談談綜合多欄賬的定義

［摘 要］ 本文以用友財務軟件為例，對綜合多欄賬的定義加以分析，以期對會計電算化教學和實際應用有所幫助。

［關鍵詞］ 多欄賬；綜合多欄賬；用友財務軟件

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2007）08-0016-03

綜合多欄賬是在多欄賬的基礎上新增的一種賬簿查詢方式，它除了可以以科目為分析欄目查詢明細賬外，還可以以輔助項及自定義項為分析欄目查詢明細賬，可完成多個不同科目在同一賬頁中的查詢，并提供簡單的計算功能，使得賬簿提供的信息更加廣泛，從而更好地滿足管理當局全方位了解單位經濟信息的需要。這也是綜合多欄賬和普通多欄賬的主要區別所在，因此綜合多欄賬在實際工作中有著比較廣泛的應用領域。如可以利用綜合多欄賬隨時了解本月或本年各類產品的銷售收入、銷售成本、銷售稅金以及銷售利潤情況；也可以利用綜合多欄賬隨時了解現金以及各個銀行賬戶存款的增減變化情況，從而將現金日記賬、銀行日記賬合并成一本賬，使得有關人員對貨幣資金增減變化的監控更加方便。但是綜合多欄賬的設置比較煩瑣，而且軟件所提供的使用說明書非常簡單，一般財務人員很難真正理解。在此筆者根據自己在教學中的經驗以及對綜合多欄賬的理解，談一點粗淺的看法，期望對會計電算化的教學和實際應用有所幫助。

用友財務軟件對綜合多欄賬的設置分兩個部分，即“欄目組”和“計算欄”。“欄目組”是綜合多欄賬所要分析的對象，如設置一張產品銷售利潤的綜合多欄賬，則各類產品的“主營業務收入”、“主營業務成本”就是其中的欄目組，每個欄目組又可以按明細科目設置不同的專欄，如“主營業務收入——Ａ產品”、“主營業務收入——Ｂ產品”等來反映不同產品的銷售收入。各專欄的數據來源于相關的賬戶，因此需要輸入對應的會計科目（見圖１）。與此同時還需要用戶確定所選科目的分析方向，即“借方分析”還是“貸方分析”。借方分析即分析科目的借方發生額，貸方分析即分析科目的貸方發生額。除此之外，還要確定分析方式（見圖１）。分析方式有兩種，一種是按金額分析，即系統在專欄輸出經濟業務時只輸出借貸方向與分析方向相同的經濟業務的發生額，如果經濟業務所涉及的借貸方向與分析方向不同，則在專欄中不輸出該項經濟業務，因此用戶看不到該明細科目的真正余額（除非將圖１中的輸出余額選中），只能看到符合條件的經濟業務的發生額和余額。筆者認為，作為賬簿應該反映某一時期的所有經濟業務，而按金額分析所得到的多欄賬并沒有反映所有的經濟業務，因此這種賬簿并不是真正意義上的賬簿，其余額也并不是真正意義上的賬簿余額。另一種是按余額分析，即系統在專欄輸出經濟業務時對與分析方向相同的經濟業務發生額按正數輸出，與分析方向不相同的經濟業務發生額按負數輸出，這樣就使得會計信息使用者能夠真正了解所發生的與該明細科目有關的所有經濟業務以及真正意義上的期末余額。因此一般情況下應采用余額分析方式。如果需要對輔助項或自定義項進行分析，則在定義欄目組時標明。另外采用金額分析方式時，各欄目相關的期初余額在多欄賬中并不顯現，因此多欄賬中的“當前累計”數就是多欄賬的本期發生額。如果采用余額分析方式，各欄目相關的期初余額就出現在多欄賬中，而且多欄賬中的“當前累計”數就是多欄賬的本期發生額與期初余額之和，是會計賬上的期末余額，見圖２。

計算欄是對欄目組有關專欄進行加減乘除運算生成管理部門所需要的新信息的一種工具#65377;計算欄定義的關鍵是運算公式的定義(見圖3)#65377;每個欄目組均提供了4項指標，但在用友軟件的使用說明書中并沒有告訴我們這些指標的含義#65377;經多次實驗，筆者發現“× × _ × × ”的含義是取多欄賬中某一專欄(即明細科目)的本期發生額;“× × 余額”是指× × 賬戶的余額;“× × 借合計”是指多欄賬中某欄目組借方發生額合計;“× × 貸合計”是指多欄賬某欄目組貸方發生額合計;“× × _ × × ”和“× ×借合計”或“× × 貸合計”的區別在于前者是該欄目組中某一專欄的數據，相當于某明細科目的數據;而后兩者是該欄目組的數據，相當于總賬的數據#65377;下面以銀行日記賬(見圖4)為例，分別說明不同分析方式下各項指標的取數結果(假定分析方向為借方)，見表1#65377;

由于“銀行存款貸合計”指標是指多欄賬中銀行存款的貸方發生額合計數，在金額分析方式下，該貸方發生額沒有在多欄賬中顯示，因此取數結果為零；在余額分析方式下，它在多欄賬中被視為借方發生額的沖減數，而不作為貸方發生額，因此取數結果還是為零，這也是金額分析方式下借方發生額數據大于余額分析方式下借方發生額數據的原因所在。設置運算公式過程中還需要注意以下兩點：

(1)計算欄的運算公式只按順序優先的規則進行計算，而不是按數學上的乘#65380;除優先于加#65380;減進行計算#65377;即:排在前面的運算先算，排在后面的后算#65377;如:若定義的公式為X+Y/Z，則計算執行結果為(X+Y)/Z，而不是X+(Y/Z)#65377;若希望得到X+(Y/Z)的結果，則需將公式定義成Y/Z+X#65377;

(2)在采用余額指標時，計算機默認借方余額是正，貸方余額為負#65377;在圖5中將毛利的計算公式定義為“收入余額”減去“成本”余額，但在圖6中計算所得的毛利卻是-761 900，其原因在于計算機自動將收入余額478 900元作為負數處理#65377;如果將毛利的計算公式定義為“成本余額”減去“收入余額”，所得結果就是正數，見圖7#65377;因此毛利欄的運算公式不應該采用余額指標，應該采用“收入貸合計”減去“成本借合計”#65377;