軟件項目成本管理的問題和對策研究

摘要結合實際工作實際，分析了軟件項目管理中存在的問題，并提出了解決這些問題的對策，旨在針對軟件企業的特點，提高軟件企業的項目管理水平。

關鍵詞 軟件項目；成本管理；問題；對策

中圖分類號：F715.53 文件標識碼：A 文章編號：1671-489X（2007）12－0068-03

Study on Problems and Measures of Software Project Cost Management//Cai Xuebing

Abstract Combining the real-life situation， this thesis analyses the problems exist in software project management， put forward proper countermeasures to those problems， which aims to improve the management of project in software enterprises according to their own feature.

Key words Software project；Cost management；Problem；Countermeasure

Author’s address School of Economics Management， Guangdong University of Technology， Guangzhou 510006

軟件企業是我國高新技術產業的重要組成部分，軟件項目管理和成本控制已經成為軟件企業積蓄財力，增強競爭力的核心手段。軟件項目成本管理就是根據企業的情況和項目的具體要求，利用公司既定的資源，在保證項目的進度、質量達到客戶滿意的情況下，對軟件項目成本進行有效地組織、實施、控制、跟蹤、分析和考核等一系列管理活動，最大限度地降低項目成本，提高項目利潤，實現客戶、公司、員工三贏，獲得更穩定的客戶群、更多的公司利潤和更穩定的項目隊伍。但是，當前國內軟件企業在項目成本管理方面比較薄弱，項目經常出現有訂單無利潤、客戶不滿意、員工有怨言等現象。本文針對軟件項目成本管理過程中存在的問題進行分析和探討，并提出相應的對策。

1 軟件項目成本管理中存在的主要問題

1.1 項目人員經濟觀念不強，公司缺乏一套行之有效的成本管理體制

目前，我國軟件項目人員大多具有軟件開發專業技術背景，但是普遍缺乏經濟觀念，成本意識淡薄，特別是項目不單獨核算的企業，項目經理職能更偏重于技術而非管理，簡單地將項目成本管理的責任歸于財務部門。同時，軟件公司通常缺乏行之有效的成本控制和激勵體制。很多只是簡單的規章制度，至于由誰做、何時做、做到什么程度都沒有提及，實際運作起來難度很大。在項目內部，每個成員只從自己的職責角度考慮，項目成本居高不下。如何由“人治”過渡到“法治”，建立一套體制，在項目成本管理中非常重要。另外，項目人員常常在接到軟件項目時沒有認真做好項目的需求分析，沒有認真了解客戶的真正需求，為了把項目拿下來，口頭上統統答應客戶的要求，并沒有在合同里把條款細化、量化。而往往客戶的需求也是停留在比較籠統的概念上，很難明確化，實際操作起來時，項目不能滿足客戶的要求，客戶就會不斷提出新的要求，這時候要更改項目就必須付出很高的代價。例如國壽廣州公司委托某軟件公司開發代理人綜合管理系統時，在項目的需求分析中，國壽信息部只提出相對籠統的概念，軟件公司為了盡快拿到此項目，就全部答應，在合同里也沒有細化條款。結果在系統做出來以后，總是難以全部滿足最初需求，以致項目一再變更，軟件公司為此付出很大的代價。

1.2 項目的過程編制薄弱

一些項目成本預算和估算的準確度差，失去控制標準。在項目管理中，相關的管理部門通常要求項目經理做出項目的估算或預算，并以此為標準，進行項目的控制和考核。但在實際工作中，由于項目具有一次性和不確定性的特點，以及項目經理自身的經驗和水平的限制，使項目估算或預算的準確性很差，一有變化，項目經理就追加項目預算。預算頻頻變更，最終失去了項目的控制標準，成本控制也流于形式。等到項目結束時，實際成本和初始計劃已經大相徑庭。

一些項目缺乏成本績效的分析和跟蹤，缺乏將成本數據和工作量聯系的對比數據。項目成本管理中，通常將預算和實際數值進行對比，沒有將預算、實際成本和工作量、進度聯系起來，考慮實際成本和工作量是否匹配、價值成本等問題。例如一個項目成本花費到總預算的1/3，而進度卻是預計進度的1/4，工作量是總工作量的 1/5，這就說明項目成本控制存在問題。如果不采取措施，照此下去，項目一定會超出預算。

