談組織層面的培訓(xùn)需求分析

[摘要] 從組織層面對(duì)培訓(xùn)需求進(jìn)行分析，是保證整個(gè)組織的培訓(xùn)能準(zhǔn)確、及時(shí)而有效的前提。文章探討組織層面的培訓(xùn)需求分析的內(nèi)涵、意義與內(nèi)容，提出一種較為簡(jiǎn)易而有效的分析方法——專家分析法。

[關(guān)鍵詞] 培訓(xùn)需求組織層面分析

隨著人們對(duì)培訓(xùn)的認(rèn)識(shí)不斷深化，培訓(xùn)逐漸成為組織適應(yīng)環(huán)境過程中日益重要的核心職能。很多成功的企業(yè)家把培訓(xùn)置于很高的位置。如“經(jīng)營之神”松下幸之助認(rèn)為：“企業(yè)中各方面的錢都可以省，惟獨(dú)研發(fā)費(fèi)和培訓(xùn)費(fèi)絕對(duì)不能省。”IBM的老沃森更是認(rèn)為:“培養(yǎng)優(yōu)秀人才應(yīng)是公司至高無上的使命。”

不過，對(duì)于一個(gè)組織來說，不是任何培訓(xùn)都是準(zhǔn)確、及時(shí)而有效的——要想培訓(xùn)能達(dá)到這樣的效果，至關(guān)重要的前提是做好培訓(xùn)需求分析。培訓(xùn)需求分析是正式運(yùn)作培訓(xùn)活動(dòng)之前，對(duì)組織的發(fā)展和員工的資質(zhì)水平進(jìn)行系統(tǒng)的分析，從而確定具體培訓(xùn)內(nèi)容、對(duì)象和方式的過程。它包括組織分析、崗位分析和個(gè)體分析三個(gè)層面。在很多論文論著中，往往后兩個(gè)層面的分析闡述得較為詳盡，而組織分析則著墨不多。本文嘗試對(duì)組織層面的培訓(xùn)需求分析進(jìn)行專門的探討。

一、內(nèi)涵與意義

組織層面的培訓(xùn)需求分析是從宏觀角度對(duì)培訓(xùn)需求所進(jìn)行的分析。具體指通過對(duì)組織的目標(biāo)、戰(zhàn)略、環(huán)境和資源進(jìn)行檢查，準(zhǔn)確找出組織現(xiàn)有狀況與應(yīng)達(dá)到狀況之間的差距，從而確定整個(gè)組織范圍內(nèi)培訓(xùn)的重點(diǎn)的過程。這種分析的目的是決定整個(gè)組織中，主要需要培訓(xùn)哪里和主要需要培訓(xùn)什么。

任何組織都是在一定的市場(chǎng)環(huán)境中追求生存與發(fā)展的。在追求過程中，組織會(huì)根據(jù)環(huán)境與自身資源的實(shí)際制定每一階段的組織目標(biāo)與發(fā)展戰(zhàn)略。這些目標(biāo)和戰(zhàn)略，必然會(huì)對(duì)人力資源提出各種各樣的要求。有些要求可以通過其他渠道——如人才引進(jìn)等得到滿足，有些則只能通過對(duì)現(xiàn)有人力資源的培訓(xùn)得到滿足。從組織層面對(duì)培訓(xùn)需求進(jìn)行分析的意義，就在于通過分析，保證組織的培訓(xùn)計(jì)劃與實(shí)施能有的放矢，能在整體上符合組織目標(biāo)與發(fā)展戰(zhàn)略的要求，準(zhǔn)確、及時(shí)而有效地促進(jìn)組織目標(biāo)與發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。

二、分析的內(nèi)容

進(jìn)行組織層面的培訓(xùn)需求分析主要從幾方面入手:

1.組織面臨的市場(chǎng)環(huán)境分析。即分析較大范圍和較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，對(duì)組織的經(jīng)營活動(dòng)發(fā)生影響的宏觀因素，以及組織及其產(chǎn)品市場(chǎng)所在地的各種微觀環(huán)境因素。包括:

(1)政治與經(jīng)濟(jì)環(huán)境因素。組織及其產(chǎn)品市場(chǎng)所在地的政治與經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，政治與經(jīng)濟(jì)的未來發(fā)展趨勢(shì)，正在執(zhí)行的方針政策等。如:加入WTO;對(duì)組織涉及的行業(yè)產(chǎn)生影響的政策出臺(tái)……這些是進(jìn)行組織層面培訓(xùn)需求分析時(shí)首先要考慮的宏觀因素，要對(duì)其中能影響組織目前和未來的經(jīng)營活動(dòng)的因素進(jìn)行充分深入的分析。

