ＥＲＰ財務系統內部審計問題研究

［摘 要］ 隨著ERP系統在企業的廣泛應用，會計信息處理方式發生了根本性變化。本文以ERP系統為背景，分析了ERP財務系統的特點；論述了ERP環境下由于會計處理方式及核算特點的變化引起的內部審計環境的改變；比較了ERP財務系統、會計信息系統及手工會計系統中各審計要素的異同；探討了ERP環境下的審計對策。

［關鍵詞］ ERP；審計環境；審計要素；審計對策

［中圖分類號］F239.1［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2007）08-0077-03

隨著計算機技術、網絡技術以及數據庫技術的飛速發展，會計信息處理方式發生了根本性變化。ERP（企業資源計劃）以計算機技術為基礎，以網絡環境為平臺，將組織中各個功能模塊有機集成起來，協同運作，使企業信息系統由以前孤立的、分割的系統轉變為集人、財、物信息為一體的綜合性集成系統。ERP的實施，必然會引起企業會計處理及財務控制方式的改變，從而導致企業審計環境的變化。本文以ERP財務系統為背景，對內部審計環境的變化進行了分析比較，對在新環境下的審計對策進行探討。

一、ERP財務系統的特點

ERP的基本思想是將企業的運營流程看作是一個緊密連接的供應鏈，包括供應商、制造工廠、分銷網絡和客戶等，它的目標是充分協調企業內外部資源，確立企業的全面競爭優勢。ERP系統是一個較完整的集成化管理信息系統，包括采購、銷售、制造、財務、質量控制、售后服務、人力資源、運輸管理等子系統。財務子系統是ERP系統的一個重要組成部分，該子系統實現了與ERP其他子系統之間的信息集成。與傳統的電算會計系統比較，ERP財務系統具有以下一些特點。

1. ERP財務系統（即ERP財務子系統）是一個高度集成的系統

該系統包括財務會計、管理會計、資金管理、投資管理等模塊。ERP財務系統與ERP的其他子系統通過信息集成，可以將采購、銷售、制造等業務子系統的數據直接傳入財務子系統，由系統自動生成記賬憑證并進行財務數據的期末處理，真正實現了物流、資金流、信息流的統一。

2. ERP財務系統實現了財務對業務的及時反映，以及財務對業務的全程監控

在ERP環境下，財務系統不再是一個單獨的系統，業務系統數據的準確性和可靠性直接影響財務系統，其財務控制不再局限于財務系統本身，而是貫穿整個企業的業務流程。同時，又可以利用全面、及時的財務信息實現對經濟業務的全程監控。

3. ERP財務系統通過財務會計模塊進行企業的財務數據核算，生成財務報表，實現企業外部會計需求

ERP財務系統更強大的功能是通過管理會計、資金管理、投資管理等模塊，對計劃控制、成本控制及分配、物流管理等多個企業管理環節的業務數據進行深加工，從而使管理者能夠更加科學地分析市場、控制成本和決策，滿足了企業內部管理的需求。

二、ERP環境下內部審計環境的變化

1. 內部控制的變化

信息技術的運用，使內部控制的方式與管理觀念發生了改變。傳統的會計系統內部控制是以財務系統數據核算流程監控和內部牽制為控制重點，而在ERP環境下的內部控制已轉變成以整個業務流程實時控制與決策為核心，形成了管理控制與系統控制并重、人機控制相結合的全方位綜合性控制。

ERP系統數據處理與存儲的高度集中化、自動化，使手工操作時明確的職責分工這一基本內部控制的作用被削弱。例如：付款流程涉及企業資金向外支付，由于大量業務自動化處理，支付憑證的控制和付款清單的審核批準這兩個風險控制點已無法滿足ERP財務系統內部控制的要求。如果一個系統管理人員創建一個虛假的供應商并手工輸入發票，權限設置的缺乏將導致款項被輕易支付；這就需要增加不相容職責集中化的組織與操作控制措施。內部管理權限的嚴密性以及關鍵風險點的設置已成為ERP環境下內部控制的重點。

為了有效控制風險，保護資產安全，保證信息的完整和正確，促進經營管理政策得以有效實施，提高經營效率，審計人員應根據信息系統構成的復雜性及其特點構建新的內部控制體系。

2. 審計線索的改變

在傳統的企業管理中，各部門之間沒有實現計算機管理系統的集成，同一種單據在企業各個部門重復輸入、重復保存，造成了數據的冗余及人力物力的浪費。審計線索在傳統審計環境下固然清晰，但通常被分割存放在組織的各個職能部門，且在追溯涉及多項業務的審計線索時需要在數量巨大的文件和憑證之間查找。ERP系統將數據集中管理，實現了信息共享，減少了數據冗余，確保了數據的一致性，業務處理的每一個步驟都詳細記錄在系統中。利用系統強大的查詢及數據存儲功能，可以清楚地查看業務發生的來龍去脈，由此可見，ERP系統不但沒有減少審計線索，而且能夠提供比傳統系統更全面、更詳細的審計線索。

