目前電算化會計檔案管理中存在的問題及對策

[摘 要] 隨著計算機的普及及網絡技術的廣泛應用，電算化會計檔案應運而生。筆者對電算化環境下會計檔案管理中存在的問題進行了分析，提出了解決問題的措施和建議。

[關鍵詞] 電算化 會計檔案 問題 對策

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。《會計電算化工作規范》對電算化會計檔案的定義，是指存儲在計算機硬盤中的會計數據以其它磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據；會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數據。電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作。到2010年全國80％企事業單位要實現會計電算化。因此，加強電算化會計檔案的管理已成為一個現實性的重要問題。

一、存在的問題

隨著我國信息化建設和會計檔案實行電算化管理的不斷發展，會計檔案實行電算化管理也提上了工作日程。目前，關于電算化會計檔案管理的討論，大多圍繞《會計電算化管理辦法》等幾個文件對電算化會計檔案的基本要求而談，未提及電算化檔案管理中存在的問題及其防范。而隨著會計電算化的普及，電算化會計檔案管理中存在的問題也越來越突出，原有的管理方式陳舊，脫離基層企事業單位的實際情況，不適應電算化會計檔案管理的要求。

1.電算化會計檔案管理制度有待完善。實現會計電算化后，會計檔案的內容增多了，對環境的要求也高了，而很多單位卻沒有認識到這些變化，認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化。如電算化會計檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統的制度；沒有對會計電算化信息系統檔案保管人員的職責作出相應的規定；也沒有采取相應的保障措施來改善保管會計檔案的環境等。這些電算化會計檔案管理中存在的問題，都需要建立健全相關制度予以解決、加以保障。

2.檔案管理人員的業務素質有待提高。檔案管理人員的素質和能力是決定電算化會計檔案管理自動化程度高低的關鍵因素。在電算化會計檔案管理中，缺少檔案管理應有的專業知識，計算機應用知識，造成電算化檔案管理工作整體水平不高，制約著電算化會計檔案管理工作的順利發展，這對電算化會計檔案的管理和利用都是不利的。

3.相關人員的電子檔案管理意識較弱。自開展會計電算化以來，我國實現會計電算化的單位雖然數量很多，但其投入運行的時間多數不長。會計電子檔案從收集到歸檔的過程離不開計算機操作。由于會計人員的電算化操作能力較低，對電算化檔案的重視不足，操作人員的時間觀念不強等原因，導致不能及時按規定將財務系統中的會計資料備份到外存儲器中保存，有時又不能正確進行電子文檔的備份和檢查，造成會計資料的假備份，出現磁盤上的標簽與電子文檔不符的現象。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料，這都將影響電算化系統的正常工作。

4.對收集、整理、利用工作重視不夠。根據筆者的調查，絕大多數單位都實行了會計電算化，“重核算，輕管理”、重視紙質會計檔案，輕視電算化會計檔案的現象普遍存在，歸檔的只是傳統的紙質檔案，而電算化會計檔案則保存在財務部門，這就給電算化會計檔案的規范管理帶來了難度。有的單位為了適應電算化信息系統技術、制度環境的變化，會計軟件進行了升級，而原有的會計軟件及資料未能及時進行整理歸檔，隨著時間的推移，會計檔案的完整性、安全性就得不到保證。電算化會計檔案管理的最終目的是為了提供利用。傳統的服務方式處于一種被動地位，這種服務方式也制約了電算化會計檔案的利用，無法適應電算化會計檔案的改革發展。

5.電算化會計檔案自身的特點所形成的問題。

(1)電算化會計檔案的安全性要求較高。電算化會計檔案必須借助于一定的環境（特定的計算機硬件與軟件系統）才可以使用，所以極易受病毒的攻擊。

（2）實行電算化以后，形成的紙質檔案多為打印機打印而成，打印字跡經過一段時間后往往會褪色，達不到規定的保存期限要求。

(3)電算化會計檔案對保存環境要求更高。電算化會計檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤。

