國有大型企業檔案管理的策略選擇

在計劃經濟時代，國有大型企業集團是國家獨資的、全民所有制的、對內經營的大型企業，檔案管理作為企業內部管理的一個方面，主要承擔各種檔案的收集、整理、立卷歸檔的工作。在企業內部封閉運行的條件下，檔案的使用范圍有限，其保密、歸檔等工作也易于完成。20世紀80年代我國開始實施改革開放戰略，外資不斷涌入，我國的經濟體制也從計劃經濟走向了市場經濟。國有大型企業集團從一個相對封閉的經濟實體走向市場，成為多種所有制形式并存的開放的經營實體。這給檔案管理和使用帶來了一系列的問題和挑戰。

一、新時期國有大型企業集團檔案管理工作的特點

1、企業改制之后經營結構調整，檔案歸口工作面臨挑戰

改革開放以來，為了適應市場競爭，國有大型企業集團紛紛實行改制，改制主要集中在兩個方面：一是企業的所有制形式發生變化，由過去單一的公有制走向了公有制占主體，多種所有制形式并存的結構。二是企業的管理體制發生改變，由單一的直線式逐步轉向多種管理形式并存。所有制和管理體制發生改變的直接后果就是企業的機構設置發生了變化，許多舊的機構被合并、裁撤而消失，同時根據市場的變化而建立了許多新的機構。對于檔案管理而言，這造成了歸口管理的困境。一些檔案由于其原有的管理機構被裁撤而找不到歸口管理部門，另一些新成立的部門卻找不到自己需要的檔案。檔案管理歸口工作的困境同時造成了檔案管理人員隊伍的不穩定性。一些人員在機構變動中失去了職位，而一些新機構又沒有建立專門的檔案管理隊伍和制度。

2、人員的頻繁流動造成檔案經常處于動態變化當中

國有大型企業集團在計劃經濟條件下大多存在機構臃腫、人員閑置的問題。改制之后，企業大量裁減閑置人員，同時引進了許多專業技術人才，人員流動頻繁。事實上，作為市場化運營的現代企業集團的一個固有現象，人員的自由流動既是一種趨勢，同時也是企業發展的一種動力。人員的頻繁流動給檔案工作提出了挑戰，人事檔案因為人員的不斷變動而不斷更新，但是更新的速度卻遠遠跟不上人員的流動速度。檔案人員的頻繁流動，給檔案管理工作帶來了困難。其一給檔案培訓工作帶來壓力，主要表現在培訓頻率趕不上人員流動的速度。其二歸檔質量下降，檔案人員身兼數職，崗位隨時可能調整，檔案人員不能把精力完全投入到檔案管理中去，造成文件積壓，歸檔不及時，移交手續不健全。這些都進一步加劇了企業改制和機構調整對企業檔案管理工作的沖擊。

3、國有大型企業集團因其歷史沿革對檔案管理工作有著特殊要求

國有大型企業集團大多歷史悠久，在計劃經濟時代承擔著大量國家交辦的任務，這些任務不少涉及國家機密。在企業改制和變遷過程當中，有些檔案必須進行單獨處理歸檔。例如北京建工集團，其曾經承建過人民大會堂、中南海等國家重點工程，這些檔案保密要求是比較高的，如果缺乏安全有效的檔案管理機制，這些涉及國家機密的檔案資料很有可能發生泄密，給國家和企業利益造成嚴重損失。再比如，在企業招投標過程當中，標書的制作和使用是一個重要方面，直接關系到企業是否能夠成功中標。不少國有大型企業集團經營歷史悠久，有大量的標書范本和設計方案可供參考。這些借鑒意義重大的標書以及企業經營戰略情況等資料雖然不是國家機密，但是卻是企業的核心經營機密，如果不妥善保管也會對企業造成不可估量的巨大損失。

4、新技術特別是信息技術在檔案管理當中的使用對檔案管理模式提出了挑戰

隨著信息技術的高速發展，國有大型企業集團和所有單位一樣，檔案的管理面臨著信息化的要求，檔案的載體也變得多種多樣，檔案的數量也越來越多。信息技術的普及使檔案的管理人員獲得了一個有力的管理工具，使他們有可能承擔比過去繁重幾十倍甚至上百倍的管理工作。為了適應這種需求，檔案部門必須利用高新技術來保證在激烈的市場競爭中檔案工作的自身生存和可持續發展，檔案工作成為一種高技術、高難度的技術性工作，檔案人員面臨著新的挑戰。

