學校檔案的開發與利用

學校檔案是一個集黨政管理、教學、科研、基建、出版、儀器設備、財會、外事等為一體的綜合性檔案體系，它不僅是學校建設和發展的歷史記錄，也是反映學校教學質量及管理水平的一個重要標志。

近年來，隨著市場經濟的蓬勃發展，教育教學在有關政策的支持下也得到了快速發展。但由于種種原因，我國學校的檔案開發利用工作卻沒有得到應有的重視，檔案信息資源沒有得到充分的發揮。如何適應新形勢下的發展要求，充分發揮檔案工作在教育教學中的作用，更好地為學校各項工作服務，這是值得我們研究和思考的問題。

學校檔案工作開發利用的意義

學校檔案記錄著廣大教職員工工作和活動的方方面面，記錄著學校發展的足跡，反映著我國教育事業發展的歷史進程。它不僅可以為我國教育的改革和發展提供理論支持，也可以為學校內部深化教育教學改革、強化內部管理、提高辦學效益等提供參考資料。

為學校科學決策和管理提供依據。現代管理的實踐證明，科學的決策和管理離不開信息。只有在對各種信息資源進行反復論證和研究的基礎上，才能制定出相應的政策、辦法和管理措施。檔案信息具有客觀性、真實性、實效性，在領導決策中往往占有比較重要的地位。科學合理地開發檔案資源，能有效地為學校領導科學決策和管理提供依據。

有效地推進學校階段性重點工作的開展。學校在建設和發展中，不同時期、不同階段都有不同的重點工作。重點工作需要調動更多的人力、物力和財力去完成，而重點工作的完成往往離不開檔案資源的開發和利用。檔案資源開發得越好、利用得越充分，就越能有效地推進學校重點工作的進程。

更好地實現檔案信息資源的共享。只靠翻閱檔案材料獲得信息的話，檔案資源的利用是很有限的，檔案信息的分享性也不會得到充分實現。借助多媒體技術和現代信息技術，對檔案信息進行深層開發，把信息資源從檔案原件的外殼中解放出來，轉換成新的載體形式，就可以擴大檔案信息的共享面，使廣大利用者在同一時間、不同地點共享相同的檔案信息，實現檔案信息資源的充分共享，從而極大地提高檔案信息的服務功能。

學校檔案開發利用工作的現狀及問題

近年來，隨著教育的迅速發展，學校的檔案工作開始受到重視，其地位、作用、功能都發生了深刻的變化：許多學校以《中華人民共和國檔案法》和《中小學校檔案管理辦法》為依據，設立了專門的機構——綜合檔案室，配備了專職人員，建立了相關的工作網絡體系，制定了相關的規章制度。但是，與學校檔案管理的要求相比，結合新形勢下檔案工作的任務，學校的檔案開發利用工作仍然有許多不盡如人意的地方，它的地位、作用、功能等還有待于進一步加強。

一些領導干部和教職工對檔案工作的認識不到位。長期以來，學校的一些領導干部和教職工對檔案工作缺乏足夠的認識，往往認為學校的中心工作是教書育人，領導考慮的是教學、科研、學科建設、師資隊伍建設、教育教學改革等，而對檔案工作很少想過或無暇顧及。

檔案館(室)技術設備落后。在信息化社會，檔案資源管理系統功能的實現，在很大程度上依賴于先進技術手段的應用。但由于種種原因，學校對檔案管理的投資不足，在利用各種先進的現代化技術設備進行館藏資源建設、提供檔案信息服務等方面顯得尤其落后，許多工作基本上停留在手工操作水平上，這同檔案信息資源的廣泛性及充分利用性很不相符。

學校檔案開發利用工作的新思路

提高廣大師生員工的檔案意識，這是做好檔案工作的前提。提高廣大師生員工的檔案意識，首先要以《中華人民共和國檔案法》及《中小學校檔案管理辦法》為依據，大力進行學習宣傳，營造良好的氛圍，提高檔案工作在人們心中的地位；其次是學校檔案工作者要有強烈的事業心和高度的責任感，做到學校工作進展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，主動適應和有效地服務于學校的各項工作。檔案工作者的服務意識越濃、方式越周到、內容越廣泛，檔案的價值就越能得到體現，就越能強化大家的檔案意識。

規范檔案管理，這是做好檔案服務工作的基礎。首先，“依法建檔”是規范檔案管理工作的重要原則。應在學校領導的統一部署下，按照法律法規的要求，嚴格執行國家歸檔、管理、利用等方面的政策，使全體師生在增強檔案意識的同時，做到有法可依、有章可循。其次，“制度管檔”是規范管理檔案的核心。我們只有在檔案管理中建立和完善各項切實可行的管理制度，才能保證好檔案利用服務工作。再次，“定期歸檔”，檔案室人員負責做好檔案接受、上架、利用、借閱、編研等工作。因為有了定期歸檔，各種有價值的材料才能在第一時間及時得到“照料”，檔案材料才會不斷積少成多。最后，“分類編檔”是學校檔案管理適應教育快速發展的需要。建立“雙套材料”，使得檔案內容日趨豐富、門類齊全，為教育改革、編寫史志等提供了有價值的參考資料，也為學校黨政管理、教師職稱晉升等提供了原始、真實的材料。

充分發揮檔案信息資源。首先要優化利用環境。要樹立主動服務意識，簡化利用手續，調整服務時間，為利用者提供幽雅整潔的環境，提供周到的“售后服務”，如開辦打字、復印、翻拍、曬圖等一條龍的專業服務，以方便利用者。其次要建立科學的檢索體系。要從不同角度，以不同方式，按照準、快、全、穩的要求編制檔案檢索工具，建立功能健全科學的檢索體系，將館藏檔案信息的內容、形式、特征等介紹給利用者，增強他們對檔案信息的了解。目前，不少學校都建立了校園網絡，應借此實現檔案目錄的網上查詢。最后要大力加強編研工作，學校檔案的編研工作只有貼近時代的脈搏，找準與利用者的對接點，才能促使檔案利用向高層次發展。

提高檔案人員的業務素質。檔案人員要在不斷提高自身業務素質上狠下工夫。首先，要有超前意識，掌握規律，能預測需求動態，抓住時機，主動提供檔案開發利用服務。其次，要不斷地“充電”，更新知識，提高自身分析問題和概括問題的能力。再次，要與時俱進，特別要掌握現代信息技術在檔案開發中的應用技能，提高檔案開發利用的本領。

（作者單位：漯河市中等專業學校）

編校：鄭艷