(4)電算化會計檔案較傳統會計檔案具有易于修改、易受破壞且不留痕跡的特點，同時它們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響。

(5)電算化會計檔案的保存、管理和使用與會計軟件的版本存貯磁性介質或光盤質量密切相關，會計檔案實行電算化時間越長，會計檔案與財務軟件的版本越多，同時也就對管理的要求越高。

二、采取的對策和建議

1.建立健全法規和制度是管理好電算化會計檔案的保障。建立切實可行的管理制度，如制定細化的《電算化會計檔案管理辦法》、《電算化會計檔案崗位責任制》、《電算化會計檔案操作管理制度》、《安全保密制度》、《計算機硬軟件和數據管理制度》等內部管理制度，是管理好電算化會計檔案的保障。

2.培養復合型的電算化會計檔案管理人才。對檔案管理人員進行有關檔案法規、檔案專業知識、會計電算化知識等方面的培訓學習，并組織相關的交流研討活動，使檔案管理人員既有豐富的會計業務知識和檔案管理專業知識，又精通信息技術，能夠熟練應用會計電算化，成就“會計——計算機——管理”的復合型人才，是電算化會計檔案規范化、科學化管理的基礎。

3.檔案部門和財務部門應加強對信息時代電算化會計檔案管理重要性的宣傳，認真學習《檔案法》、《會計電算化管理辦法》《會計電算化工作規范》等，使人們認識到管理好電算化會計檔案，不僅僅是檔案部門的職責。

4.收集工作是管理好電算化會計檔案的起點。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內（如一個會計年度），把計算機系統中的所有會計數據拷貝（備份）存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好并記錄以下內容:檔案形成的時間，會計數據的內容及備份，以使計算機硬件系統在損壞后，能夠在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。

電算化會計檔案的整理和利用工作也應得到重視。通過整理可以利用理念的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析，從而為決策者提供可靠的決策數據，另外還可以預測本單位、本部門甚至某一地區過去、現在與將來的發展情況與趨勢，使決策者在遵循市場經濟規律的前提下制定出適合自身發展的經營決策，改善經營管理、提高經濟效益。我們還可以利用電算化會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型，建立一整套比較完善的決策支持系統，以實現電算化會計檔案的再利用。

5.針對電算化會計檔案自身特點所形成的問題，一是建立預防病毒和黑客的安全措施，加強對計算機病毒的預防、檢測以及殺毒工作，切實有效地保障計算機硬件與軟件系統的安全；二是根據會計電算化檔案信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應注意雙份數據的備份，注明形成檔案的時間與操作員姓名，存放在兩個不同的地點。注意防潮、防熱、防塵、防磁，對采用磁性介質保存的檔案還應定期進行檢查復制，防止由于磁性介質的損壞導致會計檔案丟失，造成無法挽回的損失；三是針對電算化會計檔案具有易于修改、易受破壞且不留痕跡的特點，從計算機程序方面考慮，應設置包括輸入、輸出控制，將源程序與數據加密，設置密碼口令，設置恢復功能、各種操作紀錄等控制功能，在源頭上防范問題的產生;四是針對會計電算化檔案和軟件版本密切相關的特點，除保存各版本的備份數據外，還應保存對應版本的會計電算化軟件系統。此外，電算化會計檔案必須與對應的財務軟件版本一致，因為不同的版本會產生電算化會計檔案不能被調閱或產生某些預料之外的風險。

電算化會計檔案是信息時代發展到一定階段的產物，它的存在是必然的。因此，加強電算化會計檔案的管理，已成為會計檔案管理工作的一項緊迫、復雜、長期的任務，我們應該健全電算化會計檔案管理的法律法規，制定嚴格的內部管理制度，加強對電算化會計檔案的管理和控制，使電算化會計檔案在各項工作中發揮更大的作用。

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