3. 安全控制的改變

在信息技術飛速發展的今天，企業實施ERP后，業務流程的處理不再單純依靠紙面文件及單據的傳送，而是借助于網絡互聯技術、計算機技術及現代通訊技術來全面實現電子化交易和結算。網絡環境的開放性使會計信息失真的風險加大，利用計算機進行舞弊、貪污等犯罪活動將會使儲存在磁性介質上的數據被篡改、銷毀，系統遭受黑客攻擊或感染病毒也會導致系統信息的異常，甚至整個系統癱瘓。而ERP系統的業務流程是基于網絡環境的數據自動處理過程，一旦某個環節出錯，將會導致整個相關業務發生錯誤。因此，為了確保系統運行的安全，應采取必要的網絡安全防護措施，定期檢查系統運行情況，電子數據要隨時備份。確保信息系統的安全性和完整性已成為保障企業經營管理和資產安全的一項重要工作。

三、ERP財務系統、電算會計系統及手工會計系統審計要素的比較

ERP財務系統的審計環境與電算會計系統的審計環境及手工會計系統的審計環境都大不相同。電算會計系統中各模塊之間呈離散型、松散型，財務系統與業務系統缺乏相互的勾稽對應關系，企業各個部門沒有真正實現信息共享。在ERP環境下，業務模塊與財務模塊高度集成，實現了信息共享。ERP財務系統不僅具有會計核算功能，而且具有強大的會計管理功能。不同環境下會計核算特點的不同導致了審計范圍、審計對象、審計方法及審計時點等審計要素均發生了變化。ERP財務系統、電算會計系統及手工會計系統審計要素的比較見表1。

四、ERP環境下的審計對策

ERP的成功應用，實現了對業務流程的整合與重組，使會計信息處理方式發生了根本性變化。在ERP環境下，審計人員應該適應環境的變化，根據ERP環境的特點和要求，利用先進的信息技術手段，開拓思路，積極探討審計對策。

1. 轉變審計觀念，確定ERP環境下審計工作的新思路

ERP財務系統與傳統的電算會計系統有很大的區別，要對ERP財務系統進行審計，不能再局限于以前的工作方法和思路，必須對ERP有全面的了解和認識，才能深入地發現問題、解決問題。審計人員必須了解ERP的管理思想，熟悉ERP的內部結構，熟悉ERP的功能、操作流程和控制方法。

2. 適應ERP的特點和要求，采用新的審計方式

（1）傳統的審計主要采用靜態審計的方式，由于ERP系統的持續運行，審計人員不可能讓ERP系統在某一段時間停下來接受大規模的測試，因此，應采用動態審計的方式，在ERP系統運行的同時，實施在線實時審計。

（2）在ERP環境下，大量的數據都以電子形式存儲在計算機中，將這些數據都打印出來既不現實又沒必要。實際上，ERP系統提供了強大的查詢與追溯功能，通過流程追溯，可以逆向追溯到信息源頭或正向追溯到最終結果。審計時，可以充分利用該功能，溯本求源，既提高了對風險的識別和評價能力，又提高了審計效率。

（3）隨著信息技術的發展，連續審計及監控是審計未來發展的趨勢。隨著XBRL（eXtensible Business Reporting Language，可擴展商業報告語言）應用的推廣與深入，審計機構將不再需要以人工方式判讀不同格式的資料，而可直接通過標準應用程序取得客戶公開的財務資料的內容，如果能夠進一步與企業統一以XBRL格式儲存的經濟業務數據庫連接，審計機構只要在確定該系統各方面控制良好且邏輯無誤后，便可直接通過網絡進行連續性的實時審計和非現場審計，這樣可以減少大量人工操作，提高審計效率和質量。

3. 加強對內部控制風險的評估，完善內部控制體系

在ERP系統中，企業內部各個模塊的信息是按事先制定的控制標準和通用格式進行傳遞的，計算機按照這些控制標準進行控制，有效地彌補了人工環境下的缺陷，原先許多由審計人員完成的稽核工作可以由系統來完成。但企業經營活動及內部控制中依然存在重大差異或缺陷的可能性。如ERP系統各職能崗位職責是否分離，權限范圍設置是否合理，有些控制既可以選擇人工控制，也可以選擇由系統來控制，這些控制是否得到始終如一的執行，控制的標準是否前后保持一致。這些都會影響控制的效果，甚至產生重大差異。因此，必須對ERP環境下的內部控制體系進行測試和評估，對內部控制風險進行正確評價，進一步完善內部控制體系。

4. 以源頭數據的控制為重點，從數據的源頭確保數據的準確性

ERP系統的財務數據主要是集成財務數據，集成財務數據來源于業務系統，由系統自動生成。如：銷售是從訂立銷售合同或生成銷售訂單開始，在開銷售發票和提貨出庫時，自動將數據傳到財務系統，由系統根據財務集成參數自動生成記賬憑證，再由財務人員進行確認和審核。因此，在ERP環境下，為了有效地控制審計風險，必須從數據的源頭控制數據的準確性，以源頭數據的控制為重點。

除了集成財務數據，ERP系統還有少量的非集成財務數據，即財務部門根據紙質原始憑證輸入的財務數據。對于非集成財務數據，應核對其相應的原始單據，以確保數據的正確性。

5. 注重對參數設置的審計

ERP系統有很多參數，如：工藝參數、業務控制參數、財務集成參數、費用分攤參數等等，這些參數既影響內部控制的效果，又影響財務數據的準確性和一致性。特別是集成財務數據，除了要從數據源頭控制數據的正確性之外，還應該關注中間環節中的財務集成參數的設置，以確保集成財務數據的有效性。因此，系統的參數設置是審計的一個重點，要檢查系統參數的設置是否符合企業的實際情況和行業特點，系統參數的設置是否符合一貫性、有效性，是否存在隨意改變參數設置的情況。

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