歐盟的檔案政策

歐盟是超國家組織，目前已經(jīng)有27個成員國。歐洲的檔案為每一個國家和歐洲書寫歷史提供了必不可少的資源，很好的利用和保管檔案將有助于歐盟社會的民主功能，良好的檔案政策和有效的檔案管理也為利用提供了良好的條件①。歐盟認(rèn)為檔案是歷史文明的記憶，檔案的留存促進(jìn)了民主、責(zé)任和善治。歷史的責(zé)任和記憶駐留在文件和檔案中，檔案不僅是交易和法律意義上的證據(jù)而且是歷史事實(shí)的證據(jù)②。因此，歐盟一向重視對檔案的管理。歐盟的機(jī)構(gòu)有很多，如歐洲議會、歐盟委員會、歐盟理事會、歐洲理事會等。這些機(jī)構(gòu)在運(yùn)作過程中形成大量的文件和檔案，歐盟為了加強(qiáng)文件和檔案的管理，在2003年5月出臺了《關(guān)于理事會的檔案方案》，該文強(qiáng)調(diào)了檔案在歐洲歷史與文化的重要作用以及加強(qiáng)在檔案領(lǐng)域利用信息技術(shù)的重要性。為了增強(qiáng)歐盟成員國之間檔案方面的合作與協(xié)調(diào)，歐盟在2005年出版《擴(kuò)大后歐盟的檔案報告—增加在歐洲檔案的合作》報告。總體來說，歐盟的檔案政策并不像獨(dú)立主權(quán)國家那樣，除了內(nèi)部政策即歐盟機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案的管理和對外開放政策之外，還包括成員國之間、歐盟委員會與歐洲、國際檔案機(jī)構(gòu)以及其他機(jī)構(gòu)之間合作的政策。

歐盟檔案的內(nèi)部政策

內(nèi)部政策主要指歐盟機(jī)構(gòu)檔案的日常管理政策。歐盟每一個機(jī)構(gòu)有它自己的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)有關(guān)文件和檔案的管理，并且管理整個文件和檔案的生命周期。為了方便公眾的利用，在2003年出臺了一個規(guī)定，要求每個機(jī)構(gòu)建立它的“歷史檔案”，包括將機(jī)構(gòu)檔案作為永久保存的檔案③。這個規(guī)定非常明確地表明了在現(xiàn)行檔案中的文件在生成之日起不超過15年應(yīng)該移交到檔案館。文件自生成之日的25年內(nèi)需要被鑒定，這被稱之為有目的地將具有行政和歷史價值的文件與沒有歷史和文化價值的文件分離出來的過程。

檔案的開放政策也是歐盟民主化進(jìn)程重要的一步。按照文件生命周期規(guī)律，歐盟的機(jī)構(gòu)必須服從“30年的規(guī)則”，意味著文件自生成之日起，最長的保存期限是30年就要對外開放，但是涉及到隱私、安全、商業(yè)利益等的檔案例外。而且，歐盟的組織和機(jī)構(gòu)例如歐洲議會、歐盟理事會、歐盟委員會、歐洲法院、地區(qū)委員會、歐洲經(jīng)濟(jì)和社會委員會、歐洲投資銀行向公眾開放歷史檔案具有共同的法律基礎(chǔ)。這個共同的法律基礎(chǔ)由成員國和相關(guān)機(jī)構(gòu)共同簽署，主要完成三個目標(biāo)：第一，鼓勵對歐共體歷史的研究；第二，促進(jìn)公眾對歐洲一體化過程的興趣；第三，使歐盟機(jī)構(gòu)的工作更具有透明度。

歐盟強(qiáng)調(diào)尊重每個機(jī)構(gòu)和組織各自的特點(diǎn)，但要在尊重共同體法的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)向公眾開放歷史檔案和不同檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的緊密聯(lián)系。許多國家檔案館的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為共同體檔案開放政策的創(chuàng)意，有助于歐共體和成員國檔案服務(wù)的緊密合作。1983年歐共體的歷史檔案向公眾開放是歐盟民主化進(jìn)程中的重要一步，由此，一個持續(xù)的檔案合作不僅在歐盟機(jī)構(gòu)和組織中建立，而且也在成員國中建立，尤其是在27個國家的國家檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)以及在27個外事部委的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)中建立，體現(xiàn)了成員國檔案館和歐盟機(jī)構(gòu)緊密聯(lián)系的重要性。

