供應鏈中的供應商關系管理系統研究

[摘要] 本文結合企業信息管理的實際需要和供應鏈管理思想，對供應商關系管理(SRM)的內容、特點進行了探討，并對供應鏈環境下SRM的功能需求和業務流程進行了分析，在此基礎上給出SRM系統的總體設計方案。

[關鍵詞] 供應商關系管理 供應鏈 信息系統

一、引言

在信息技術的催化之下，世界經濟的變革已經進入了加速狀態。世界經濟一體化、企業經營全球化、以及高度競爭造成的高度個性化與迅速改變的客戶需求令企業與顧客、企業與供方的關系更加密切和復雜。企業常常需要與遍布全球的對象進行合作或服務，在增加合作的深度與廣度的同時，還需要處理更多的變化，更迅速地做出反應。供應鏈企業的關系管理在這樣的背景之下，成為了20世紀末企業管理與信息技術應用的\"熱點\"。本文正是以供應商關系管理(SRM)作為研究對象，探討SRM系統的基本功能及有關問題，以期推動供應商關系管理在實際中的應用和發展。

二、供應鏈中的供應商關系管理

1.供應商關系管理的內容

供應鏈是從供應商到制造商再到分銷商的貫穿所有企業的鏈條，所有節點企業建立在一個合作信念之上，即它們能夠分享信息和共同計劃使整體效率得到提高。在供應鏈中，對供應商關系的管理與傳統的采購管理模式在諸多方面存在著根本的不同。供應商關系管理（Supplier Relationship Management， SRM）是一種致力于實現與供應鏈上游供應商建立和維持長久、緊密伙伴關系的管理思想，通過對雙方資源和競爭優勢的整合來共同開拓市場，降低產品前期的高額成本，實現雙贏的企業管理模式。它以多種信息技術為支持和手段，在對企業的供方（包括原料供應商，設備及其他資源供應商，服務供應商等）以及供應信息完整有效的管理與運用的基礎上，考慮如何對供應商、產品或服務、溝通、信息交流、合同、資金、合作關系、合作項目以及相關的業務決策等進行全面的優化管理與支持。這種對合作關系的”主動管理”，可以更好地理解供應商，反過來又幫助公司確定最好的供應商，改進供應鏈整體業績。

供應商關系管理可以分為事務型和分析型兩種，兩種類型的管理范圍不同。

事務型SRM設計用來執行和跟蹤與供應商之間的業務溝通過程，譬如下訂單、訂單支付、退貨以及缺陷產品的回收等。事務型SRM主要把重點集中在事件驅動性的、短期的信息和報告上，管理內容包括：供應商信息的收集與評審；確定供應商；采購詢價和訂單確認；采購訂單的下達和跟蹤處理；訂單到貨驗收入庫；費用結算處理；采購數據的調整。

分析型SRM解決有關供應商關系的未來運行等戰略性問題。分析型SRM運用每個供應商和產品的歷史數據對供應商信息進行分析，從整體上檢查供應商的基本情況，把握更有價值的供應商。其管理內容包括：評價供應商的能力(財務、質量、交付)；選擇和調整供應商；產生并分析需求；協同采購和庫存策略的制定與實施。

2.供應鏈環境下供應商關系管理的特點

在供應鏈環境下，SRM的重點放在提供對企業獲利能力重要性各不相同的產品和服務供應商之間交互所需的理解和服務上。SRM需要在整個生命周期內對公司與供應商的關系提供支持，也就是：一是吸引新的供應商；二是通過采購和購置流程的自動化推銷自己的需求，建立持續有效的供應商關系；三是通過交易全面了解從戰略到執行的流程，優化供應商的選擇；四是供應商的保持和發展：保持最好的供應商是維持競爭優勢最好的保障。

三、供應商關系管理系統的需求分析

經過對供應商關系管理的內涵和特點的分析，認為SRM系統應該建立在信息技術與先進管理思想相結合的構思體系上，為企業實現采購交易的自動化、業務流程的改進，支持決策者優化決策，實現跨業務協同提供先進的運作平臺。

1.功能需求分析

供應商關系管理系統的主要功能是允許供應商、合作伙伴和制造商協作完成核心供應過程，包括：

(1)供應商注冊。允許供應商接入企業，使采購人員掌握及時、準確的供應商信息，以制訂更好的采購決策。

(2)供應商選擇與評估。通過采用預置的選擇策略與供應商協作，最大程度降低采購風險，增強供應基礎監控，并且評估供應商績效。

(3)計劃驅動的采購。通過將采購與供應相集成，實現核心業務流程中對物料采購需求的快速響應。

(4)花費分析。通過整理物料與供應商信息，提高對采購費用和基礎數據的及時了解。

2.業務流程分析

供應商關系管理的基本業務流程可以總結如下：

收集和調查貨源，建立供應商檔案，記錄有關信息；確定選擇標準，對供應商資質進行評審和認證；接受企業各部門的采購需求指示，制定采購計劃，選擇合適供應商，確定價格和供貨方式；核準并下達采購訂單，采購人員應將所要采購材料的質量、數量及交貨期要求通知供應商；跟蹤訂單，驗收貨物，采購部門協助倉管部門對采購的材料進行驗收，對驗收不合格物品退貨、退款、補充貨品等處理；采購訂單結算；對采購完成狀況和供應商績效進行分析和評價，包括費用差異分析、按時交貨情況、質量、服務過程評估等。