1.3 缺乏質量成本、工期成本、資金成本、風險成本的管理和控制

質量成本是指為保證和提高軟件質量而發生的一切必要費用，以及因未達到質量標準而蒙受的經濟損失。質量成本分為內部故障成本（如返工、停工等引起的費用）、外部故障成本（如保修、索賠等引起的費用）、質量預防費用和質量檢驗費用等4類。保證質量往往會引起成本的變化，但不能因此把質量與成本對立起來。長期以來，我國軟件企業未能充分認識到質量和成本之間的辯證統一關系，習慣于強調軟件質量，而對項目成本關心不夠，造成質量雖然有了較大提高，但增加了提高質量所付出的質量成本，使經濟效益不理想，企業資本積累不足。相反，一些項目經理片面追求經濟效益而忽視質量，雖然就單個項目而言，利潤指數可能提高，但是因質量標準而付出的額外質量成本，既會增加成本支出，又會對企業信譽造成很壞的影響。

工期成本是指為實現項目工期目標而采取相應措施所發生的一切費用。工期目標是項目管理3大主要目標之一，軟件企業能否實現合同工期往往會引起成本的變化。我國軟件企業常對工期成本的重視不夠，雖然對項目工期有明確的要求，但對工期與成本的關系很少進行深入研究，普遍認為越早越好，有時會盲目地趕工期要進度，造成項目成本的額外增加。

資金成本是指資金的一切費用。由于公司一般項目都是由公司提供資金支持的，因此每個軟件項目很少考慮現金流的狀況，以及項目投入給公司帶來的資金壓力和項目本身的資金成本。在以項目為主的軟件企業中，項目收入是公司資金流入的主要來源，項目的支出也是公司資金流出的主要內容，所有項目的資金流扣除期間費用后就是公司的資金流。因此，項目的資金流對公司的資金會產生重大的影響。現金流是公司的血脈，特別是對于中小軟件公司，如果項目的資金流出現問題，可能會導致公司經營的癱瘓和夭折。

風險成本是指項目的不確定因素導致的項目風險。在項目成本管理中，很少考慮項目風險和潛在的風險成本，而風險一旦出現，會對項目的成本造成巨大的沖擊。

2 軟件項目成本管理中存在的問題的對策分析

2.1 樹立全員經營意識，建立規范的成本管理體制

軟件企業必須加大對從項目管理人員到普通員工的經營教育，強化經營意識。根據公司和項目本身的特點，制定有針對性的項目成本管理辦法和流程。這些管理辦法應該是責任到人、切實可行的具有較強操作性的辦法，使項目的成本控制有法可依、有章可循、有據可查。每個項目都要有成本控制的目標——項目預算，都要嚴格做WBS（工作任務分解），在落實任務的同時，也要落實完成任務所需要的成本預算，并且逐級負責，層層落實。項目經理是項目成本管理的領導，這就形成一個以項目經理為核心的成本管理體系。同時用一定物質獎勵去刺激，使每個人的工作、成本和項目的效益掛鉤，徹底打破過去那種干好干壞一個樣，干多干少一個樣的格局，調動職工的積極性和主動性，使大家共同為項目的成本管理獻計獻策。另外，要做好項目的需求分析，真正了解客戶的需求，盡量把客戶的每一條要求量化、細化，并明確寫入合同，避免以后因客戶不斷提出新的要求而增加項目成本。

2.2 加強項目過程管理和監控

要進行有效的項目成本估算和預算。項目預算是項目分配資源的計劃，也是控制的標準，在項目成本管理中具有重要作用。成本估算和預算是對完成項目各項任務所需要的資源成本的近似估算。在實際工作中通常有3種成本估算方法：（1）自上而下估算。項目經理利用以前類似的項目的實際成本作為基本依據，通過經驗做出判斷項目整體成本和各個子任務的成本預算。此方法通常在項目的初期或信息不足時進行，需要項目經理有較高的水平和經驗。（2）自下而上估算。將項目任務分解到最小單位——工作包，對項目工作包進行詳細的成本估算，通過各個成本匯總將結果累加起來得出項目總成本。由于項目相關人員都參與項目的預算，這種方法最為準確，同時避免預算爭議，但是耗用的管理成本會相應增加。（3）參數估算。這是一種建模統計技術，如回歸分析和學習曲線。此方法需要數據的積累，根據同類項目的管理狀況和成本數據，建立模型，在遇到同類項目時可以直接套用。