根據(jù)1984年12月12日簽訂的合約，歐共體代表、歐盟委員會將超過40000卷歷史文件存放在歐盟的佛羅倫薩的機(jī)構(gòu)和組織中。佛羅倫薩的機(jī)構(gòu)和組織負(fù)責(zé)保存這些文件和檔案，并在30年后負(fù)責(zé)將部分檔案開放；同時也負(fù)責(zé)收集歐洲建設(shè)過程中重要的國際組織和運(yùn)動以及私人收藏的檔案。

為了促進(jìn)檔案更好的保存和利用，歐盟非常重視文件和檔案的數(shù)字化和數(shù)字化檔案的保存。在電子歐洲的行動計(jì)劃中提及了數(shù)字化的重要性。該行動計(jì)劃指出，為了充分開發(fā)數(shù)字技術(shù)，鼓勵在全球的網(wǎng)絡(luò)中歐洲文化內(nèi)容的發(fā)展，歐盟決定通過跨國家的數(shù)字歐洲計(jì)劃，來保證公民廣泛利用歐洲共同的文化遺產(chǎn)④。 歐盟檔案開放政策，在歐盟的歷史上具有重要的意義，推動了歐洲的民主化進(jìn)程，而且促進(jìn)了知識的交流和共享。數(shù)字化歐洲的工程，拓展了公民利用歐盟檔案的渠道，更有助于檔案永久的保存。

歐盟成員國之間的檔案合作政策

在歐洲領(lǐng)域檔案之間的合作早在1991年于挪威正式發(fā)起，第一份歐盟檔案合作方面的報告由歐盟委員會出版，并且于1994年在理事會通過專家報告黑皮書。1994年6月17日的理事會產(chǎn)生了很多的成果，尤其是歐盟倡議的關(guān)于電子文件和檔案多領(lǐng)域合作的第一屆、第二屆和第三屆文件生命周期論壇的組織（分別在1996年布魯塞爾、1999年布魯塞爾和2002年在巴塞羅那），這個論壇由歐盟成員國的國家檔案機(jī)構(gòu)和對電子文件和檔案感興趣的公、私機(jī)構(gòu)組成。另外，在歐盟的倡議下還發(fā)行了一本關(guān)于歐洲檔案方面的期刊《檔案信息摘要》。文件生命周期論壇定期的舉行和《檔案信息摘要》的出版，加強(qiáng)了成員國之間在檔案領(lǐng)域的合作。并且成員國之間關(guān)于檔案領(lǐng)域的合作，在歐共體條約151條款也已經(jīng)做了明確的規(guī)定。在2001年4月4日瑞士總統(tǒng)任期制期間，成員國的國家檔案館提出了一個新的關(guān)于協(xié)調(diào)歐洲檔案的理事會草案，經(jīng)過修改，2003年5月6日，歐盟采納了理事會關(guān)于檔案的解決方案⑤，這份方案對協(xié)調(diào)歐盟成員國之間檔案政策的合作具有重要的作用。

該解決方案建議歐盟委員會組織成員國的專家代表處理好以下問題：

第一，解決好成員國公共檔案的情況，包括未來幾年檔案發(fā)展的情況，尤其是歐盟東擴(kuò)所帶來的檔案管理問題；

第二，關(guān)注最近幾年檔案領(lǐng)域包括新技術(shù)的發(fā)展問題；

第三，鼓勵采取適當(dāng)?shù)拇胧┓乐箼n案在災(zāi)難中受到損壞，加強(qiáng)在歐洲范圍內(nèi)關(guān)于電子文件和檔案的真實(shí)性、長期的保存以及利用方面的合作；