(2)法律環(huán)境因素。組織及其產(chǎn)品市場(chǎng)所在地的法律體制，正在執(zhí)行(尤其剛出臺(tái)）的法律法規(guī)和各種規(guī)章制度等，凡是能影響組織目前和未來的經(jīng)營活動(dòng)的，都是進(jìn)行組織層面培訓(xùn)需求分析時(shí)必須考慮的因素，要進(jìn)行充分深入的分析。

(3)文化與科技環(huán)境因素。經(jīng)營管理觀念的發(fā)展變化，生產(chǎn)和管理技術(shù)的研究與開發(fā)潮流，與本組織密切相關(guān)的新技術(shù)、新工藝、新原料、新發(fā)明的開發(fā)、推廣和應(yīng)用等。如:從主要對(duì)上級(jí)負(fù)責(zé)到主要對(duì)顧客負(fù)責(zé)、從產(chǎn)品數(shù)量意識(shí)到產(chǎn)品質(zhì)量意識(shí)、從控制為主到授權(quán)為主等觀念的轉(zhuǎn)變；終身雇傭制到合同制管理的轉(zhuǎn)變……這些也是進(jìn)行組織層面培訓(xùn)需求分析時(shí)需要考慮的重要因素，要進(jìn)行充分深入的分析。

在分析以上市場(chǎng)環(huán)境因素時(shí)，要著重分析其對(duì)組織已經(jīng)產(chǎn)生或者可能會(huì)產(chǎn)生的影響，以及這些影響對(duì)組織的人力資源提出的新要求，明確組織目前的人力資源狀況與這些新要求的差距——這些差距往往就是組織整體培訓(xùn)需求的重要組成部分。

2.組織發(fā)展方向與運(yùn)作經(jīng)營分析，包括:

(1)分析組織的發(fā)展目標(biāo)與發(fā)展戰(zhàn)略。任何組織都會(huì)根據(jù)環(huán)境與自身的實(shí)際制定未來一個(gè)階段的組織目標(biāo)與發(fā)展戰(zhàn)略。究竟組織目標(biāo)對(duì)組織的人才隊(duì)伍建設(shè)提出什么要求？組織未來是否會(huì)發(fā)生戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型、重組或兼并？組織發(fā)展戰(zhàn)略的變化對(duì)組織的人力資源帶來什么影響？這些影響能否通過培訓(xùn)得到解決？……所有這些問題都必須在組織層面的培訓(xùn)需求分析中得到明確的答案。這是進(jìn)行組織層面培訓(xùn)需求分析的重中之重。

(2)分析組織的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)。主要分析組織當(dāng)前或未來一個(gè)階段開展的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所用的機(jī)器設(shè)備、工藝流程、技術(shù)專利、能源原料等。通過分析要明確，維持這種生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)需要怎樣的員工數(shù)量、員工類別和員工素質(zhì)？這種需要與組織現(xiàn)有的人力資源有何差距？這種需要如何通過培訓(xùn)得到滿足？

(3)分析組織結(jié)構(gòu)。長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，組織總是處于發(fā)展變革之中。組織的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、管理和監(jiān)督層次、決策機(jī)制及勞動(dòng)組織方式等，哪些地方是薄弱環(huán)節(jié)亟待充實(shí)加強(qiáng)？哪些地方進(jìn)行了變革或即將進(jìn)行變革？這兩個(gè)問題在進(jìn)行組織層面的培訓(xùn)需求分析時(shí)要剖析清楚。同時(shí)，還要進(jìn)一步剖析：解決這兩個(gè)問題需要人力資源提供怎樣的支持？哪些支持通過培訓(xùn)可以得到有效解決？

(4)分析組織文化。組織文化是組織在長(zhǎng)期的生存發(fā)展中形成的，為組織多數(shù)成員共同遵循的基本信念、價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)和行為規(guī)范。進(jìn)行組織文化方面的培訓(xùn)可以加深員工對(duì)組織文化的認(rèn)識(shí)與認(rèn)同，從而在日常的工作行為中有所體現(xiàn)并促進(jìn)工作發(fā)展。分析組織文化時(shí)著重分析：組織文化中是否出現(xiàn)了需要在員工中大力推廣的新元素？員工——尤其新員工對(duì)組織文化的認(rèn)識(shí)與認(rèn)同程度如何？是否需要開展規(guī)模較大的培訓(xùn)教育？

3.組織的人力資源狀況分析。組織人力資源的整體素質(zhì)直接決定培訓(xùn)的整體需求。要根據(jù)組織面臨的市場(chǎng)環(huán)境、組織的發(fā)展方向與運(yùn)作經(jīng)營等方面的要求，對(duì)員工隊(duì)伍整體的工作態(tài)度、知識(shí)結(jié)構(gòu)、技能水平、觀念革新、思維方式等進(jìn)行分析，找出差距，從而確定培訓(xùn)需求。

