電算化會計系統的內部控制

　　摘要：內部控制關系到企業財產的安全完整，關系到會計系統對企業經濟活動反映的正確性和可靠性。企業為保證發展，需建立起了一整套內部控制制度。
　　關鍵詞：電算化會；內部控制
　　企業在建立了電算化會計系統后，企業會計核算和會計管理的環境發生了很大的變化。由于使用了計算機，會計數據處理的速度加快了，會計核算的準確性和可靠性得到了極大的提高，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯。
　　
　　一、電算化會計系統對內部控制的特殊要求主要體現在以下幾方面
　　
　　1、計算機的使用改變了企業會計核算的環境企業使用計算機處理會計和財務數據后，企業的會計核算的環境發生了變化，會計部門的組成人員轉變為由財務、會計專業人員和計算機數據處理系統的管理人員及計算機專家組成。
　　2、電算化會計系統令會計和財務的業務處理方法和處理程序發生了很大的變化，各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存媒介也發生了很大的變化。
　　3、計算機的使用提高了利用計算機進行的貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動。由于儲存在計算機磁性媒介上的數據容易被篡改，未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件或復制、銷毀企業重要數據。
　　
　　二、系統開發、發展控制
　　
　　計算機會計系統的系統開發、發展控制包括開發前的可行性研究、資本預算、經濟效益評估等工作，開發過程中系統分析、系統設計、系統實施等工作，以及對現有系統的評估、企業發展需求，系統更新的可行性研究，更新方案的決策等工作。系統開發、發展控制的主要內容一般包括以下幾方面。
　　1、授權和領導認可。計算機會計系統的開發項目一般投資金額都較大，對企業整體管理目標的影響也較大，往往需要對原有的管理體制進行較大的改革，需得到授權和領導認可。
　　2、符合標準和規范計算機會計系統的開發和發展項目，不論是自行組織開發還是購買商品化軟件，都必需遵循國家有關機關和部門制訂的標準和規范。
　　3、人員培訓計算機會計系統應在開發階段就要對使用該系統的有關人員進行培訓，提高這些人員對系統的認識和理解，以減少系統運行后出錯的可能性。外購的商品化軟件應要求軟件制作公司提供足夠的培訓機會和時間。
　　4、系統轉換新的計算機會計系統在投入使用，替換原有的手工會計系統或舊的計算機會計系統，必需經過一定的轉換程序。企業應在系統轉換之際，采取有效的控制手段，作好各項轉換的準備工作，如舊系統的匯總結算，人員的重新配置、新系統需要的初始數據的安全導入等。
　　5、程序修改控制。企業經營活動變化及經營環境變化，可能導致使用中的軟件進行修改，計算機會計系統經過一段時期的使用也會發現一些需要進行修改的地方，因此，軟件的修改是難以避免的。對會計軟件進行修改必須經過周密計劃和嚴格記錄，修改過程的每一個環節都必須設置必要的控制，修改的原因和性質應有書面形式的報告，經批準后才能實施修改，計算機會計系統的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關的記錄都應該存檔。
　　
　　三、管理控制
　　
　　管理控制是指企業建立起一整套內部控制制度，以加強和完善對計算機會計系統涉及的各個部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機構的設置、責任劃分、上機管理、檔案管理、設備管理等等。
　　1、組織機構設置。企業實現了會計電算化后，應對原有的組織機構進行適當的調整，以適應計算機會計系統的要求。企業可以按會計數據的不同形態，劃分為數據收集輸入組、數據處理組和會計信息分析組等組室；也可以按會計崗位和工作職責劃分為計算機會計主管、軟件操作、審核記帳、電算維護、電算審查、數據分析等崗位。
　　2、職責劃分。內部控制的關鍵之點就在于不相容職務的分離，計算機會計系統與手工會計系統一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務，都不能由一個人或一個部門經手到底，須分別由幾個人或部門承擔。
　　3、上機管理。企業用于計會計系統的計算機應盡可能是專用的，對計算機的使用應建立一整套管理制度，以保證每一個工作人員和每一臺計算機都只做其應該做的事情。
　　4、檔案管理。計算機會計系統有關的資料應及時存檔，企業應建立起完善的檔案制度，加強檔案管理。一個合理完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續、完善的標簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設備等。
　　
　　四、日常控制
　　
　　日常控制是指企業計算機會計系統運行過程中的經常性控制。日常控制包括經濟業務發生控制、數據輸入控制、數據通訊控制、數據處理控制、數據輸出控制和數據儲存控制等。
　　1、業務發生控制。業務發生控制又稱“程序檢查”，主要目的是采用相應的控制程序，甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經濟業務。在經濟業務發生是，通過計算機的控制程序，對業務發生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制。
　　2、數據輸入控制。由于計算機處理數據的能力很強，處理速度快，但相應的結果容易出現差錯，影響整個計算機會計系統的正常運行。
　　3、數據通訊控制。數據通訊控制是企業為了防止數據在傳輸過程中發生錯誤、丟失、泄密等事故的發生而采取的內部控制措施。企業應該采用各種技術手段以保證數據在傳輸過程中的準確、安全、可靠。
　　4、數據處理控制。數據處理控制是指對計算機會計系統進行數據處理的有效性和可靠性進行的控制。
　　5、數據輸出控制。數據輸出控制是企業為了保證輸出信息的準確、可靠而采取的各種數據控制措施。
　　6、數據存儲和檢索控制。企業應對儲存數據的各種磁盤或光盤作好必要的標號，文件的修改、更新等操作都應附有修改通知書、更新通知書等書面授權證明，對整個修改更新過程都應作好登記。
　　（作者單位：雞西礦業集團培訓中心）