第四，提高在檔案服務(wù)之間協(xié)調(diào)、信息共享和良好實(shí)踐的交換；

第五，進(jìn)一步加強(qiáng)在歐盟層次上檔案專家組與其他活動尤其是電子歐洲行動方案的整合的可能性。

歐盟在2004年新增加了10個成員國，在2007年又增加了兩個成員國，這些新增加的成員國都是經(jīng)濟(jì)比較落后的國家。為了協(xié)調(diào)這些國家和地區(qū)檔案事業(yè)的發(fā)展，理事會提出，建立由成員國和歐盟機(jī)構(gòu)的檔案專家組成的歐盟檔案組，保證在歐洲檔案領(lǐng)域的合作和協(xié)調(diào)。此后，歐盟發(fā)布了《擴(kuò)大后歐盟的檔案報告—增加在歐洲檔案的合作》報告，這個報告是指導(dǎo)歐盟東擴(kuò)后，加強(qiáng)歐盟檔案方面合作的綱領(lǐng)性文件，該報告提出在以下幾個方面加強(qiáng)合作：

第一，加強(qiáng)在防止檔案毀壞方面的合作，尤其是在自然災(zāi)害和其他毀壞性的意外事件發(fā)生的情況下，由歐盟檔案組負(fù)責(zé)制定防治文件和檔案被損壞行動計(jì)劃；由歐盟檔案組發(fā)起行動，促進(jìn)毀壞的文件和檔案的保存和保護(hù)；

第二，加強(qiáng)歐洲關(guān)于電子文件和檔案多領(lǐng)域的合作，尤其是電子文件和檔案在真實(shí)性、長期保存和利用方面的合作；

第三，把建立歐洲文件和檔案互聯(lián)網(wǎng)作為優(yōu)先行動。通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)歐盟機(jī)構(gòu)和成員國檔案服務(wù)的跨國利用；

第四，促進(jìn)文件和檔案管理、利用和歐洲檔案法普及的最好實(shí)踐的交流。成員國或者歐盟檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)監(jiān)督新的立法在任何一個成員國內(nèi)部的執(zhí)行，致力于識別關(guān)于文件和檔案管理的最佳實(shí)踐；

第五，采取措施防止檔案文件的偷盜。為了打擊檔案文件的被盜和找回被盜文件，制定成員國檔案服務(wù)大綱和行動計(jì)劃，促進(jìn)檔案保護(hù)信息的交流和最好的實(shí)踐的傳播。

在信息化和全球化的沖擊下，歐盟檔案管理的跨國合作已成必然趨勢，歐盟本來就是超國家聯(lián)合體，在共同體法律的基礎(chǔ)上開展檔案方面的跨國合作本身就具有很大的優(yōu)勢。這種跨國合作，促進(jìn)了落后國家尤其是2004年后新加入的12個成員國檔案事業(yè)的發(fā)展，推進(jìn)了這些國家的民主化進(jìn)程，例如，羅馬尼亞為了加入歐盟，公開羅馬尼亞前政權(quán)的秘密檔案⑥，就是一個很好的例子。另外，歐盟充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)平臺，在2000年建立歐洲聯(lián)合檔案網(wǎng)絡(luò)（European Union Archive Network），其目的是開放對歐盟檔案的訪問。歐洲聯(lián)合檔案網(wǎng)絡(luò)收集的檔案包含從11世紀(jì)到20世紀(jì)的信息財(cái)富，范圍從政府文件到知名人物的私人文件收藏，從社會主義國際的文件到蘇格蘭財(cái)產(chǎn)權(quán)的登記，從瑞典的外交信件到意大利聯(lián)合控制委員會的文件。歐盟聯(lián)合檔案網(wǎng)絡(luò)的開通，推動了檔案信息的跨國界、跨地區(qū)的流動，促進(jìn)了歐盟檔案信息大范圍內(nèi)的優(yōu)化組合和交流。

注釋：

① Resolution of the Council and the Ministers of Culture meeting with the Council of 14 November 1991 on arrangements concerning archives. Official Journal C 314， 05/12/1991.

② the National Experts Group on Archives of the EU-Member States and EU-Institutions and Organs:“ Report on Archives in the enlarged European Union --Increased archival cooperation in Europe:action plan” ， 2005

③④Council Regulation No. 1700/2003， art. 1 (2， b).

⑤ Council of the European union Council Resolution of 6 May 2003 on archives in the Member States(2003/C 113/02)

⑥ http://jda.cq.gov.cn/ jsp/contentpub/ browser/ contentpro.jsp?contentid=4fdd5631c190

作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院