整個系統的業務流程圖如圖1所示。

四、供應商關系管理系統設計

1.系統結構

在需求分析的基礎上采用C/S與B/S相結合的模式來構建供應商關系管理系統。C/S部分是系統的主體，完成供應商關系管理的大部分功能。B/S部分主要是為企業提供查詢和上報需求信息功能，并為供應商提供注冊和供應信息發布等服務功能。這種結構綜合了安全性和靈活性的考慮，具體如圖2所示。

圖2 供應商關系管理系統結構圖

2.功能模塊設計

系統C/S部分劃分為5個模塊，其各個子模塊的簡要說明如下：

(1)基礎資料模塊。主要是SRM系統的一些基礎數據，如公司資料、部門、物料信息、采購人員、退貨原因等數據的設置。采購系統的運行參數如采購策略、訂單生成策略也是系統運行的重要數據。

(2)供應商管理模塊。主要包含供應商的基本信息維護、供應商評審、供應信息維護、供應商績效分析和供應商調整等功能。根據供應商提交的申請表建立檔案，記錄供應商代碼、名稱、地址、聯系人等基本信息，以及物料供應的基本情況。管理部門確定評審因素和方法，生成合格的供應商名單，開出通知；經評審合格的供應商提交供方物料名稱、規格、價格、批量要求、付款條件、發貨方式等詳細信息，儲存于供應商情況數據庫。采購完成后，調用采購管理模塊生成的業務信息建立供應商信譽記錄，對按時交貨情況、質量等進行績效分析，以此為依據調整供應商等級數據。

(3)采購管理模塊。主要是完成對采購全過程的業務處理，包括物料的請購處理、采購訂單生成及處理、采購到貨處理、結算處理及相關的查詢和預警管理功能。根據企業各部門的物資需求信息編制采購計劃表，也可以由生產計劃和物資需求計劃自動產生采購需求計劃。采購需求結轉生成請購單，進行審核和調整。通過物料詢價處理，或根據預置的定點供應策略，請購單結轉生成對供應商的采購訂單（按照供應商與企業協商制訂的信息交流標準）。經審核確認后正式下達，并生成收貨通知。供應商到貨后，進行驗收和入庫處理，對不合格的物料生成退貨通知。同時根據實收情況登記應收賬款，采取及時結算或分次結算方式，開具結算單，記錄采購費用。

管理部門還可設定預警界限，根據觀測因素值的變化給出示警信息。示警信息包括訂單將要超出確認時間、送貨將要超出確認時間、庫存異常、送貨數量短缺、質檢合格率過低等。

(4)報表查詢模塊。主要提供相關業務的統計分析報表信息。

(5)系統維護模塊。主要提供系統管理功能，如用戶權限、密碼修改、數據備份、初始化及用戶上機日志等功能。

系統web應用的主要功能模塊包括：供應商注冊管理、采購信息發布管理、供應信息的發布及采購響應、信息查詢等功能。供應商通過注冊系統，根據不同的類別將基本信息注冊到供應商數據庫。對于篩選合格的供應商系統自動生成供應商自主操作平臺，并自動對供應商按照不同的類別進行管理和分類。企業可以有選擇地向供應商提供采購計劃和需求信息，供應商可以發布最新的價格、數量等物料供應信息，也可以對已經發布的采購信息進行響應回復。

3.技術特性需求

供應商關系管理系統的突出特點就是，不但重視信息的充分共享，同時更強調各方面相互之間的協作，以及協作過程中的數據分析，因此系統應具備一定的技術要求。首先，要有公共的系統接入平臺和技術。要考慮支持網絡應用的能力以及與供應渠道集成的能力。其次，采用公認的表現技術。就是以共同約定或者容易被接受的常用技術手段滿足供應商伙伴的業務需求。第三，數據管理和分析能力。供應商供應過程產生的數據有兩種，一種是歷史數據，另一種是現行數據。這兩種數據除了滿足日常業務處理需要外，還要用于數據分析與預測。第四，數據公共接口。要有數據公共接口整合企業內部的關鍵信息系統，企業內部原有的ERP系統也應該納入供應商關系管理，在數據接口方面應該很好的處理。除了這四項基本必須的技術手段外，業務的特點決定了用戶在某個時段要作共同的處理，系統還必須滿足多用戶并發訪問的需要。

五、結束語

在現代經濟背景下，作為上游企業的供應商正從原本單純的物料或服務提供者轉變為買方的戰略伙伴關系，這一關系的變化，必然影響到企業內部與外部的資源管理模式。企業實施供應商關系管理在一定程度上能夠起到整合行業供應鏈的作用，進一步優化資源的配置。本文介紹了一種供應商關系管理(SRM)系統的解決方案，通過采購制造流程一體化、供應商評價和選擇、預警管理、企業采購門戶等功能的應用，能為企業降低運營成本、存貨成本和連接成本，改善供應關系，加快采購執行過程，實現決策支持提供系統的支持。供應商關系管理作為一種降低工作中不必要程序和減少成本投入的有效途徑，開始為大多數企業認可。但目前相關的研究工作還不夠，建立適應供應鏈管理的SRM系統仍需要大量的工作和反復探索。由于供應商關系管理在供應鏈上與客戶關系管理具有相同的重要性，它必將引起更多的重視，成為繼ERP、CRM之后管理軟件的一項主流應用。

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