由此可見，在市場經濟條件下，國有大型企業集團的改制對于原有的檔案管理模式提出了挑戰，傳統的以專職人員為基礎，直線式的檔案管理模式已經不能適應國有大型企業集團檔案管理工作的要求。

二、國有大型企業集團檔案管理工作的策略選擇

目前對于國有大型企業集團的檔案管理工作主要有以下三種模式：統一管理、統一領導分級管理和社會委托式管理。

1、統一管理

這是國有大型企業集團采用的一種傳統的管理模式。統一管理模式是企業在謀求“縱向一體化”過程中，企業按系統、按專業上下一統的管理。在計劃經濟條件下，統一管理模式保證了企業領導的統一指揮權力，使企業的管理高度集中，管理體制和機制固定，管理模式千篇一律。這種管理模式是一種比較僵化的管理體制，一刀切式的管理做法很難顧及不同企業之間的差異，難以滿足利用需求，同時各系統、部門之間缺乏必要的溝通和交流，組織產生非理性決策的可能性很大。在市場經濟條件下，企業自身的經營方式變得靈活多樣，企業內部結構復雜多變，企業的外部環境也在發生變化，統一管理顯然不能適應變化。因此，統一管理檔案模式在大型企業集團的檔案管理工作中已經逐步遭到淘汰。

統一領導分級管理結構模式是以統一管理為基礎，以法人為單位的集中統一管理的管理體制。即集團一級負責管理著母公司的檔案，對各子公司具有監督、指導、檢查、培訓的職能，各子公司的檔案由法人獨自管理，各法人單位在職權范圍內對自有檔案實行集中統一管理。統一領導分級管理結構模式適合于復雜但相對穩定的企業組織，尤其是規模較大的企業組織。從檔案管理的實踐來看，統一領導分級管理分為兩個部分，即在集團整體層面上采用統一管理，形成了以集團公司檔案室為主體的檔案信息中心，以部門兼職檔案人員為基礎的檔案管理體制，集團公司負責制定集團的檔案管理制度，同時對各子公司的檔案工作進行監督指導檢查。在各子公司獨立法人單位的層面上，成立由專兼職檔案管理人員的檔案管理機構，根據本單位實際情況，制定本單位的檔案管理辦法，辦法即符合集團公司對檔案工作的整體要求，又體現檔案管理的個性化、多元化的特點，在獨立法人單位內對檔案實行集中統一管理。

2、統一領導分級管理

這一體制改變了以往行政管理為主的做法，強調行業自律，突出監督檢查的職能，強調服務引導，允許企業檔案管理體制的多元化。這種管理模式兼具統一管理和統一領導分級管理模式的優點，筆者認為，這是當前最適合大型企業集團采用的一種檔案管理模式。

3、社會委托式管理

這是新的市場經濟條件下發展起來的一種檔案管理模式。檔案委托管理是將企業檔案管理業務工作委托具備相應功能的檔案管理中心， 受委托檔案管理中心從委托企業的歸檔材料收集開始直到調閱利用、鑒定注銷提供全方位全過程的優質服務。受委托檔案機構成為委托企業的編外檔案管理機構， 委托企業是受委托檔案中心的業主， 二者之間是一種商業關系， 受合同的制約。這種管理模式徹底擺脫了過去的檔案管理機制。但是，社會委托式管理目前還缺乏有力的實證研究，這種管理模式難以解決檔案的保密性與合理使用的問題，所以，只能說社會委托式管理是未來檔案管理的一種發展趨勢，但并不是當前大型企業集團檔案管理的最佳策略選擇。

綜上所述，筆者認為，當前解決大型企業集團檔案管理工作困境的關鍵是盡快實現檔案管理從傳統的統一管理向統一領導分級管理模式的轉型。筆者在北京建工集團從事了多年的檔案管理工作，親歷了集團改制后檔案管理工作的變遷，下面，將結合北京建工集團檔案管理工作成功轉型的經驗提供一個統一領導分級管理檔案模式的實證研究。

三、北京建工集團檔案管理的經驗及啟示

北京建工集團有限責任公司前身是北京市建筑工程局，成立于1953年。1984年改組為北京市建筑工程總公司。1992年組建北京建工集團。1996年改制為北京建工集團有限責任公司。目前集團成員150余家，現有職工2.3萬人，專業技術人員1.2萬人，集團總資產168.6億元。