此3種方式可以根據公司的實際情況和項目的特點使用一種或同時使用。有效的成本估算和預算涉及到各方面的通力合作，需要項目人員進行有效的溝通。另外，即使最好的專家也不可能使預算和實際成本完全一致，因此項目應該預留一定的不可預見成本5%－10%，作為應急項目成本。

2.3 從質量成本、工期成本、資金成本、風險成本管理上要效益

質量成本管理的目標是使4類質量成本的綜合達到最低值。一般來說，質量預防費用起初較低，隨著質量要求的提高會逐漸增加，當質量達到一定水平再要求提高時，該項費用就會急劇上升。質量檢驗費用較為穩定，不過隨著質量的提高也會有一定程度的增長。而質量損失則不然，開始時因質量較差，損失很大，隨著產品質量不斷改進，該項損失逐步減少。因此，必須找到一個質量成本最低的點。正確處理質量成本中幾個方面的相互關系，即質量損失（內、外部故障損失）、預防費用和檢驗費用間的相互關系，采用科學合理、先進實用的技術措施，在確保質量達到設計要求水平的前提下，盡可能降低軟件項目成本。同時，不能單純為了提高企業信譽和市場競爭力而出現質量過剩的現象，導致出現完成工作量不少，經濟效益低下的被動局面。

工期成本管理的目標是正確處理工期與成本的關系，使工期成本的總和達到最低值。工期成本表現在2個方面，一方面是項目經理為了保證工期而采取的措施費用；另一方面是因為工期拖延而導致的業主索賠成本，這種情況可能是由于外部因素引起的，也可能是內部因素所造成的，如停工、窩工、返工等，因此所引起的工期費用，可稱為工期損失。一般來說，工期越短，工期措施成本越小；但當工期縮短至一定限度時，工期措施成本就會急劇上升。而工期損失則不然，因外部因素引起的工期損失，其損失額度相應較小，通常情況下不予賠償或賠償額度較小，該部分工期損失可不予考慮；因項目內部因素造成的工期損失，隨著時間的推移、經驗的積累會逐漸減少。綜合工期成本的各種因素，就會找到一個工期成本為最低的理想點，這一點也就是工期最短并且成本最低的最優點。由于外部環境條件及合同條件的制約，保證合同工期和降低成本是一個十分艱巨的任務，因此必須正確處理工期成本的2個方面的相互關系。在確保工期達到合同條件的前提下，盡可能降低工期成本，切不可為了提高企業信譽和市場競爭力，盲目搶工期趕進度，增大項目成本，導致項目虧損。

對于項目現金流的控制，可通過項目的財務現金流分析，判斷項目資金收支的時間、資金虧口的時間，便于提前準備資金。同時積極從客戶方催款，以便支付各種費用，使得現金的流入大于流出。產品投資項目可采用投資回收期、凈現金流來控制。

通過主動的風險控制，防患未然，避免和減少損失。根據擬建軟件項目的具體情況，有選擇性地進行經濟模型盈虧平衡分析、敏感性分析和概率分析、合同控制等。軟件項目的各種經濟活動，都是以合同或協議的形式出現。如果合同條款不嚴謹，容易留下漏洞，造成己方蒙受損失時應有的索賠條款不能成立，產生不必要的損失。所以必須細致周密地訂立嚴謹的合同條款。首先，要有相對固定的經濟合同管理人員，并且精通經濟合同法規有關知識，必要時應持證上崗；其次，要加強經濟合同管理人員的工作責任心；三是要制定相對固定的合同標準格式。項目合同基本上有以下幾類：軟件開發合同、技術服務合同、采購合同、分包合同、勞務合同等。各種合同條款在形成之前應由業務部門參與定稿，使各項條款的內涵清楚，嚴謹不漏。

3 總結

軟件企業具有知識經濟的明顯特點，不同于傳統的成本控制，軟件企業管理具有以項目管理為主的重要特征。以上是軟件企業在成本管理中經常出現的實際問題及一些對策，旨在針對軟件企業的特點，提高軟件企業的財務管理和項目管理水平，促進軟件企業健康發展。