4.組織的財(cái)務(wù)狀況分析。培訓(xùn)是一種投資行為，需要投入成本。如果培訓(xùn)投入超出組織的財(cái)力承受能力，培訓(xùn)費(fèi)用沒保證，培訓(xùn)計(jì)劃和實(shí)施就是一句空話。故進(jìn)行組織層面的培訓(xùn)需求分析時(shí)，必須附帶進(jìn)行組織的財(cái)務(wù)狀況分析，明確整體上能用于培訓(xùn)的費(fèi)用額度，以便培訓(xùn)計(jì)劃與實(shí)施能看菜吃飯、量力而行，真正做到準(zhǔn)確而有效。

三、分析的方法

不同層面的培訓(xùn)需求適用不同的分析方法。對(duì)于組織層面的培訓(xùn)需求，較為簡(jiǎn)易而有效的方法是專家分析法。專家分析法是指若干名專家從組織的整體現(xiàn)實(shí)出發(fā)，對(duì)組織的市場(chǎng)環(huán)境、目標(biāo)戰(zhàn)略、運(yùn)作經(jīng)營和現(xiàn)有資源等進(jìn)行全面深入的研究討論，以確定組織現(xiàn)有狀況與應(yīng)達(dá)到狀況之間的差距，從而進(jìn)一步確定整個(gè)組織范圍的培訓(xùn)需求的分析方法。這里所說的專家，是指熟悉組織的運(yùn)行情況與市場(chǎng)環(huán)境的人員。他們可以是組織內(nèi)部的，也可以是外聘的。一般情況下，組織的決策層與主要部門的負(fù)責(zé)人是擔(dān)任這一角色的合適人選;若組織剛進(jìn)行了中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，那么參與規(guī)劃的骨干人員往往是合適人選。專家分析法有兩種操作模式:

1.面對(duì)面模式。將專家集中起來，圍繞組織層面培訓(xùn)需求分析的內(nèi)容展開集體座談，逐一明確組織的市場(chǎng)環(huán)境、目標(biāo)戰(zhàn)略、運(yùn)作經(jīng)營和現(xiàn)有資源等方面的情況及其對(duì)組織培訓(xùn)提出的具體要求。可遵循以下程序操作:

(1)確定座談組織者。組織者負(fù)責(zé)準(zhǔn)備資料、選擇專家、主持座談和整理分析座談結(jié)果。

(2)確定專家。

(3)專家圍繞組織分析幾方面的內(nèi)容準(zhǔn)備座談提綱。

(4)實(shí)施座談，爭(zhēng)取每一方面內(nèi)容均取得一致意見。

(5)整理分析座談結(jié)果，明晰培訓(xùn)需求。

2.背對(duì)背模式。通過匿名函詢的方式，就組織的整體培訓(xùn)需求向?qū)＜野l(fā)出征詢意見調(diào)查表，請(qǐng)專家提出看法，然后匯總專家的意見，整理成一個(gè)新的調(diào)查表，再發(fā)給專家征詢意見，如此反復(fù)多次，最后得出一個(gè)比較一致的結(jié)論。可遵循以下程序操作：

(1)確定組織者。組織者負(fù)責(zé)編制函詢調(diào)查表、選擇專家、收發(fā)調(diào)查表和匯總分析專家意見。

(2)確定專家。

(3)擬定調(diào)查表。

(4)向?qū)＜夷涿l(fā)函征詢。分多輪進(jìn)行：第一輪，發(fā)給專家的調(diào)查表不帶框框，只提出問題，請(qǐng)專家對(duì)一切可能的答案發(fā)表意見。意見回收后，歸并同類信息，排除多余信息，匯總成新的調(diào)查表。第二輪，請(qǐng)專家對(duì)新的調(diào)查表所列信息作出選擇和評(píng)價(jià)，并闡明理由。意見回收后再進(jìn)行匯總。第三輪，將上輪匯總結(jié)果再發(fā)給專家，請(qǐng)專家對(duì)所列信息作出選擇和評(píng)價(jià)，并充分闡明理由，尤其少數(shù)有不同意見的專家，請(qǐng)他們?cè)敿?xì)陳述意見。三輪過后，如果已取得一致的意見，則可以結(jié)束函詢;否則，在上輪匯總的基礎(chǔ)上繼續(xù)請(qǐng)專家做第四甚至第五、第六輪回答，直至取得一致意見。

(5)對(duì)最后一輪回收的調(diào)查表進(jìn)行分析整理，形成一個(gè)一致的結(jié)果。

相比之下，前一種模式專家們面對(duì)面座談，交流更方便，操作起來更省時(shí)省力;后一種模式則專家們有更充裕的時(shí)間查資料和深入思考，不受權(quán)威的影響，意見針鋒相對(duì)時(shí)也不會(huì)面對(duì)面發(fā)生沖突，更有利于敞開思路獨(dú)立思考和各抒己見。

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注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請(qǐng)以PDF格式閱讀原文。