論酒店采購成本控制

新的《企業財務通則》第三十條規定：企業應當建立成本控制系統，強化成本預算約束，推行質量成本控制辦法，實行成本定額管理、全員管理和全過程控制。酒店企業成本控制對對經營業績的影響至關重要，在酒店的成本控制系統中，最為重要的是采購成本的控制。下面結合我管理過的酒店的實際情況，探討一些在財務通則的管理制度下，怎樣控制酒店的采購成本。

一、完善采購制度，做好采購成本控制的基礎工作

新《企業財務通則》第二十物條規定，企業應當建立健全存貨管理制度，規范存貨采購審批制度、執行制度，根據合同的約定以及內部審批制度支付貨款。外購材料采購工作涉及面廣，需要與形形色色的各界人士打交道，情況紛繁復雜。因此，如果酒店不制定嚴格的采購制度和程序，不僅采購工作無章可依，還會給采購人員提供暗箱操作的溫床。完善采購制度要從以下幾個方面做起。

1.建立科學合理的采購制度。

建立科學、完善的采購制度，不僅能規范企業的采購活動、提高效率、杜絕部門之間的扯皮現象，還能預防采購人員的不良行為。采購制度應規定物料采購的申請、授權人的批準權限、物料采購的流程、相關部門（特別是財務部門）的責任和關系、各種材料采購的規定和方式、報價和價格審批等。

2.建立供應商檔案和準入制度。

對酒店的正式供應商要建立檔案，供應商檔案要有編號、詳細聯系方式和地址，每一個供應商檔案應經嚴格的審核才能歸檔。酒店的采購必須在已歸檔的供應商中進行，供應商檔案應定期或不定期地更新，并有專人管理。同時要建立供應商準入制度。重點材料的供應商必須經質檢、物料、財務等部門聯合考核后才能進入，如有可能要實地到供應商生產地考察。

3.建立價格檔案和價格評價體系。

采購部門對所有采購物資建立價格檔案，對每一批采購物品的報價，首先與歸檔的材料價格進行比較，分析價格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平，否則要做出說明。

4.執行材料的標準采購價格，實行比價采購。

財務部對重點監控的物資根據市場變化的產品標準成本定期定出標準采購價格，促使采購人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購價格。

通過以上四個方面的工作，雖然不能完全杜絕采購人員的暗箱操作，但對完善采購管理、提高效率、控制采購成本，確實有較大的成效。

二、降低材料成本的方法和手段

1.通過付款條款的選擇降低采購成本。

如果酒店資金充裕，或者銀行利率較低，可采用現金交易或貨到付款的方式，這樣往往能帶來較大的價格折扣。

2.把握價格變動的時機。

價格會經常隨著季節、市場供求情況而變動，因此，采購人員應注意價格變動的規律，把握好采購時機，為酒店節約資金，創造經濟價值。

3.以競爭招標的方式來牽制供應商。

對于大宗物料采購，一個有效的方法是實行招標，通過供應商的相互比價，最終得到底線的價格。此外，對同一種材料，應多找幾個供應商，通過對不同供應商的選擇和比較使其互相牽制，從而使單位在談判中處于有利的地位。

4.向廠商直接采購或結成同盟聯合訂購。

向廠商直接訂購，可以減少中間環節，降低采購成本，同時廠商的技術服務、售后服務會更好。另外，今后的發展方向是：有條件的幾個同類單位結成同盟聯合訂購，以克服單體酒店數量小而得不到更多優惠的矛盾。

5.選擇信譽佳的供應商并與其簽訂長期合同。

與誠實、講信譽的供應商合作不僅能保證供貨的質量、及時的交貨期，還可得到其付款及價格的關照，特別是與其簽訂長期的合同，往往能得到更多的優惠。

6.充分進行采購市場的調查和信息收集。

一個酒店的采購管理要達到一定水平，應充分注意對采購市場的調查和信息的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場的狀況和價格的走勢，使自己處于有利地位。

三、對采購價格進行控制

1.規定采購價格通過市場價格調查。

酒店對餐飲所需的某些食品原料提出采購限價，即在一定幅度范圍內，規定按限價進行市場采購，不可超過限價。

2.規定購貨渠道和供應單位。

為了確保價格得到控制，一般酒店做出采購規定：酒店采購部只能從那些指定的供貨單位購貨，或者只許采購來自規定渠道的食品原料。因為酒店預先已同這些單位商定了購貨的價格。

3.控制大宗貴重食品原料的采購權限。

貴重或大宗食品原料價格影響餐飲成本的主體。一些酒店規定：由餐飲部提供食品原料使用需求情況報告，采購部提供應單位的價格報告，具體向哪個供貨商購買由酒店管理層決定。

4.加大購貨量和改變購貨規格。

大批量采購食品原料以降低價格是控制采購價格的一種策略。若食品原料的包裝有大有小時購買酒店適用的大規格，也可以降低單價。

5.根據市場行情適時采購。

某些食品原料在市場上供過于求，價格十分低，又是酒店大量需要品，只要質量符合要求又便于儲存，可以適時購進，以備價格回升時使用。在應時食品原料剛上市時零售價格和偏高，采購量應盡量減少，滿足需要即可，待價格穩定時再添購。

四、實行戰略成本管理來指導采購成本控制

1.估算供應商的產品或服務成本。

我們以前的采購管理只是過多強調公司內部的努力，而要真正做到對采購成本的全面控制，僅靠自己內部的努力是不夠的，應該對供應商的成本狀況有所了解，只有這樣，才能在價格談判中占主動地位。在估計供應商成本并了解哪些材料占成本比重較大之后，可安排一些使自己在價格上有利的談判，并盡可能加強溝通和聯系，即與供應商一起尋求降低大宗材料成本的途徑，從而降低成自己單位的材料成本。進行這種談判，要始終爭取雙贏的局面，以達到與供應商建立長期良好的合作關系。

2.對競爭對手進行分析。

對競爭對手進行分析的目的是要明確我方與競爭對手相比的成本態勢如何。我們的優勢在哪里，對手的優勢在哪里，優勢和劣勢的根源是什么，是源自于我們與競爭對手戰略上的差異，還是源自于各自所處的不同環境，或是單位內部結構、技術、管理等一系列原因。

3.收集相關行業商業情報，對未來的材料價格走勢做到心中有數，應對自如。

比如重慶、四川兩地，在2006年遭受百年不遇的特大干旱，重慶市商業委員會早在2006年9月就對2007生豬存欄量進行了預警，明確指出豬肉價格在幾個月后有較大的升幅。對這種信息我們財務管理人員應該有所反映，并采取有效的對策。

總之，采購成本下降不僅體現在酒店現金流出的減少，而且直接體現在酒店的加工產品成本、服務產品成本的下降，銷售利潤的增加。控制好采購成本并使之不斷下降，它是關系到成本控制成功與否的重要環節，關系到酒店競爭力的增強。