統中的庫存記錄，以備察看。系統要記錄每個供應商的到貨情況，同時還要把供應商資料及相關聯的收貨數據關聯起來，提供查詢統計功能。對采購收貨的數字化管理，為準確的評價供應商提供了合理的依據，也使采購過程中供應商的確定更加科學。

總之，在ERP環境下，印刷企業如果能積極的實施采購管理模塊的功能，企業必將最大程度實現零庫存，企業的采購成本也一定能得到較大幅度的降低。

參考文獻:

張利王余慶張建軍:ERP環境下的采購管理系統的設計與實現[J].信息技術與信息化開發與應用.2006.1:77～79