2000年以來，為適應市場經濟發展的需要，集團推行企業改制，明確提出以產權結構調整為核心，全面推進三個層次的改革改制，其主要做法是：一是對第三層次小企業進行改制剝離。即對20年來由集團公司、各子公司等不同層次投資的363個法人實體企業，通過重組、撤銷、兼并、改制等方式，實現與原企業徹底剝離，國有資本基本退出。二是對二級單位進行產權結構重組。做到投資主體到位，產權結構多元化，建立現代企業制度。三是把第一層次即集團公司自身做大做強。實行職能部門與事業部并存，集團由單純的管理型向管理與經營型轉變。

為了適應集團改制，我們及時根據需要調整了集團檔案管理模式，主要有以下做法：

1、建立以集團檔案室為核心的專、兼職隊伍相結合的管理體制

針對信息化之后管理幅度增大的情況，我們將原先的統一管理模式調整為分級管理，即集團、二級公司（廠）、分公司（項目部）的管理。集團公司成為全集團檔案工作的龍頭，設立了專門的檔案室作為集團檔案管理的專職機構，對集團范圍內的檔案實行統一管理。對于二級公司（廠）則實行以法人為基礎的分級管理，管理機構和管理模式由二級公司（廠）根據自身實際情況建立，集團不再統一要求。集團檔案室除管理集團層面的檔案外，對于各子公司（廠）的檔案管理定期進行人員培訓、指導和檢查監督等工作。二級公司根據內部機構設置的分公司（項目部），自主確定對分公司及項目部檔案的管理形式。目前，集團公司下設檔案室共計30個，有檔案人員176名，其中專職人員21名，兼職人員155名。

2、 針對不同層次的改制采取不同的檔案管理方法

（1）對第三層次的363家小企業，我們的方法是：對重組、兼并型企業，檔案繼續保留在產權所有單位；對撤銷、倒閉型企業，集團公司直接投資的，集團公司檔案室負責接收檔案。集團所屬二級單位投資的，二級單位負責接收。

（2）對于第二層次的企業，集團公司加大了檔案管理力度，由集團直接負責改制檔案的收集、整理，并明確規定改制檔案為永久保存，實現檔案的無縫銜接，確保不出現盲區。

（3）對于第一層次的企業 ，加強對7個事業部的監督指導，加強對個職能部門培訓，要求從事檔案管理工作的專、兼職人員具備一定的工作能力和管理素質，同時要求各事業部建立適應自身情況的檔案管理模式。

3、加強改制檔案的收集管理工作

改制檔案是國有大型企業集團檔案管理承上啟下的重要組成部分，新的檔案管理模式要很好地兼容舊模式，一個重要方面就是保證改制檔案的完整性。我們對改制檔案收集開辟了三個渠道：一是二級單位直接向集團公司報送，二是集團職能部室向檔案部門移交，三是由集團委派的董事、監事按時向集團公司歸檔。同時對改制檔案采取專項、動態的管理方式，打破按年度、機構分類，一事一項按件歸檔，確保檔案收集萬無一失。

4、加強培訓，強化監督指導工作

集團公司注重對檔案隊伍的培養，每年定期組織培訓，橫向覆蓋各部室，縱向覆蓋二級公司、分公司（項目部），培訓覆蓋面達到100%。注重加強對基層檔案人員的業務指導，積極開展業務交流，組織檔案人員觀摩學習。針對不同所有制形式，采取不同的管理方式。對全資子公司，集團加大管理力度，定期進行檢查。對參股、控股企業，管理以服務為導向，切實解決實際問題為重點，把企業檔案工作引導到依法自主運行的軌道上來。

通過這些創新且細致的工作，北京建工集團成功地實現了檔案管理工作的轉型，使檔案管理工作適應了集團改制的需要，更好地為改制后的集團服務。國家檔案局法規司司長郭嗣平同志在評價建工集團檔案管理工作時說：“建工集團是一流的企業、一流的檔案工作”，這充分肯定了我們目前采用的統一領導分級管理檔案管理模式是適應實際情況的，是有效而可行的。我們也希望這種管理模式和管理經驗能夠為各國有大型企業集團改制后建立適應企業發展需要的檔案管理體制提供一些有益的借鑒和啟示。

參考文獻：

1、培元企業咨詢管理有限公司：《企業組織結構模式的變遷》，《今日工程機械》2005年7月。

2、宗培嶺：《對入世后企業檔案工作若干問題探討》，《上海檔案》2003年第6期。

3、朱青杰、曾歆蕊：《大型集團公司檔案管理模式探討》，《中國檔案》2006年。

4、劉曙：《現代企業檔案工作的運行機制》，《中國科技信息》2006年第14期。

作者單位：北京建工集團